In questo blog abbiamo parlato moltissimo del Lean Thinking e, cercando bene, potrai trovare moltissimi esempi di cosa vuole dire applicare il Lean Thinking nel lavoro, nella propria azienda, e nella tua vita.
Perché continuiamo a scriverci sopra?
Il Lean Thinking è una filosofia concettuale che può aiutarti in tutti gli aspetti della tua vita.
Tra le varie maniere di affrontare dei problemi o di migliorare la propria impresa, esiste una tecnica che può essere utilissima anche nella tua vita privata, e che ti permetterà di risolvere i problemi in maniera estremamente analitica.
Sto parlando della tecnica dei 5 Perché.
Ora ti starai domandando – Che cosa ha di speciale questa tecnica? Perché dovrei applicarla alla mia vita?
Continua a leggere e lo scoprirai…
I 5 Perché – La sua storia e perché dovresti utilizzarla nella tua vita quotidiana
Ogni volta che ho un problema da risolvere, sia nel lavoro che a casa, c’è un citazione che mi permette di trovare la motivazione per risolvere il problema e avanzare verso il prossimo.
“Risolvere problemi è come cacciare. E’ un piacere selvaggio, e noi siamo nati per questo. – Thomas Harris”
Piace anche a te? Noi ci troviamo sempre davanti a problemi da risolvere, e superarli è parte di noi.
Ma come farlo correttamente?
Utilizzando i 5 Perché.
I 5 Perché ( o 5 Whys, dall’inglese), è una tecnica d’interrogazione che viene utilizzata per esplorare le relazione di causa ed effetto che si nascondono dietro a un problema particolare.
Lo scopo primario di questa tecnica è di determinare la causa d’origine del difetto del problema grazie alla ripetizione del quesito “Perché?”.
Ogni risposta mette le basi della questione seguente.
Il numero 5 indica il numero di volte che, normalmente, sono necessarie per risolvere il problema.
Ma da dove nascono i 5 Perchè?
Questa tecnica è stata creata da Sakichi Toyoda sulla stessa base scoperta da Chesterton che, come ci ha insegnato:
“Il problema non è che non si individui la soluzione, è che spesso non si mette a fuoco il problema. – Gilbert K. Chesterton”
Sakichi aveva infatti applicato questa teoria, per la prima volta, alla Toyota Motor Corporation durante l’evoluzione delle metodologie di produzione per poter “mettere a fuoco il problema”, qualora se ne presentasse uno durante la produzione.
L’architetto dl sistema di produzione della Toyora, Taiichi Ohno, ha descritto questa tecnica come “La base dell’approccio scientifico della Toyota… Domandandoci 5 volte perché, la natura del problema, così come la sua soluzione, diventano chiari”.
Questo strumento è stato adottato, in seguito, anche al di fuori della Toyota, e adesso è stato anche utilizzato all’interno di Kaizen, Lean Manufacturing e Six Sigma.
Passiamo ad un esempio pratico!
Immaginiamo che vogliamo andare in macchina al supermercato ma la macchina non sta partendo: come si risolve il problema? Si applicano i 5 Perché!
Problema – La macchina non parte
Perché? – La batteria è morta
Perché? – L’alternatore non funziona
Perché? – La cinghia si è rotta
Perché – La cinghia doveva essere cambiata moltissimo tempo prima ma non è mai stata rimpiazzata
Perché? – Il veicolo non è stato verificato quando necessario.
Vedi? Siamo arrivati al punto di comprendere dove c’è stato l’errore umano e sarà possibile rettificare il problema ed evitare che lo stesso si riproponga.
Chiaramente sarebbe possibile continuare a porsi ulteriori perché fino a risolvere il problema alla radice, ma generalmente con 5 interazione è possibile capire qual è la causa del problema alla base.
Il vantaggio di questa tecnica consiste nell’evitare di fare assunzione e crearsi trappole “logiche” invece di seguire la catena delle occorrenze che hanno manifestato poi il problema.
In questa maniera non si rimane nel mondo dell’astratto, quando si cerca la soluzione, ma si segue la catena degli eventi concreti che hanno veramente originato il problema.
Come puoi immaginare, però, non tutti i problemi hanno una singola causa: per questa ragione chi deve risolvere il problema dovrà ripetere la tecnica per ogni aspetto non funzionante dello stesso problema.
Ogni risoluzione del problema può portare ad instaurare un processo naturale
Come hai notato nell’esempio, il problema era dovuto ad un processo che sarebbe stato necessario seguire ma che, o non esiste, oppure non funziona correttamente.
Questo è uno degli aspetti più importanti di questa tecnica è la capacità di risolvere problemi e tenerli alla nostra portata attraverso un controllo più metodico della nostra vita lavorativa o personale.
Ecco una citazione chiave che aiuta a comprendere la filosofia dietro questa tecnica:
“Le persone non falliscono, falliscono solo i processi”
Le regole dei 5 Perché
Ci sono varie regole che consigliamo di seguire per massimizzare gli effetti di questa tecnica.
1 – Ricorda che, se vuoi applicare questa tecnica nel tuo luogo di lavoro, sarà necessario che anche il management sia informato e si impegni perché questa tecnica sia poi utilizzabile.
2 – Scrivi su carta o su una lavagna invece di usare i computer
Utilizzare supporti alternativi dove è necessario scrivere o disegnare può aiutare con la visualizzazione del problema e permettere di ricordare con facilità quello che si è scritto.
3 – Distingui le cause dai sintomi
Mentre rispondi ai perché sicuramente noterai che ci sono varie difficoltà che sorgono dallo stesso problema: prima di iniziare ad analizzare le varie soluzioni e ad applicare i 5 perché è necessario verificare quali siano i sintomi e separarle dalle cause del problema.
4 – Testa la causa principale
Per testare la causa principale sarà necessario capovolgere il processo dei perché testarlo con la formula dei quindi.
Per basarci ancora sull’esempio precedente della batteria, bisognerà partire dalla causa iniziale “Il veicolo non è stato verificato quando necessario.” e cominciare il processo inverso con “quindi, la cinghia che doveva essere cambiata moltissimo tempo prima ma non è mai stata rimpiazzata.” e così via.
Il processo logico ha senso? Vuol dire che hai trovato almeno una delle cause del problema.
5 – Arriva alla causa passo a passo e non saltare alle conclusioni
Questa regola è semplice ma necessaria: bisogna evitare di saltare a conclusioni che non nascono da una diretta risposta al perchè!
Dedurre logicamente senza dati alla mano è una delle peggiori maniere di affrontare un problema, perché non permette di creare una vera relazione causa-effetto e quindi di non trovare la vera radice del problema.
6 -Modifica i processi, non le persone
Come indicato in precedenza il problema non sono le persone, ma i processi creati attorno ad esse. Se c’è un problema, non è giusto puntare il dito e cercare di cambiare l’atteggiamento di un collega o, nel caso della vita privata, di un amico o familiare. Prendi il processo attorno al problema e correggilo.
La soluzione non può essere “l’errore umano” o “la disattenzione del lavoratore”.
Perché non si può applicare SEMPRE la tecnica dei 5 Perché?
Mentre questa tool è perfetta per gli ingenieri o chiunque lavori in un servizio tecnico, per identificare le vere cause di un problema, Minoura Teruyuki, il direttore generale degli acquisti della Toyota, considera questa tecnica “uno strumento troppo semplice per analizzare le cause motrici in profondità ed essere sicuri di risolvere il problema”
Ma perché?
Questo perché c’é una tendenza, da parte di chi sta investigando, a fermare i sintomi piuttosto che scendere a livelli più profondi e alle radici del problema.
Ci sono anche rischi relativi al livello di conoscenza di chi investiga: non tutti hanno le conoscenze appropriate, in un campo, per comprendere completamente i meccanismi dietro un processo.
Esistono anche degli studi sulla irrepetibilità delle soluzioni: in poche parole, Una persona troverà una causa alla radice mentre un’altra ne troverà una differente.
Allora vale la pena adottare questa tecnica? Certo che sí!
Ci sono moltissimi benefici evidenti che questa tecnica può apportare nella tua vita. Vediamoli insieme.
1 – Aiuta a definire i sintomi e le cause
Per quanto sia possibile confondersi e non trovare la causa scatenante di un problema, sarà sicuramente possibile trovare almeno una causa o un sintomo del problema che precedentemente non si aveva analizzato. In poche parole:
Con i perché si è in grado di avere sempre almeno un primo livello di analisi su un qualsiasi problema
2 – Aiuta a definire la relazione tra problemi
Proprio grazie alla possibilità di avere una prima semplice analisi di un problema, ci permetterà di definire le relazioni tra le varie cause e sintomi.
Questo tipo di tecnica, inoltre, può essere facilmente supportata con altri strumenti statistici che ti permetteranno di validare la logica dietro al collegamento creato.
3 – Permette di gestire problemi con “fattore umano” o “interazioni”
Abbiamo passato molto tempo a spiegare che il problema non è nelle persone ma nei processi, e continuiamo a ripeterlo:
I problemi possono crearsi da una base umana, ma sono sempre dovuti a dei processi sbagliati
Questo strumento diviene, quindi, una maniera evidente di comprendere le cause profonde di questo tipo di problemi e migliorarle attraverso nuovi processi.
Cosa ne pensiamo di questo metodo?
Chiedere perché in continuazione sembra infantile e poco produttivo, ma è invece la base di una conoscenza più profonda e di una voglia di migliorare: come fanno i bambini, per cercare di comprendere meglio il mondo, così anche noi dobbiamo riprendere questo rapporto critico con la realtà.
Chiedere perché diviene, infatti, una maniera di sviluppare un occhio critico ed interessato sul mondo.
Come dice Dacia Marain –
C’è un “perché” nascosto in tutte le cose che conduce ad un altro “perché”, il quale suggerisce un piccolissimo imprevisto “perché”, da cui scaturisce probabilmente un altro, nuovissimo e appena nato “perché”
Voi, siete d’accordo?
