Le 5 caratteristiche necessarie per il tuo archivio digitale e perchè Dropbox non dovrebbe essere utilizzato come DMS

archivio digitale

In ottobre Dropbox ha avuto vari aggiornamenti all’estetica e ad alcune funzionalità base del sito e moltissimi blog (come questo), hanno dichiarato che il nuovo client della piccola scatola azzurra ha risolto molti bug legati ai commenti e alla visualizzazione dei file nel sistema online. Le modifiche, necessarie, permettono un utilizzo più fluido del prodotto e aiutano i moltissimi studenti e professionisti a riuscire a divincolarsi al meglio in un software che permette a malapena di archiviare e condividere i file con più utenti.

Moltissime piccole aziende, infatti, ancorano utilizzano questi tipi di sistemi di cloud come programmi gestione documenti (o DMS) ritrovandosi poi a non essere soddisfatti dal tipo di prodotto che viene fornito: in questo caso non è colpa del prodotto che permette semplicemente di condividere qualsiasi tipo di file ma manca di alcune caratteristiche vitali per dei business, risultando incapace di apportare le soluzione necessarie per un’azienda in crescita.

Ma perché moltissimi professionisti si ostinano ad usare questo software erroneamente e quali sono le caratteristiche che possiamo trovare in dei veri software per l’archiviazione elettronica dei documenti?

programmi di gestione documenti

Archiviazione digitale documenti VS File Sharing

Il nuovo millennio ha risposto a una delle più grandi domande legate all’informazione moderna: dove e come posso archiviare i miei documenti con facilità?

Con la creazione del File Sharing e del cloud, che è una delle migliori invenzioni del nostro tempo, moltissimi servizi gratuiti come Google Drive e Dropbox hanno permesso di collegare qualsiasi computer o tablet ad una rete per poter condividere i propri file in un istante: questa semplicità d’utilizzo è sempre stata il punto forte di questo tipo di software ed ha permesso una crescita esponenziale di varie fasce di utilizzatori (come per esempio gli studenti) che non potevano permettersi nessun software per la condivisione e l’upload di file online. Dropbox (e altri prodotti simili) hanno quindi sorpassato altri servizi di file sharing più complicati come MediaFire.

Proprio da questa semplicità nasce l’idea sbagliata che questo tipo di prodotti possano essere utilizzati come veri e propri archivi digitali.

Dropbox permette di compiere ancora delle operazioni molto basiche e che non si adattano alle necessità delle aziende che hanno bisogno di un grandissimo spazio disponibile, capacità di digitalizzazione di documenti fisici e affidabilità in termini di sicurezza e di performance.

Dropbox è quindi perfetto per semplici archiviazioni online ma per le aziende sono sicuramente più indicati dei veri programmi di gestione documenti che consentano un’archiviazione digitale professionale.

Le 5 caratteristiche necessarie per il tuo archivio digitale: come archiviare documenti correttamente.

Dropbox rimane un buon servizio, ma è importante delineare quali sono i limiti che possono impedire alla tua azienda di decollare: ricorda sempre che possono sorgere facilmente delle complicazioni dovute ad una scorretta gestione della documentazione archiviata. 

Trovare dei documenti con facilità si traduce in una rapidità d’esecuzione ed una reattività che possono essere decisive durante i vari processi relativi ai prodotti o ai servizi proposti e, al contrario, una gestione scorretta della documentazione può arrivare a causare delle perdite sostanziali nella fatturazione durante tutto l’anno fiscale, così come la ricezione di multe legate alla gestione errata dei documenti e alla mancanza di un corretto metodo di archiviazione.

Quali sono, quindi, le caratteristiche necessarie per potersi fidare di un programma gestione documenti?

1. Un sistema di sicurezza di buona qualità

Nonostante tutti i metodi d’archiviazione online semplici (come Dropbox) promettano la migliore sicurezza presente sulla rete, moltissimi utilizzatori sono molto scettici riguardo alla sicurezza dei propri file all’interno di questi file storage: molti ancora si ricordano dell’Icloud nude leak dove tutti file di backup (e foto piccanti) di moltissime celebrità inserite negli account della Drive di casa Apple sono stati rubati e condivisi sulla rete. Questi cloud possono non essere il miglior posto dove immagazzinare le proprie informazioni sensibili e dati legati alla vostra azienda.

2. La presenza di strumenti necessari per l’archiviazione digitale dei documenti

Nonostante Dropox & Co. permettano di uploadare facilmente i propri file, mancano di funzioni professionali necessarie per l’utilizzo in un ambiente di lavoro organizzato.

Features come lo Smart indexing (indicizzazione), che permette la selezione e la ricerca di documenti attraverso il loro contenuto oppure la funzionalità di digitalizzazione dei documenti cartacei. Anche il versioning è utile per vedere l’evoluzione della documentazione utilizzata all’interno dello storage, così come la presenza di workflow dinamici e livelli di autorizzazione per la gestione della documentazione nelle varie divisioni.

3. Garantire una performance elevata

I sistemi di archiviazione online semplice tendono ad avere spesso problemi di server che non garantiscono la funzionalità del sistema. Questo significa che può accadere che il server cada e ti lasci senza la possibilità di accedere alla documentazione nel momento del bisogno. Ci sono altri problemi legati alla banda messa a disposizione, le capacità streaming e limitazioni a livelli d’immagini o documentazioni che i DMS non hanno.

4. Un sistema di migrazione sicuro

Con il crescere dell’azienda cresce anche la documentazione di supporto, questo è sicuro. Per garantire di avere sempre uno spazio disponibile, non si può fare affidamento su un archiviazione online semplice, che non promette uno spazio illimitato o manovra di crescita. Il tutto si traduce, in seguito, con la necessità di migrare i propri dati, e l’organizzazione degli stessi, su un’altra piattaforma.

Nonostante sembri una cosa ovvia, il tutto sembra più facile a dirsi che a farsi: ci sono moltissimi costi associati alla migrazione e delle difficoltà tecniche non indifferenti, specialmente quando si parla di Cloud.

I programmi DMS, invece, permettono di estendere continuamente spazio e grazie ai workflow automizzati sarà possibile creare più facilmente processi legati all’archiviazione digitale.

5. Flessibilità e personalizzazione

Tutti i servizi di archiviazione online più semplici sono standard: non permettono agli utilizzatori di creare veramente l’archivio digitale di cui si ha bisogno.

La personalizzazione dello spazio di lavoro e delle funzionalità permettono, invece, alle aziende di modellare il proprio archivio digitale nella maniera più facile ed intuitiva, sempre basandosi sui documenti utilizzati, e questa personalizzazione è vitale nel processo di crescita ed evoluzione, sia in termini di qualità del prodotto, sia a livello di organizzazione della propria azienda.

Per approfondire: Perchè la tua azienda dovrebbe usare un DMS

 

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Marco Verdi Demma

Un creatore di contenuti sempre insoddisfatto e alla ricerca dell'articolo perfetto. Risponde al motto “l'utile per scopo, il vero per soggetto, il blog per mezzo”.

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