La migliore maniera di conservare e distruggere i documenti contabili: conservazione sostitutiva e digitalizzazione

distruzione documenti

La conservazione sostitutiva e digitalizzazione dei registri contabili è il futuro della tua azienda. Non sai dove iniziare? Ecco una guida ai decreti emessi e ai supporti accettati.

Ignorantia legis non excusat: conoscere le regole relative alla legge sull’occultamento e la conservazione della documentazione è importantissimo e necessario per non incorrere in situazioni legali indesiderate.

Nel sito ecnews.it è possibile vedere uno dei tantissimi casi in cui un’azienda si può trovare se non rispetta le leggi sull’occultamento della documentazione: un debito debito tributario da pagare alla quale lo stato può aggiungere la confisca dei beni.

Al giorno d’oggi, inoltre, è anche molto semplice risalire alla documentazione contabili anche passando per altre aziende: il sito ecnews.it conferma infatti che “Nella pronuncia in esame, il Giudice di legittimità ha affermato che il reato di occultamento o di distruzione di scritture contabili può essere provato anche mediante il reperimento di fatture presso la società fornitrice, anche se l’acquirente non è in grado di esibirle. –  sentenza n. 19106 depositata in data 9 maggio 2016”

È quindi importante conoscere le modalità di conservazione della documentazione contabile per non incorrere in situazioni legali sfavorevoli per l’azienda. In questo articolo si parlerà di quali sono le varie possibilità relative alla conservazione della documentazione contabile informaticamente e in via cartacea.

Come effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti cartacei

La tenuta delle scritture contabili generali, come ad esempio registri contabili o fatture, in formato digitale può recare diversi vantaggi alle imprese che decidono di digitalizzare tutta l’informazione contabile.

Al di lá della ovvia possibilità di risparmiare nelle infrastrutture e nello spazio aziendale, l’utilizzo di registri contabili disponibili online offre la possibilità di tracciare con maggiore sicurezza e integrità dati importanti, in modo da migliorare i processi aziendali legati a tutti gli aspetti logistici e commerciali, nonché all’aspetto amministrativo e finanziario.

Con il DPR 445 del 28 Dicembre 2000, inoltre, sono state presentate moltissimi nuovi highlight sul tema della validità della conservazione su supporti diversi dal classico cartaceo e che sono rilevanti ai fini tributari (e civili).

Con l’articolo 6 viene inserita la possibilità di sostituire a tutti gli effetti i documenti, le scritture contabili, la corrispondenza e qualsiasi altro atto di cui é prescritta la conservazione per legge o regolamento. A partire dal 2000, infatti, non é più necessario l’utilizzo di supporti cartacei che, precedentemente erano obbligatori: per poter giustificare che il documento fosse definitivo ed immodificabile, infatti, lo stesso documento in formato digitale doveva essere stampato su cartaceo proprio per validarne l’ufficialità, mentre adesso é possibile spostare tale documentazione su dei supporti virtuali, come un DVD, CD o Server).

Quando si tratta di conservare le proprie scritture contabili da un supporto cartaceo ad uno digitale, il Decreto del 23 Gennaio del 2004 é abbastanza chiaro: i documenti contabili devono avere la forma di documenti statici non modificabili, essere memorizzati su un supporto (come quello ottico) che ne garantisca la leggibilità nel tempo, che siano stati firmati digitalmente dal responsabile della conservazione e della marca temporale e che, nel mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle imposte sui redditi si trasmetta alle agenzie fiscali l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione.

Una volta effettuato tutto questo é consentito distruggere il libro cartaceo sostituito digitalmente.

Come lavorano le aziende che ricevono solo documenti digitali?

Che succede, peró, quando riceviamo una documentazione che é già in formato digitale?

Il DMEF del 23 Gennaio 2004 risponde a questa domanda egregiamente: le scritture contabili sono emesse al momento dell’inserimento di un riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica delle registrazioni che sono inserite dal supporto elettronico.

Questo significa che i documenti devono essere emessi in un formato non modificabile (come ad esempio il formato pdf/A[14]) con la data e la firma elettronica: in questa maniera tali documenti sono considerati emessi perché hanno una firma digitale e un riferimento temporale specifico, ricordandosi sempre che devono essere registrate su un supporto valido e che debbano essere in seguito esibiti per via digitali alle agenzie governative richiedenti l’informazione fiscale.

È importante notare come, dopo aver emesso tale documentazione, la stessa deve essere sottoposta al processo di conservazione con l’inserimento della referenza temporale e la firma digitale del responsabile per la conservazione del documento e che, entro il mese successivo alla presentazione della dichiarazione relativa alle imposte sui redditi, queste informazioni dovranno essere trasmesse all’agenzia delle entrate mediante l’impronta dell’archivio informatico digitale.

Quali sono i supporti accettati?

Come indicato precedentemente ci sono moltissimi supporti che possono essere utilizzati per registrare la documentazione : DVD e CD sono considerati come papabili per la conservazione sostitutiva, ma non sono sempre facili da gestire e conservare. È possibile trovare anche altri tipi di dischi ottici, oppure dei server appositi.

È importante notare che i comuni sistemi di archiviazione online utilizzati, non possono essere considerate supporti validi: sul nostro sito abbiamo parlato di Dropbox e del perché non può essere utilizzato come Gestore di Documentazione Professionale. Se sei interessato, puoi cliccare qui per più informazioni.

In caso si abbiano dei dubbi, é sempre consigliato contattare uno specialista della conservazione documentale per richiedere più informazioni e poter procedere con la digitalizzazione dei propri documenti.

Quali sono gli altri vantaggi dell’archiviazione digitale?

Nonostante modernizzarsi e cercare di digitalizzare tutti i propri processi e la propria documentazione sembri un costo aggiuntivo, questo viene facilmente ammortizzato nel tempo: il costo del consumo cartaceo é enorme, ed i vantaggi della digitalizzazione sono importanti. Ci sono, inoltre, altri vantaggi della digitalizzazione relativi all’ottimizzazione azienda.

Se vuoi saperne di più abbiamo raccolto i vari svantaggi dell’archiviazione cartacea in questo articolo, potrà sicuramente tornarti utile.

 

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Marco Verdi Demma

Un creatore di contenuti sempre insoddisfatto e alla ricerca dell'articolo perfetto. Risponde al motto “l'utile per scopo, il vero per soggetto, il blog per mezzo”.

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