Google Drive è uno dei migliori servizi di archiviazione online ma risulta limitato se hai necessità di gestire una grande quantità di documenti aziendali. Esso infatti è comodissimo per archiviare e soprattutto editare i documenti online (senza scaricarli), ma non altrettanto per organizzare e gestire in maniera efficiente tutto l’archivio documentale di un’azienda.
In questo articolo scoprirai come gestire con la massima efficienza i tuoi documenti continuando a editarli e archiviarli direttamente online con la semplicità di Drive ma con in più la capacità di LogicalDOC (sistema di gestione documentale) di recuperarli di in un lampo quando ti servono attraverso semplici ricerche full-text per i contenuti, attribuzione di tag, proprietà estese e tanto altro.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Servizi di archiviazione online e sistemi di gestione documentale. Sono la stessa cosa?[/x_custom_headline]
Prima di affrontare qualsiasi argomento è necessario fare una premessa onde evitare incomprensioni.
Quando parlo di servizi di archiviazione online (o archiviazione in cloud) mi riferisco a servizi tipo Google Drive e DropBox. Questi sistemi sono molto semplici e basilari da utilizzare (tra i due Dropbox è ancora più limitato come funzionalità). Essi permettono principalmente di archiviare i propri documenti online, condividendoli all’interno di cartelle con il proprio team. Google drive ha in più un proprio editor online che consente di modificare i documenti senza doverli scaricare sul proprio pc (cosa estremamente comoda, soprattutto se utilizzi spesso un dispositivo mobile e non hai sempre il pc con te).
[content_band style=”color: #333;” bg_color=”#EEF7FF” border=”all” inner_container=”true”]Qui trovi un interessante articolo sull’utilizzo di Google Drive scritto da Marilena D’Ambro – http://blog.logicaldoc.it/come-usare-google-drive-in-ufficio/ – [/content_band]
I sistemi di gestione documentale, come LogicalDOC, sono invece qualcosa di un più completo e complesso. Generalmente vengono utilizzati da aziende di medio e grandi dimensioni (sempre più spesso anche piccole) per gestire e organizzare tutto il proprio archivio digitale.
Presentano molte importanti funzionalità tra cui la completa indicizzazione dei documenti (che permette di trovare ogni documento all’istante ricercando parole o frasi contenute in esso), il versionamento automatico (che consente per ogni documento di recuperare e confrontare tutte le diverse versioni prodotte nel tempo evitando i fastidiosi duplicati), la gestione dei permessi da attribuire agli utenti, i workflow e tanto altro ancora.
=> Per approfondire tutte le funzionalità del sistema di gestione documentale LogicalDOC clicca QUI.
In pratica potremmo quindi affermare che Il sistema di gestione documentale è l’evoluzione dei servizi di archiviazione online, il “parente più sofisticato” e sicuramente più adatto per il business.
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[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Google drive e Logicaldoc, un connubio perfetto[/x_custom_headline]
Questi due tipi di sistemi sono quindi ben distinti e non concorrenti come si potrebbe pensare, ecco perché possono collaborare!
In LogicalDOC è presente un tool di integrazione che ti consente di collegarti al tuo account di Google Drive, permettendoti di sfruttare le potenzialità di entrambi in un’unica soluzione.
Grazie a questa integrazione puoi accedere al tuo account di LogicalDOC, selezionare i documenti che desideri modificare dall’archivio e modificarli direttamente online attraverso l’editor di Google Drive.
In poche parole hai tutti i vantaggi della gestione documentale professionale più la semplicità e la comodità del principale servizio di archiviazione online, in un unica soluzione.
Questa integrazione tuttavia non è limitata alla funzionalità di editing online, infatti, sempre accedendo al tuo account LogicalDOC potrai importare file dal tuo account Google Drive con un solo click. In questo modo tutti i documenti verranno indicizzati e resi disponibili per le ricerche full-text.
Una volta importati potrai gestirli con maggior efficienza attribuendovi ulteriori proprietà, inserendoli in flussi di lavoro (workflow), impostando scadenze, permessi, notifiche e tanto altro.
Ma soprattutto potrai creare documenti direttamente online (e senza uscire da LogicalDOC) quando preferisci, sempre grazie all’editor di Google Drive.
In questo video puoi vedere una breve dimostrazione del tool di integrazione per Google Drive:
Per approfondirne il funzionamento visita il manuale.
Avrai quindi a disposizione la gestione documentale professione di LogicalDOC con in più le migliori caratteristiche di Google Drive, e sarai capace di organizzare in maniera super i tuoi documenti.
[content_band style=”color: #333;” bg_color=”#EEF7FF” border=”all” inner_container=”true”]Utilizzi Google drive per il tuo lavoro e vuoi passare alla gestione professionale dei documenti? – Visita http://www.logicaldoc.com/it.html – [/content_band]
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