3 buone ragioni per avere un software con OCR

Al momento nel mercato aziendale c’è una grandissima ricerca di prodotti che abbiano un servizio OCR che permetta di soddisfare le richieste legate all’accuratezza e alla velocità di ricerca nella documentazione digitale.

Nonostante sia abbastanza facile trovare dei semplici software con OCR, è importantissimo cercare sempre le migliori versioni per poter superare tutte le “complessità” legate alla scrittura, ai caratteri e al tipo di documento scannerizzato durante l’archiviazione.

In questo articolo sarà possibile approfondire non solo che cosa sia un OCR, ma anche come utilizzarlo e quali vantaggi è possibile trarre da questo tipo di supporto.

La definizione di OCR

OCR è l’acronimo di Optical Character Recognition, uno scanner che legge il testo, solitamente battuto a macchina, e che classifica e organizza la documentazione proprio in base al contenuto presente nello stesso documento.

È possibile trovare in molti software degli OCR “locali”: questa versione permette al OCR di scannerizzare, verificare, mostrare e digitalizzare delle specifiche porzioni di documenti, permettendo agli utilizzatori di trarne moltissimi vantaggi.

I vantaggi nell’utilizzo di un OCR

Quando si utilizzano questi tipi di strumenti, ci sono moltissimi vantaggi che possono aiutare durante l’uso giornaliero, in azienda, dei supporti digitalizzati e aiutano anche durante la digitalizzazione della stessa documentazione e durante il trasferimento da cartaceo alla forma elettronica degli archivi aziendali.

Ecco 3 dei principali vantaggi derivanti dall’utilizzo di un software  dotato di OCR:

1 – Maggiore spazio per i documenti

Utilizzando un OCR sarà possibile ottenere più spazio fisico grazie alla digitalizzazione dei documenti. A livello di logistica consente di risparmiare ed ottimizzare lo spazio aziendale e non solo.

2 – Un miglioramento nella ricerca dei topic e della comunicazione

Che si lavori come Compliance Officer o come accountant in un dipartimento di una media-grande azienda avere i documenti digitalizzati, catalogati e registrati con un OCR è una manna dal cielo: è infatti possibile ritrovare documenti in pochissimi minuti grazie all’utilizzo di DMS, aumentando la produttività e permettendo di risparmiare moltissimi soldi.

Anche l’utilizzo di Metadata ha una funzione chiave in questa ricerca: l’utilizzo di parole chiave per alcuni documenti può facilitare la ricerca e aiuta nella catalogazione di documenti digitalizzati massivamente.

3 – Una migliore organizzazione

Come detto in precedenza, l’uso di OCR e di Metadata ha un ruolo chiave nel miglioramento della catalogazione dei documenti. Questo non significa solo un risparmio, ma permette anche di aiutare a salvaguardare ed archiviare i documenti per scopi legali o contabili.

programmi di gestione documenti

L’evoluzione del OCR e le sue particolarità

Un sistema OCR consiste, normalmente, in vari componenti che possono includere uno scan ottico, un servizio di preprocessing, un software per il riconoscimento del testo e l’estrazione dello stesso, ed un sistema di post processing e digitalizzazione.

Attraverso il processo di scannerizzazione, infatti, viene processata l’immagine digitale del documento originale, che viene poi segmentato in modo da costituire l’immagine e applicare il testo dove possibile, permettendo di applicare il testo dove possibile ed isolare i vari caratteri che formano le parole.

Alcuni dei difetti relativi all’immagine e che si sono presentati durante la scansione, vengono eliminati grazie ad un processo successivo che permette ai pixel non definiti di essere eliminati nel preprocessing in modo da diminuire il rischio di errore delle singole lettere.

L’estrattore cattura l’essenziale della lettera mentre nel post processing vengono autentificate, nel documento, le varie frasi presenti nel contenuto.

L’insieme di tutte queste funzioni e la capacità di interconnettersi durante la scansione vera e propria, possono definire con facilità quale OCR è considerabile come un buon OCR e quale, invece, non è di ottima qualità.

Considerazione sugli OCR

Recentemente, la tecnologia OCR è stata utilizzata moltissimo in moltissime industrie dove è stato necessario rivoluzionare il modo di concepire la documentazione e la gestione documentale . Moltissime industrie, dove questo prodotto viene utilizzato, sono gli istituti finanziari, le banche, le imprese legali, le società di Healthcare, così come quelle educative e governative.

Negli ultimi anni questo tipo di prodotto è diventato sempre più importante proprio per i vari vantaggi che apporta a livello economico ed ecologico: l’evoluzione del OCR ha permesso di diminuire i costi relativi alla raccolta di dati e alla ricerca all’interno dell’azienda.

 

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Marco Verdi Demma

Un creatore di contenuti sempre insoddisfatto e alla ricerca dell'articolo perfetto. Risponde al motto “l'utile per scopo, il vero per soggetto, il blog per mezzo”.

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