7 Passi per Introdurre con Successo un DMS in Azienda

Guida 7 passi DMS

In questa guida trovi 7 passi da seguire per introdurre con successo un Sistema di Gestione Documentale (DMS – Document Management System) in azienda, evitando di sprecare tempo e risorse.

Obiettivo di questa lettura

Introdurre un Sistema di Gestione Documentale o DMS in azienda non è come montare una nuova macchinetta del caffè in ufficio.

I documenti (e le informazioni) sono un patrimonio inestimabile per ogni organizzazione, ed essendo la gestione documentale un processo che ne richiede la modifica delle modalità di utilizzo da parte di tutto il personale coinvolto, l’argomento non può essere sottovalutato.

Lavoro in questo ambiente da diversi anni e spesso mi capita di assistere a valutazioni infinite, che durano mesi o addirittura anni (e che spesso non si concludono mai), da parte di clienti che trovano molte difficoltà nella scelta del sistema di Gestione Documentale più adatto alle loro esigenze.

Cosa significa questo?

Significa che una o più persone hanno impiegato molte delle loro giornate e del loro tempo a fare una cosa che non ha portato ad alcun risultato.

Che tradotto in termini aziendali significa “spreco di risorse”.

Perché è importante questa guida?

Un DMS serve per eliminare le inefficienze riguardanti la gestione dei documenti.

Il suo principale obiettivo è quello di ottimizzare e rendere efficiente tutto il sistema di gestione delle conoscenze dell’azienda.

Ma per rendere operativo ed efficiente un sistema di questa importanza è fondamentale avere le idee chiare riguardo al percorso da intraprendere per arrivare alla sua scelta ed implementazione.

Il percorso che porta alla scelta del DMS è determinante! 

Questa non è una guida del tutto teorica con il solo scopo di promuovere un prodotto, ma un vero e proprio “manuale da mettere subito in pratica” per portare avanti quest’attività con successo e senza sprechi.

Prima di iniziare

Non hai tempo da perdere?

Allora accetta un consiglio: “Evita di cerca un sistema di gestione documentale per la tua azienda!”

Come ti ho già detto, introdurre un DMS in azienda non è una cosa da nulla. Può portare grandi benefici economici, organizzativi e produttivi, ma, come ogni investimento, può anche essere fonte di perdite se non ci dedicherai la dovuta attenzione.

Sei deciso a investire parte del tuo tempo e delle tue risorse per ottenere questi benefici nella tua azienda?

Se la risposta è sì allora leggi con attenzione le prossime righe!

I 7 passi

Ogni passo riportato di seguito ti fornisce delle linee guida ben precise su cosa fare per introdurre con successo un sistema di gestione documentale nella tua azienda.

Leggi e segui questi passi secondo l’ordine in cui vengono proposti, evitando di saltare da un punto all’altro.

Solo così eviterai d’avvero di sprecare del tempo prezioso.

1. Individua le principali cause di inefficienza

Individuare le principali cause di inefficienza nell’attuale gestione dei documenti è il primo passo fondamentale da eseguire.

Una corretta gestione dei documenti ha come principali obiettivi evitare le perdite di tempo, limitare gli errori umani, aumentare la collaborazione e soprattutto semplificare.

La tua azienda potrebbe offrire prodotti o servizi di gran valore e avere uno staff super qualificato, ma se il personale passa la metà della sua giornata a tentare di recuperare i documenti di cui ha bisogno, la sua produttività risulterà dimezzata perché il tempo impiegato a cercare documenti è tempo sottratto ad attività più importanti. 

“Il tempo impiegato a cercare documenti è tempo sottratto ad attività più produttive. “

Tempo

I sistemi di gestione documentale offrono numerose possibilità, tuttavia per evitare di mettere confusione è bene iniziare da ciò che più fa la differenza.

Ecco quattro semplici domande a cui rispondere per individuare le principali cause di inefficienza:

1) I dipendenti della tua azienda riescono sempre a recuperare i documenti di cui hanno bisogno, in meno di un minuto, e senza dover chiedere aiuto ad altri colleghi?

2) I dipendenti della tua azienda riescono a recuperare velocemente i documenti di cui hanno bisogno anche quando sono fuori sede o impegnati con clienti?

3) È possibile risalire alle precedenti versioni di un documento e capire chi ha eseguito modifiche o qualsiasi altra azione su di esso?

4) I dipendenti della tua azienda ricevono notifiche automatiche quando un documento che gli interessa viene modificato?

Ora, se la tua azienda non è dotata di un sistema di gestione documentale all’avanguardia è probabile che la tua risposta a queste domande sia stata “NO”.

Adesso però sai su cosa lavorare per partire e cosa cercare o scartare, quindi possiamo proseguire al punto successivo.

2. Calcola quale impatto hanno sul tuo bilancio

Il ROI (Return On Investment) è una stima di quello che potrebbe essere il tuo ritorno sull’investimento.

Tale stima può essere utile per farti un’idea del budget da dedicare all’introduzione di un sistema di gestione documentale nella tua azienda.

Tenendo in considerazione SOLO il “principale beneficio” che può darti inizialmente l’introduzione di un sistema gestione documentale, cioè il risparmio di tempo, proviamo a fare alcuni calcoli di base.

In media, ogni dipendente per azienda dedica circa 50 minuti ogni giorno a compiti correlati alla documentazione (sulla base di statistiche recenti e studi sulla produttività). Recuperare file, salvarli, archiviarli, classificare correttamente i documenti, assicurandosi che le persone interessate ne abbiano copia, faxare le pagine, inviare e-mail avanti e indietro, e altro ancora…

Ipotizziamo di poter ridurre questa perdita di soli 15 minuti grazie all’utilizzo di un DMS (in realtà potrebbe essere molto di più ma stiamo bassi).

Calcolo:

15 minuti di tempo risparmiato per ogni dipendente, al giorno.

Con circa 220 giorni di lavoro in un anno normale, questo produce circa 165 ore di lavoro perse ogni 3 dipendenti nella tua azienda. Se il costo medio del lavoro è nell’ordine dei €20/ora, questo equivale a oltre 3300 euro su base annuale a cui stai rinunciando.

(n° dipendenti   X   minuti persi al giorno/cad   X   220 giorni lavorativi  X   20 costo orario)  /  60  

Oppure trovi una comoda tabellina al sito: https://www.logicaldoc.com/it/risorse/calcolo-risparmio

Nota bene: Questa è una stima approssimativa che non considera i benefici dati da una maggiore produttività ed efficienza, ma solo il risparmio immediato che ti può dare una corretta gestione dei documenti.

Se vuoi approfondire TUTTI i vantaggi e le caratteristiche che offre un Sistema di Gestione Documentale puoi leggere: …….

3. Nomina un responsabile di progetto

Responsabile

Ora che hai individuato le principali cause di inefficienza e capito quanto può aiutarti a risparmiare un sistema di gestione documentale è arrivato il momento di iniziare una ricerca di mercato per individuare le possibili soluzioni.

Ipotizzando che tu NON ti occupi delle questioni tecniche nella tua azienda, dovrai nominare un responsabile di progetto (qualcuno che ne mastica di informatica) che segua questa valutazione per conto tuo.

ATTENZIONE! Prima di delegare tutto e lavartene le mani è indispensabile che tu metta bene in chiaro le tue intenzioni e gli obiettivi con il tuo responsabile di progetto.

Inoltre, è importante che stabiliate insieme un Timing, cioè una data entro la quale dovrà essere messo in produzione il sistema.

Prima di proseguire al prossimo punto voglio darti un’altra “dritta” che reputo molto importante.

Durante la fase di valutazione invita il tuo responsabile a fare attenzione a 3 aspetti fondamentali:

1. Supporto tecnico => Il DMS andrà a regolare il processo informativo in azienda. È quindi molto importante poter disporre di un supporto efficiente capace di risolvere qualsiasi problema velocemente e con cui dialogare nella propria lingua.

2. Integrazioni => È possibile che nella tua azienda venga già utilizzato un sistema gestionale. Se così fosse è importante che il software DMS preveda la possibilità di integrarsi con il gestionale per creare sinergie che possano portare benefici.

3. Semplicità => Lo scrivo per ultimo di questi tre punti ma potrebbe essere il primo. Un sistema di gestione documentale deve essere semplice! Se il personale della tua azienda lo troverà complicato o macchinoso farà fatica a sfruttarne le potenzialità o addirittura ti remerà contro evitando di utilizzarlo. Avrai così buttato denaro e perso tempo per niente.

4. Esegui una prima valutazione

A questo punto dovrebbe essere il responsabile ad occuparsi delle valutazioni.

Chiunque sia stato nominato dovrà capire che il progetto ti sta veramente a cuore quindi è bene che tu gli richieda feedback costanti onde evitare che si adagi o peggio si perda tra tutte le diverse attività che svolge.

In questa fase dovranno avvenire i primi test.

Ogni sistema di gestione documentale che si rispetti offre la possibilità di scaricare una Trial (generalmente della durata di un mese) con tutte le funzionalità del prodotto.

Questa fase è la più importante perché porterà alla decisione finale (o se vogliamo semi-finale) di avviare o meno un progetto pilota (vedi punto 5).

La Trial consente di valutare il prodotto come se fosse già disponibile in azienda, iniziare a configurarlo ed eseguire tutti i test necessari. 

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Durante la prova ti consiglio inoltre di valutare la disponibilità dell’azienda produttrice a fornirti risposte alle tue domande.

Se faticano a risponderti mentre stai valutando un acquisto immagina quanto saranno disponibili quando potrai avere bisogno di supporto…

Un’altra cosa da fare è richiedere una dimostrazione.

Attenzione però, la dimostrazione NON va chiesta prima di iniziare i test, ma in fase conclusiva, quando hai gli ultimi dubbi da risolvere. Arrivato alla conclusione della tua valutazione saprai infatti cosa chiedere di preciso e su quali argomenti focalizzarti.

5. Avvia un progetto Pilota 

“Un progetto pilota è uno studio preliminare, in piccola scala, condotto per valutare la fattibilità, i tempi, i costi e i possibili imprevisti, nel tentativo di prevedere un campione di dimensioni adeguate e valutare le performance prima di un progetto su larga scala.” – Wikipedia

Questa fase è utile ad aziende di grandi dimensionise non è il tuo caso puoi passare al punto 6.

Se invece lo è, prima di introdurre il DMS ad ogni livello dell’azienda, sarà bene partire da un progetto di dimensioni ridotte come un ufficio o un reparto in particolare.

Arrivato a questo punto dovresti avere un quadro ben preciso della situazione, delle possibili soluzioni e delle aziende produttrici. Hai già operato una scrematura testando e selezionato i prodotti secondo le tue esigenze. Inoltre è probabile che tu abbia anche ricevuto delle offerte per ognuno di essi.

Ora sei pronto per scegliere la soluzione da adottare e ad avviare il tuo Progetto Pilota in un ufficio o reparto dell’azienda.

Un ultimo consiglio: NON tergiversare!

Assegniazione

Molti arrivano ad eseguire tutti questi passi correttamente poi si fermano all’ultimo vanificando tutto il lavoro fatto in precedenza.

Non puoi immaginare quante volte ho avuto a che fare con aziende si sono bloccate di colpo dopo mesi di energie e tempo dedicato a testare, per poi rivederle ricominciare le valutazioni da capo, a distanza di uno o due anni con uno spreco enorme di tempo e risorse (senza considerare il mancato guadagno dato dall’implementazione di un DMS). 

“Ricominciare le valutazioni da capo?”

Sì, proprio da capo! Perché i software si evolvono e cambiano così come le esigenze dell’azienda e il suo organico.

Quindi, se sei arrivato a questo punto non fermarti, vai avanti!

6. Richiedi feedback costanti

Magari adesso ti starai chiedendo perché ci sono altri due punti, speravi di aver finito ed essere finalmente produttivo ma è ancora presto per cantar vittoria.

Se ricordi, al primo punto di questa guida abbiamo individuato le PRINCIPALI cause di inefficienza, non TUTTE…

Ora che il tuo DMS è operativo in azienda dovrai scoprire come sfruttarlo sempre meglio e questo potrai farlo solo con l’aiuto di tutti gli utenti.

Richiedi spesso dei feedback a chi utilizza il Documentale 

Magari potresti scoprire che qualcuno ha individuato una procedura ancora più efficiente rispetto a quelle che avevate pensato inizialmente, oppure qualcun altro ha trovato il modo di organizzare i documenti in maniera ancora più semplice ed intuitiva all’interno del documentale…

Il primo passo è stato fatto, ma i margini di miglioramento sono ancora grandi!

7. Implementa gradualmente ma con costanza

Da questo costante confronto e ricerca del miglioramento la tua azienda potrà trarre continuo giovamento e crescere.

Con il tempo, tu e i tuoi collaboratori, potrete imparare a sfruttare tutte le potenzialità del documentale (come ad esempio il workflow per creare flussi di lavoro standardizzati) e aumentare esponenzialmente la percentuale del vostro ROI (grazie ad una maggiore efficienza e produttività).

Oppure potreste accorgervi che per voi è importante richiedere lo sviluppo di specifiche funzionalità sul software legate al vostro business.

Insomma, una crescita e un miglioramento costante per la tua azienda!

Siamo arrivati alla fine e mi auguro di esserti stato utile con questa guida.

Prima di salutarti

Mi auguro che questo articolo sia stato di tuo gradimento e che grazie ad esso tu e la tua azienda possiate individuare ed implementare più agevolmente il sistema di gestione documentale che fa per voi.

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Grazie ancora per aver letto il nostro articolo, ti auguro una BUONISSIMA giornata! 😉

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Francesco Gasparini

Amministratore e autore del blog di LogicalDOC per cui ricopre il ruolo di Country Manager per l'Italia gestendo i rapporti con clienti e partner.

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