Perché vogliamo parlare di frustrazione e comunicazione?
Uno dei più grandi problemi nelle aziende è proprio relativa alla comunicazione interna all’azienda!
Non solo la trasmissione di documentazione, ma anche la necessità di pianificare decisioni in gruppo e d’inviare rapidamente informazioni importanti sono punti estremamente importanti che fanno la differenza sulle performance di un team e hanno un impatto importante su ogni processo dell’azienda, ed è facile sovraccaricare i propri impiegati con informazioni inutili, con continue email o con meeting senza senso, generando un ciclo di frustrazione e sfiducia nei mezzi di comunicazione dell’azienda.
Quando questo succede è necessario prendere delle precauzioni per evitare che questi problemi legati alla comunicazione non facciano impazzire i propri impiegati (e i supervisori).
Ma come fare?
Ci sono alcuni semplici step da seguire che possono aiutarti a ridurre la frustrazione e migliorare sensibilmente la produttività, e noi li abbiamo analizzati e sintetizzati per te.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Crea delle regole per la gestione delle email[/x_custom_headline]
Per evitare quella catena infinita di email e di “Rispondi a tutti” che riempie la tua casella e il tuo tempo, come quello dei tuoi sottoposti, e aumenta la probabilità che le vere email, quelle importanti, non vengano lette, c’è un semplice consiglio da seguire, che permetterà di evitare quella perdita di tempo ed efficienza di cui stiamo parlando.
Dr. Thoma E. Boyce, presidente del Center for Behavioral Safety, suggerisce di creare delle regole molto semplici per migliorare la comunicazione via email. Per esempio si può inviare l’email direttamente a chi deve essere incluso in un progetto, e smettere d’inviare in CC a persone che non fanno parte di quel progetto, alcune email solo per tenerli “informati” quando non ce n’è veramente bisogno.
Quando è possibile, evita le email e chiama oppure cammina direttamente verso la persona interessata per comunicare vis-à-vis.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Organizza Stand-up meeting[/x_custom_headline]
I meeting possono essere frustranti, lunghi ed inutili. Il senso di frustrazione aumenta quando ci si ritrova a perdere tempo con meeting senza fine: per questa ragione è sempre consigliato di procedere con delle meeting in piedi.
Questo tipo di meeting provoca un senso di urgenza e accelera il ritmo con il quale avviene il passaggio d’informazione.
Ha, inoltre, un lato propedeutico che aiuta ad evitare la distrazione: visto che è difficile restare in piedi e controllare il proprio laptop, sarà meno probabile che si perdano informazioni importanti trasmesse durante la riunione.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Utilizza gli strumenti corretti per un progetto[/x_custom_headline]
Invece di passare il tempo a passarsi email con file allegati, riempiendo le email e rendendo impossibile ritrovare così tante informazioni e documentazioni, utilizza strumenti appropriati per lo scambio di documenti e d’informazione.
Un classico esempio di una buona pratica di project management è l’utilizzo di un DMS per la gestione documentale dei progetti.
LogicalDoc ti permette, per esempio, di organizzare e gestire la documentazione online attraverso un sistema di cloud e accessi, permettendo solamente agli addetti ai lavori di vedere determinate documentazioni confidenziali con un semplice clic.
Esiste una versione gratuita di questo software che puoi trovare qui. Provala e facci sapere che ne pensi!
Ci sono anche altri strumenti che possono essere utilizzati per scambiarsi email, organizzare compiti e deadline.
Abbiamo scritto un articolo, un po’ di tempo fa, con i 5 strumenti gratuiti per risparmiare il proprio tempo. Se cerchi free software, questo è il link che fa per te!
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Discuti, non disseminare informazioni[/x_custom_headline]
Quando ci si trova ad un meeting si compie spesso un errore nel quale cascano anche i migliori organizzatori: si usano le riunioni per dare semplici informazioni.
i meeting non servono per dare informazioni, ma per ricevere feedback e fare brainstorming.
Invece di chiedere agli altri di presentarti un report che potrebbe essere tranquillamente distribuito all’interno dell’azienda, è meglio usare il tempo del meeting per ottenere un feedback diretto o discutere diversi argomenti o prendere delle decisioni.
Quindi ricordati sempre di discutere, e mai di disseminare semplicemente delle informazioni.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Non riempire di informazioni chi non ne ha bisogno[/x_custom_headline]
Quando organizzi un meeting, contatta ed invita solo le persone che devono essere informate e con le quali devi discutere.
La stessa cosa vale per le email: evita di inviare email a persone che non ne hanno bisogno, o se vuoi semplicemente informarle, perlomeno spiega loro che non devono compiere nessuna azione in seguito all’email appena inviata.
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Che ne pensi di questi consigli?
Ricordati di commentare e, qualora trovassi altri suggerimenti per evitare la frustrazione sul luogo di lavoro, faccelo sapere!