benessere dei dipendenti

Come aumentare la produttività dell’impresa attraverso il benessere dei dipendenti

Marilena D'Ambro Produttività nel Lavoro 0 Comments

Un’azienda felice e sana è un’impresa produttiva. Verità incontrovertibile? Corrisponde alla realtà? Nella maggior parte dei casi è pura utopia. Qual è il clima che si respira nelle organizzazioni? Competitivo, serrato con poco spazio riservato alla creatività e, di conseguenza tanta tensione.

Risultato? Il rendimento cala e il profitto ne risente. Per questo motivo il benessere dei dipendenti è un fattore cruciale, un elemento che deve essere al centro della politica imprenditoriale, non può essere trascurato.

Secondo la rivista Formiche: “Il 78% dei dipendenti che si danno malati non lo sono: lo fanno o per problemi famigliari o per stress”. La soluzione per migliorare la vita lavorativa? Rispetto delle esigenze dei lavoratori, libera circolazione delle idee, coesione tra dipendenti, flessibilità.

A proposito, la filosofia dello Smart Working può rivelarsi una carta molto interessante da giocare per aumentare la produttività dell’impresa. Sempre secondo Formiche: “Le organizzazioni che hanno implementato programmi di tele lavoro hanno registrato un 63% di riduzione dell’assenteismo”.

L’attenzione del management al welfare aziendale stimola la motivazione dei dipendenti, che sono spinti a contribuire ancora di più per un’impresa socialmente responsabile. Di conseguenza il rendimento cresce. Marco Magnani su Il Sole 24 Ore approfondisce questo concetto. Ti consiglio di dare un’occhiata al suo articolo.

Insomma, un’impresa è lo specchio dello stato d’animo dei suoi componenti. Se desideri una realtà grado di affermarsi sul mercato a lungo termine devi curare le necessità di chi ne fa parte come se fossero tuoi familiari.

Ora andiamo al sodo. Ecco qualche suggerimento per aumentare la produttività dell’impresa attraverso il benessere dei dipendenti.

Benessere dei dipendenti: concedere brevi pause sul lavoro

Il benessere dei dipendenti passa da questo aspetto: le pause tra un’attività e l’altra permettono di riacquistare la concentrazione e ritrovare nuove energie.

Perché sono importanti? La risposta è semplice: evitano gli errori. Una strategia vincente si basa sulla flessibilità degli orari sia di entrata che di uscita, decidendo una soglia di tolleranza, soprattutto se ci sono imprevisti.

In caso di malattia, invece, la soluzione ideale è il part-time o il telelavoro. Quest’ultimo consente di abbattere i costi per spostarsi in azienda e di organizzare il proprio piano di lavoro da casa. Questa soluzione rafforza la relazione di fiducia tra dipendente e società.

Molte aziende possiedono spazi specifici per le pause. Luoghi in cui si svolgono differenti attività ricreative. La Manpower Group, famosa nella gestione delle risorse umane, ha sale riservate al ping-pong, biliardino, alla musica e anche una postazione di book crossing.

Offrire pacchetti di benefici

Cosa significa questo? In pratica l’azienda dà ai propri dipendenti servizi di cura fino all’assistenza/potenziamento del nucleo familiare. Ad esempio: baby sitting, sostegno ai familiari anziani, convenzioni di cure per specialistiche.

Ma non solo. Il welfare aziendale avviene anche attraverso l’istituzione di mense che accolgono parenti, o agevolazioni con agenzie viaggi che destinano ai lavoratori pacchetti vacanze a prezzi scontati. Il fine di tutto questo? La soddisfazione del dipendente che è felice del suo lavoro e sviluppa un senso di appartenenza verso l’impresa.

Un esempio è quello di Luxottica, azienda leader nella vendita di occhiali, che prevede per i suoi dipendenti convenzioni per visite oculistiche e dentistiche. Inoltre, fornisce borse di studio e corsi di orientamento ai figli dei propri impiegati, favorendo l’istruzione.

I benefit non si fermano qui: i genitori hanno una settimana di permessi pagati per assicurare l’inserimento dei neonati negli asili nido. E anche i papà hanno diritto al congedo di paternità.

Organizza programmi di People Survey

Per aumentare la produttività dell’impresa attraverso il benessere dei dipendenti puoi organizzare le People Survey. Di cosa si tratta? Sono questionari da somministrare a tutti i componenti dell’azienda.

Motivo? Le indagini vogliono capire le percezioni dei dipendenti su temi come leadership, governance, chiarezza degli obiettivi di lavoro, qualità della formazione e dell’ambiente di lavoro, soddisfazione generale.

Con questo strumento gli impiegati contribuiscono a migliorare il posto di lavoro, dando una propria opinione. Questa soluzione è stata adottata da Unicredit che sta cercando di dare il giusto valore ai propri dipendenti.

Benessere dei dipendenti: il tuo punto di vista

In questo articolo ho provato a darti alcuni consigli pratici per aumentare la produttività dell’impresa attraverso il benessere dei dipendenti. Se vuoi dare un’occhiata ad altri metodi che promuovono un clima sano in azienda leggi questa lista.

Ora lascio la parola a te. Qual è il tuo punto di vista sul welfare aziendale? Racconta la tua opinione nei commenti e discutiamone insieme.

 

gestione documentale, investimento

I rischi della gestione documentale: come proteggere l’investimento

Alice Sommacal Gestione Documentale 0 Comments

L’acquisto di un software di gestione documentale rappresenta un’investimento importante per un’azienda e come tale può nascondere delle insidie.

Quali sono i principali rischi per chi utilizza un software di gestione documentale? Scopriamoli subito insieme, cercando di capire come massimizzare la produttività del lavoro e ridurre gli sprechi in azienda.

Di solito le problematiche riscontrate da chi adopera un document management system (DMS) dipendono da fattori quali:

  • l’utilizzo di sistemi circoscritti (le soluzioni di Content Management scelte per specifici comparti aziendali non vengono quasi mai adottate da tutti i dipartimenti e il loro uso resta circoscritto. Situazioni di questo genere, oltre a non rendere disponibili a tutti e in qualsiasi momento i vari contenuti aziendali, causano costi e limitano la cooperazione);
  • l’incapacità di creare connessione tra gli obiettivi societari (quando un progetto di gestione documentale non è concepito per raggiungere determinati obiettivi societari, diventa difficile misurarne i ritorni. Di conseguenza risulta pressoché impossibile assegnargli un budget corretto e, cosa ancora peggiore, il suo stesso utilizzo può portare rallentamenti alle procedure del business);
  • la gestione limitata dei documenti (parlando di strumenti che organizzano la documentazione, si pensa nella maggior parte dei casi a soluzioni per documenti standard come le fatture. E solo ad essi sono spesso indirizzati i sistemi di gestione documentale, nonostante le persone di un’attività si trovino ogni giorno a maneggiare contenuti differenti tipo report, cataloghi, listini, ecc.);
  • il disinteresse verso la cooperazione e il mobile (anche se una delle esigenze primarie dei dipendenti è quella di condividere le informazioni ovunque si trovino, la gestione documentale è oggi ancora troppo legata a sistemi aziendali vincolanti che, oltre a disincentivare la collaborazione reciproca, talvolta non permettono nemmeno di eseguire operazioni basilari come la sincronizzazione dei file sui dispositivi mobile);
  • la necessità di produrre documenti cartacei da digitalizzare in un secondo momento: nonostante i software per la gestione documentale vengano ancora troppo spesso considerati come meri strumenti per digitalizzare i contenuti cartacei, oggigiorno non è più necessario creare moduli su carta da trasformare successivamente in file, perché tale procedura (nostro malgrado ancora assolutamente diffusa) genera solo inutili sprechi di tempo e denaro).

 

Questi i principali errori oggi commessi nella gestione dei documenti: sbagli che tenteremo di correggere fornendo di seguito una rapida spiegazione di come introdurre un DMS in azienda.

Come introdurre un DMS in azienda

Ecco 6 preziosi consigli per stimolare la produttività del lavoro sfruttando un software di gestione documentale:

1- Identificare le cause di inefficienza legate alla gestione documentale

Per scoprire quali sono le cause di inefficienza legate alla gestione documentale, è opportuno chiedersi se:

  • i dipendenti riescono a recuperare i documenti necessari in massimo 60 secondi e senza il supporto altrui;
  • lo staff può reperire al volo qualsiasi file anche da mobile;
  • si riescono a trovare le versioni precedenti dei documenti aggiornati e a capire chi ha modificato cosa;
  • le persone interessate ricevono notifiche quando si apportano correzioni ai file.

Dopo aver risposto a tali quesiti, risulta più semplice comprendere da dove partire per massimizzare la produttività del lavoro.

2- Calcolare il risparmio di tempo e denaro portato da un DMS

Partendo dal presupposto che (mediamente) un dipendente dedica 50 minuti ogni giorno all’esecuzione degli incarichi legati alla documentazione e che un DMS (come minimo) riduce tale tempistica di 15 minuti (in realtà è più probabile che siano almeno più del doppio), se i giorni lavorativi in un anno sono più o meno 220, il risparmio di tempo complessivo è pari a circa 55 ore. Inoltre, se un’ora costa ipoteticamente 20 euro, il risparmio economico è di circa 1100 euro all’anno.

3- Assegnare la gestione del software a una risorsa specifica

Quando il progetto di gestione documentale viene assegnato a un dipendente specifico (possibilmente con competenze informatiche), i risultati  raggiungibili sono sicuramente maggiori. Affinché possano essere evitati degli inutili sprechi di tempo, questa figura, oltre a conoscere a fondo gli obiettivi da raggiungere con l’introduzione del nuovo sistema, deve anche sapere entro quando renderlo perfettamente funzionante.

4- Fare le prime valutazioni

Il responsabile del software di gestione documentale ha il dovere di fornire feedback sul rendimento del servizio, che permettano di capire quanto convenga adoperarlo. Il consiglio è quello di scaricare (se disponibile) la Trial del prodotto per testarne le funzionalità, così da poter fare le prime valutazioni su base concreta.

5- Avviare un progetto pilota

Questo caso riguarda solo le aziende di dimensioni maggiori: testare il sistema di gestione documentale su un unico reparto diffondendolo in caso di successo, consente di capire per tempo se l’investimento garantisce dei vantaggi dal punto di vista economico, operativo e temporale.

6- Richiedere feedback per migliorare il rendimento e stimolare la crescita

Affinché il progetto legato alla gestione documentale si riveli effettivamente utile per l’azienda, è opportuno confrontarsi con gli utilizzatori richiedendo costantemente feedback relativi al suo funzionamento. Così facendo, il prodotto può davvero essere usato in funzione della società e della sua crescita.

Questi i nostri consigli per stimolare la produttività del lavoro sfruttando un software di gestione documentale: suggerimenti utili da seguire alla lettera per massimizzare le performance e ridurre i costi.

Per approfondire leggi anche  ” 7 passi per introdurre con successo un DMS in azienda

 

Sistemi di versioning

5 consigli per scegliere il giusto sistema di versioning dei documenti

Francesco Gasparini Gestione Documentale 0 Comments

Il controllo di versione sui documenti (versioning) è un aspetto di fondamentale importanza in ambito aziendale.
 
Se nella tua azienda diverse persone lavorano sugli stessi documenti e non sei dotato di un sistema di versioning efficiente allora stai correndo dei rischi e limitando la tua produttività.
 
Spesso i documenti vengono salvati in una directory condivisa, oppure in un sistema di archiviazione online come Google Drive o Dropbox. Entrambi questi approcci sono molto semplici ma anche incredibilmente soggetti ad errori e problemi, come ad esempio:
 
Sovrascrittura e perdita di informazioni importanti => Dopo aver editato un documento, un tuo collega potrebbe salvarlo senza crearne una copia, sovrascrivendo così la precedente versione che poteva contenere informazioni importanti. Oppure confondendo un documento tra le diverse copie dello stesso presenti nelle diverse cartelle qualcuno potrebbe trovarsi a modificare il documento sbagliato.
 
Tempo perso => Il collega che edita un documento nel salvarlo ne crea una nuova copia, magari in un’altra cartella. Questo costringe gli altri colleghi a perdere tempo alla ricerca del documento aggiornato con il rischio di non trovarlo.
 
Tali errori e problemi possono essere causa di gravi perdite per l’azienda, perché le informazioni sono uno dei principali beni, senza considerare la mancanza di efficienza che ne deriva, che è causa di ritardi, malintesi ed eccessivo dispendio di energie.
 
Per evitare questi problemi e rendere più efficiente il tuo lavoro è quindi fondamentale che tu disponga di un sistema di versioning efficiente. Grazie ad esso i documenti saranno automaticamente aggiornati in seguito ad ogni modifica tenendo memoria delle precedenti versioni e di chi ha eseguito ogni modifica.
 

Quali soluzioni adottare?

Cercando con Google “controllo di versione documenti” o “sistema di versioning” puoi trovare diverse soluzioni, anche Open Source.
 
Una soluzione Open può essere ottima per approcciarsi ad un nuovo modo di lavorare perché ti permette di capire quali sono le reali necessità nel tuo caso specifico. Inoltre penso che partire da prodotti open sia utile soprattutto per constatare quanto i nostri collaboratori siano inclini ad utilizzare nuove tecnologie da introdurre con efficacia nelle attività lavorative di tutti i giorni. Così, se la cosa dovesse essere accettata con conseguente vantaggio per tutti sarebbe possibile valutare se affrontare un investimento per la versione più evoluta e soprattutto supportata della stessa tecnologia.
 
Sempre Open Source puoi trovare sistemi più completi che oltre al controllo di versione permettono anche di organizzare e gestire con professionalità tutti i documenti della tua azienda. 
 
Anche LogicalDOC Community Edition comprende il controllo di versione. Provalo subito, è gratis e senza limiti di tempo!
 

Ma come deve funzionare un buon sistema di versioning? Ecco 5 consigli utili

In queste righe ti riporto le caratteristiche che reputo più importanti e per i quali molti dei nostri clienti utilizzano LogicalDOC. Ovviamente i miei esempi saranno basati su questo software e non su altri, ti invito comunque a cercare il software che più si avvicina alle necessità tue e dei tuoi collaboratori, magari facendo tesoro delle indicazioni che seguono.
 
1) Per fare la differenza il controllo di versione deve consentire agli utenti di lavorare sui documenti uno alla volta.
 
Ad esempio, in LogicalDOC quando un utente inizia a lavorare su un documento questo viene automaticamente posto in una condizione di blocco per evitare che altri utenti eseguano modifiche nello stesso momento (cosa che causerebbe disordini e sovrascritture). Durante il blocco il documento rimane comunque visualizzabile tramite l’anteprima ma non potrà essere modificato da altri.
 
 
documento in fase di editing
 
 
2) Ogni volta che un utente modifica il contenuto o le proprietà (metadati) di un documento il sistema ne deve creare automaticamente una nuova versione senza creare ulteriori copie. 
 
Avrai un solo documento che comprende tutte le vecchie versioni e non dovrai più districarti tra le diverse copie. Inoltre viene così eliminata la necessità di dover denominare ad hoc ogni versione del stesso file.
 
 
Versioni del documento
 
 
3) La versione deve essere aggiornata con un numero progressivo automaticamente assegnato dal sistema
 
 
numero progressivo
 
 
4) Un buon sistema di controllo di versione registra le informazioni relative a chi ha svolto l’attività, quando è stata eseguita e cosa è stato fatto.
 
 
controllo di versione
 
 
5) Le vecchie versioni non devono essere sovrascritte e quindi perse, ma devono rimanere in memoria, disponibili alla consultazione.
 
LogicalDOC oltre a permetterti di aprire e recuperare le vecchie versioni (metti il caso che l’ultima modifica effettuata presenti uno o più errori) ti consente anche di metterle a confronto tra loro per verificare i cambiamenti avvenuti. 
 
Versioni disponibili
 
Queste 5 caratteristiche sono fondamentali per un efficiente sistema di versionamento, capace di fare realmente la differenza per il lavoro in team su progetti e documenti comuni. Il mio consiglio, quando valuterai le diverse soluzioni che offre la rete, è di domandarti se soddisfano questi requisiti.
 
Se hai poca voglia di cercare e ti interessa una soluzione che presenta già tutte queste caratteristiche puoi provare LogicalDOC => CLICCA QUI per scaricarlo gratuitamente.
 

Riassumendo

Dotarti di un buon sistema di controllo di versione, anche open, può evitarti molte scocciature come:
 
  • Niente più documenti importanti sovrascritti
  • Niente più documenti difficili da individuare tra le tante copie
  • Niente più necessità di denominazione ad hoc per gestire le versioni dei file
  • Niente più anonimato per chi fa danni
 
Inoltre ottieni importanti vantaggi quali:
 
  • Maggior Controllo sui documenti,
  • Maggiore Efficienza (risparmio di tempo ed energie) e di conseguenza,
  • Maggiore Produttività.
Ma ricorda, per produrre questi risultati è importante che il sistema di versioning che sceglierai presenti le 5 caratteristiche fondamentali che abbiamo visto prima, quindi non dimenticare di considerarle durante la tua valutazione.
 
Ora, prima che ti fiondi alla ricerca del tuo sistema di versioning, se non l’hai ancora fatto, condividi questo articolo con i tuoi amici e facci un piccolo regalo cliccando su +1. Sarà un piccolissimo sforzo per te ma di grandissimo valore per noi 😃
 
 

La tua esperienza

Utilizzi un sistema di controllo delle versioni? Raccontaci la tua esperienza! Come ti trovi? Com’è stato digerito dai tuoi collaboratori? Quali caratteristiche reputi importanti? 
 
Se invece hai delle domande non esitare a scrivere un commento. Sarò felice di risponderti se ne sarò in grado 😉
Ousourcing - perchè delegare

Perchè delegare con l’outsourcing

Marilena D'Ambro Produttività nel Lavoro 0 Comments

Hai deciso di sperimentare l’outsourcing per la tua azienda. Hai bisogno di ottimizzare i costi e vuoi affidare determinati compiti a esperti. Hai valutato sia i rischi che i vantaggi di questa tecnica.

Ora devi compiere il passo successivo: passare alla pratica e rintracciare i professionisti. Hai a disposizione diversi strumenti per farlo, il web e i social sono ottime soluzioni  per la ricerca dei tuoi dipendenti esterni. Di quali figure hai bisogno? Quali sono i soggetti che puoi ingaggiare senza troppe difficoltà con questa tecnica? E soprattutto quali sono i motivi che spingono le realtà imprenditoriali delegare con l’outosourcing? Proviamo a fare chiarezza.

Perché delegare con l’outourcing?

La delega è la caratteristica principale su cui si basa l’outsourcing. Decidi di delegare per lasciare ai tuoi dipendenti la possibilità di dedicarsi alle loro mansioni principali, attività per le quali hanno una competenza specifica. A guadagnarne è la produttività aziendale. Ma non solo. A migliorare è anche la qualità della vita lavorativa. Un dipendente che svolge compiti secondari disperde energie e concentrazione.

Anche i costi aziendali si abbattano. E sai perché? Il soggetto esterno ha già la strumentazione adatta a svolgere il suo lavoro ed è sempre aggiornato. Di solito è meglio delegare con l’outsourcing quando l’azienda capisce di non avere le conoscenze necessarie in un determinato settore. In particolare modo quello tecnologico, dell’IT, dell’informatica e telecomunicazioni.

Il processo di delega deve essere seguito dall’inizio alla fine da un esperto all’interno dell’impresa. Colui che si prende l’onere di seguire l’outsourcer deve informare la direzione degli obiettivi raggiunti.

Insomma, perché delegare con l’outsourcing? La risposta è semplice: per incrementare le performance dell’azienda sia all’interno che all’esterno rivolgendoti a freelance o agenzie che potrebbero fare la differenza per il tuo core business.

Gli ambiti in cui l’outsourcing è più diffuso

  • Risorse umane e amministrazione: in questo settore ci sono molti outsourcer che possono affiancare l’azienda per soluzioni che riguardano la gestione del personale, delle risorse umane, la pianificazione e il monitoraggio dei costi, la consulenza del lavoro.
  • Information technology: uno degli ambiti più richiesti da chi vuole attuare l’esternalizzazione. Risorse estranee all’azienda garantiscono una gestione dell’impresa automatizzata attraverso sistemi informativi aziendali e informativi gestionali.
  • Contabilità: anche qui un professionista esterno può amministrare i processi contabili, diminuire i costi operativi e rispettare la normativa e le policy.
  • Marketing: puoi cercare professionisti per raggiungere il massimo delle visibilità e affidabilità verso i clienti. In questo caso un esperto al di fuori della società può mettere in pratica strategie di marketing per promuovere il brand dell’azienda. Come? Ad esempio attraverso l’uso dei social o di un blog aziendale che diventa la voce personale dell’organizzazione.
  • Sicurezza: affidare questo settore a un provider esterno vuol dire massima fiducia e tanto lavoro in meno per le risorse interne. La persona incaricata dove occuparsi in modo sicuro di informazioni e documenti in possesso dell’azienda, rispettando le normative di gestione della privacy.

Perché delegare con l’outsourcing?

Delegare con l’outsourcing per dare all’azienda la possibilità di lavorare in modo più efficiente, avvalendosi di professionisti esperti. In questo modo il tempo diventa una risorsa preziosa per conquistare il mercato di riferimento. Ora lascio la parola a te. Secondo te conviene delegare con l’outsourcing?

LogicalDOC 7.5

LogicalDOC 7.5 – Servizi web RESTful & Cartelle Alias

Francesco Gasparini LogicalDOC News 0 Comments

Siamo felici di comunicarvi il rilascio della nuova versione LogicalDOC 7.5!

Tra le principali modifiche di questo aggiornamento troviamo il potenziamento del supporto Web Services mediante l’implementazione delle specifiche RESTful che oggi convivono con l’altra solida controparte SOAP.

I servizi web RESTful sono diventati una delle tecnologie più importanti per le applicazioni Web. Ogni grande linguaggio di sviluppo ora include elementi per la costruzione di servizi web RESTful. Come tale, è importante per gli sviluppatori Web e gli architetti di sistema poter contare su di una robusta un’interfaccia REST al momento di integrare il sistema di gestione dei documenti nelle loro infrastrutture

Un altro importante passo avanti viene rappresentato dall’introduzione delle Cartelle Alias. In passato molti clienti di LogicalDOC avevano espresso il loro interesse nella possibilità di gestire la sicurezza e garantire l’accesso agli utenti corretti senza preoccuparsi della struttura delle cartelle. Oggi tutto questo è realtà, grazie al nuovo sistema di cartelle sviluppato per permettere di creare alias in qualsivoglia posizione, al fine di garantire a chiunque un comodo accesso a qualunque cartella annidata. 

Per maggiori informazioni visita il sito => http://www.logicaldoc.com/it/prodotto/versioni.html

Per ulteriori informazioni sulle funzionalità di LogicalDOC 7.5, visita il nostro Wiki.