Come ottimizzare il tempo e la produttività in azienda

Ottimizzare tempo e produttività in azienda

Nella tua organizzazione (azienda o impresa) i processi legati allo scambio e alla circolazione delle informazioni sono lenti e macchinosi? Se senti il bisogno di “cambiare marcia” leggi con attenzione questo articolo.

Molte aziende chiudono e tutti parlano ancora di crisi.

Probabilmente, anzi, sicuramente è vero: la crisi non è finita.

Tuttavia i più attenti tra gli imprenditori sanno che la crisi altro non è che un cambiamento e quindi è importante cercare di capire cosa sta succedendo e provare a prevedere come sarà il futuro.

Un recente studio sul lavoro nel futuro commissionato da UBS rivela che nei prossimi decenni:

  • il 47% delle professioni attuali scomparirà a causa della tecnologia (quasi una su due),
  • il 75% dei dipendenti non lavorerà più in uffici tradizionali ma da casa propria con laptop e smartphone,
  • la parola chiave sarà “flessibilità” e si preferirà una presenza effettiva ad una costante (l’importante sarà il risultato e non la quantità di tempo impiegata),
  • Le aziende attente al sociale avranno più possibilità di successo. Oggi, il 65% delle persone vorrebbe lavorare per aziende mosse da intenti sociali. L’83% degli studenti MBA accetterebbero uno stipendio più basso, pur di lavorare per un’azienda attenta alla società e all’ambiente. L’89% dei dipendenti di aziende orientate al sociale è più soddisfatto.

(puoi trovare il documento completo qui)

È fondamentale trovare soluzioni che rendano competitiva e moderna l’azienda.

Il motivo per cui abbiamo voluto riportare questo studio non è quello di terrorizzarti o convincerti a smantellare la tua organizzazione, ma sicuramente è bene che inizi a pensare a quali soluzioni potrebbero aiutarti ad ottenere migliori risultati e traghettare la tua azienda nel futuro.

Nelle prossime righe parleremo di una di queste soluzioni, probabilmente una delle più importanti, perché riguarda la gestione delle informazioni dell’azienda che, come abbiamo visto, dovrà sicuramente cambiare visto le caratteristiche che dovranno avere le aziende che vorranno essere competitive nel prossimo futuro (e anche ora).

La base delle conoscenza di un’azienda rappresenta il più grande capitale in suo possesso. Si stima che 9 aziende su 10 fallirebbero nel giro di pochi giorni se non avessero più accesso alle proprie informazioni…

Gestire la base delle conoscenze dell’organizzazione

informazioni

La capacità di gestire le conoscenze di un’organizzazione è, e sarà, sempre più importante.

Un’azienda capace di organizzare al meglio tutta la proprio base di conoscenze ottiene importanti benefici. Proviamo ad elencarli di seguito:

Ottimizzazione del tempo e della produttività. 

Recuperare velocemente le informazioni di cui si ha bisogno permette ad ogni dipendente/collaboratore dell’azienda di concentrare le proprie energie esclusivamente sull’attività che sta eseguendo.

Pensiamo ad un agente che vuole mostrare delle slide o altri documenti ad un cliente per chiudere una vendita, ad un tecnico che necessità di avere a disposizione la manualistica per sistemare una macchina o anche ad un addetto al supporto che ricevendo una chiamata da un cliente riesce a recuperare all’istante tutta la documentazione legata ad esso ed a servirlo con efficienza.

Maggior collaborazione.

Una corretta gestione delle informazioni aiuta i dipendenti dell’azienda a collaborare meglio.

Attraverso lo scambio di email e anche grazie all’utilizzo di sistemi di messaggistica interni i dipendenti/collaboratori sono in grado di scambiarsi informazioni ovunque si trovino portando avanti più attività contemporaneamente.

Questo risulta estremamente utile dal punto di vista produttivo e consente grandi risparmi di tempo e di risorse.

Risparmio di materiale e spazi. 

Il fatto che le più grandi aziende inizino a pensare (e qualcuno già lo fa) di delocalizzare, significa che tutte o quasi le informazioni dovranno essere riportate in digitale.

Già in passato si è ampiamente parlato dei risparmi legati alla dematerializzazione dei documenti cartacei, in questa nuova ottica il dematerializzare diventa una necessità (a meno che non si intenda utilizzare la posta ordinaria per scambiarsi informazioni…).

Vantaggi di immagine.

Eliminare gli sprechi permette un forte beneficio in termini di immagine.

Come abbiamo visto avere un’azienda che si interessa al sociale è sempre più apprezzato dai consumatori, inoltre consente di accedere a utili riconoscimenti (ad esempio le certificazioni ISO).

“Ok, gestire con efficienza la base delle conoscenze è importante, ma come si fa?”

Per organizzare al meglio le proprie informazioni è importante scegliere un buon Software di Destione Documentale.

Vediamo di cosa si tratta…

I Sistemi di Gestione Documentale o DMS

DMS

Cosa sono?

DMS è l’acronimo di Document Management System, detto anche Sistema di Gestione Documentale.

“Il Document management system (DMS), letteralmente “Sistema di gestione dei documenti” è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. Tecnicamente il DMS è un’applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni talvolta massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. La dizione talvolta ha sovrapposizioni con il concetto di content management system (gestione dei contenuti). Quando il DMS è utilizzato in un’azienda o in genere in un’organizzazione strutturata, viene spesso denominato enterprise content management (ECM), in questo contesto assume particolare importanza la funzione del workflow.”Wikipedia

In Italia si è sempre pensato ad esso come una necessità legata alla conservazione sostitutiva ed ai rapporti con la pubblica amministrazione, in realtà i vantaggi che si possono ottenere da un suo corretto utilizzo sono molto maggiori (vedi paragrafo precedente).

La prova ci viene fornita direttamente dagli Stati Uniti dove l’adozione di un DMS non viene vista come una necessità legata a questioni burocratiche ma come un vero e proprio “vantaggio competitivo” che permette di ottimizzare e gestire al meglio le proprie risorse: tempo, personale, materiale e spazi.

Ma quali sono le principali caratteristiche di un DMS?

Andiamo ora a vedere quali sono le principali funzionalità di un Sistema di Gestione Documentale e cosa consentono di fare:

Acquisizione dei documenti da scanner e riconoscimento testi

Un buon DMS è capace di connettersi direttamente ai dispositivi multifunzionale ed importare al proprio interno i documenti, mettendoli subito a disposizione di tutti gli utenti dell’azienda.

Inoltre, grazie all’utilizzo di tecnologie OCR, è capace di estrarre i testi dalle immagini e dai PDF raster acquisiti da scansioni massive, rendendoli ricercabili per parole o frasi contenute al loro interno.

Importazioni automatiche da cartelle e caselle di posta

Un sistema di gestione documentale è un grande repository dove gli utenti possono salvare i loro documenti in qualsiasi momento e secondo le procedure stabilite dall’azienda.

Inoltre è anche possibile continuare a lavorare e salvare i propri dati come si è abituati a fare, impostando semplicemente delle regole all’interno del DMS riguardanti l’importazione automatica da cartelle remote o locali.

In questo modo il sistema va in automatico ad ispezionare le cartelle indicate, per importare i nuovi documenti presenti e anche quelli che sono stati modificati (in tal caso ne crea una nuova versione). I nuovi documenti e gli aggiornamenti saranno così salvati nelle cartelle di destinazione impostata in precedenza dall’utente.

Stesso discorso vale per l’importazione delle email e dei loro contenuti che possono essere salvati in automatico dove si desidera.

Indicizzazione contenuti e ricerche full-text

Abbiamo detto che tutte le informazioni salvate all’interno del DMS devono essere “a portata di mano” quindi facilmente recuperabili.

Allora quale sistema migliore della ricerca full-text?

Come succede con google i documenti presenti all’interno del DMS sono tutti indicizzati e possono essere recuperati in pochi secondi semplicemente ricercando delle parole chiave o frasi contenute al loro interno.

Ricerche per parametri

Se la ricerca full-text non dovesse essere sufficiente solitamente è possibile ricercare i documenti attraverso parametri prestabiliti.

In questo caso parliamo di informazioni (metadati, classi documentali o altro) che sono state attribuite al documento in maniera automatica o manuale.

Controllo di versione e cronologia

Ogni DMS che si rispetti gestisce automaticamente il versionamento dei documenti e tiene traccia di ogni modifica.

In questo modo è sempre possibile sapere chi ha fatto una qualsiasi azione su un documento e quando.

Inoltre, il versionamento permette di recuperare le versioni precedenti di un documento (particolare utile nel caso fossero state sovrascritte delle informazioni importanti che non devono andare perdute).

Rilevamento duplicati

Quanto è fastidioso e quanto tempo viene perso a cercare di capire quale documento sia quello più aggiornato o corretto?

Solitamente TROPPO, ma anche fosse solo un minuto sarebbe sempre un minuto rubato!

Un buon DMS è in grado di rilevare i duplicati e sbarazzarsene per non creare intralci al tuo lavoro.

Politiche di sicurezza & gestione dei permessi

All’interno di un’organizzazione sono presenti ruoli e compiti diversi giusto?

Ecco perché è importante la possibilità di impostare permessi specifici per ogni dipendente/collaboratore o gruppo, riguardo agli spazi utilizzabili e alle attività eseguibili all’interno del sistema.

Questo permetterà di evitare incomprensioni e soprattuto grossi problemi dovuti alla fuoriuscita di informazioni sensibili.

Flussi di lavoro automatici

Mai sentito parlare di workflow?

Il workflow è l’essenza della produttività! Spesso il ciclo di vita di alcuni documenti segue un percorso ben preciso.

Grazie alla creazione di workflow i documenti vengono automaticamente instradati secondo le procedure aziendali.

Ogni utente che partecipa al ciclo di vita del documento viene notificato dell’azione da compiere. Una volta concluso il proprio compito potrà chiudere il task e consentire al documento di continuare il proprio “giro”.

In sostanza, una vera e propria “catena di montaggio”.

Backup e Disaster Recovery

Abbiamo detto che 9 aziende su 10 fallirebbero nel giro di pochi giorni se non dovessero avere più accesso alle proprie informazioni.

Ecco perché è fondamentale che il sistema che gestisce tutte le informazioni di un’azienda sia dotato di valide procedure di Backup anche in caso di eventi disastrosi.

Altro…

Come indica il titolo di questo paragrafo queste sono le PRINCIPALI caratteristiche di un buon DMS, quelle che non devono mai mancare.

Ciò significa che sicuramente c’è dell’altro!

Se vuoi saperne di più sulle caratteristiche e le possibilità di un valido Sistema di Gestione Documentale ti invito a dare un’occhiata a questa pagina, dove trovi elencate tutte le caratteristiche di LogicalDOC DMS.

Due particolari fondamentali nella scelta di un DMS

Abbiamo visto quali sono le principali caratteristiche e quali benefici può portare un buon sistema di gestione documentale alla tua azienda, ci sono due cose però che è bene non sottovalutare durante la scelta di un sistema di questo genere: il supporto tecnico e semplicità di utilizzo.

  1. Il supporto tecnico deve essere efficiente! Non importa che sia carino o simpatico, deve risolvere i problemi e soprattutto lo deve fare nel più breve tempo possibile.Prima di scegliere un DMS è sempre bene informarsi sui tempi di risposta del supporto. Se superano la giornata lavorativa allora è meglio passare oltre…

    Inoltre è fondamentale disporre di un supporto capace di parlare correttamente la tua lingua per evitare ogni tipo di incomprensione.

  2. Il software deve essere facile da utilizzare. Un sistema complesso e macchinoso che necessita di formazione per tutto il personale può rischia di essere rigettato e quindi dismesso, vanificando così l’investimento iniziale.

    Inoltre, non’è un pò controsenso utilizzare un sistema complicato per semplificare la gestione delle informazioni?!

Conclusioni

Eccoci quindi arrivati alla fine delle nostre considerazioni sui Sistemi di Gestione Documentale o DMS.

Mi auguro che questo articolo possa esserti stato d’aiuto nella comprensione di questa possibilità e ti invito a lasciare un commento nel caso avessi ulteriori domande in proposito (la risposta ed esse potrà aiutare anche altri lettori).

Se vuoi approfondimenti in merito all’introduzione di un DMS nella tua organizzazione ti invito anche a leggere il seguente articolo: http://blog.logicaldoc.it/sistema-gestione-documentale-guida-azienda/

Grazie ancora per aver letto il nostro articolo, ti auguro una BUONISSIMA giornata! 😉

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Francesco Gasparini

Amministratore e autore del blog di LogicalDOC per cui ricopre il ruolo di Country Manager per l'Italia gestendo i rapporti con clienti e partner.

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