La fatturazione elettronica è ormai una realtá in Italia da moltissimi anni: grazie al Decreto Legge 127 del 5 Agosto 2015 è possibile utilizzare la fatturazione elettronica. Questo elemento, che è obbligatorio nei rapporti con la pubblica amministrazione, è spesso anche utilizzato tra le aziende private.
Ma che cos’è e quali sono i vantaggi di questo tipo di fatturazione?
In questo articolo vediamo le differenze tra la fatturazione cartacea e questo nuovo tipo di tecnologia che è ancora sconosciuta a moltissime aziende in Italia.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Che cos’è la fatturazione elettronica[/x_custom_headline]
La fattura elettronica è un documento (chiaramente una fattura) che viene elaborata in formato elettronico XMLPA e che non ha necessità di essere stampata, ma può e deve essere trasmessa solo digitalmente.
Questo significa che, non solo a livello di conservazione ma anche di trasmissione non vedrà mai la vita su un supporto cartaceo ma sarà necessario trattare questo tipo di fatturazione esclusivamente in forma digitale (o elettronica).
Al momento tutte quante le pubbliche amministrazioni sono obbligate a trasmettere, emettere e gestire le fatture in forma digitale e non accettano e conservano più documenti in forma cartacea. Questo significa che, qualora si decida d’intraprendere una relazione d’affari con una figura governativa o pubblica, sarà necessario munirsi di un sistema di fatturePA che possano essere accettate dall’ente in questione.
La FatturaPa deve essere autentica ed integra, e queste due caratteristiche sono normalmente garantite con la presenza della firma elettronica di chi emette la fattura e di chi la trasmette, utilizzando un canale d’interscambio dedicato chiamato SDI.
Questo canale SDI permette di trasmettere la fattura cosiddetta elettronica dal fornitore alla pubblica amministrazione, e allo stesso tempo consente al MEF (ministero dell’economia e delle Finanze) di monitorare e verificare la Finanza Pubblica.
All’interno delle stesse fattura elettroniche devono essere obbligatoriamente contenuti informazioni considerate rilevanti ai fini fiscali. Solamente inseriti tutti i dati corretti sarà possibile autenticare e finalizzare l’invio della fatturaPA attraverso l’utilizzo dello SDI.
All’interno del documento è possibile inserire moltissime altre informazioni aggiuntive, come informazioni legate ad esigenze informative tra operatori economici e amministrazioni pubbliche oppure specificità del rapporto tra il privato e la pubblica amministrazione, come ad esempio il tipo di bene o servizio provveduto come fornitore, oppure informazioni aggiuntive sui stessi beni forniti all’amministrazione pubblica.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Chi deve utilizzare la fatturazione elettronica[/x_custom_headline]
Di anno in anno si allarga il bacino di utenza per l’utilizzo delle fatture elettroniche.
In precedenza era obbligatorio l’uso della fatturaPA solamente per rapporti con gli enti pubblici, come ministeri, agenzie fiscali, enti nazionali di assistenza sociale (tali enti non possono accettare fatture in forma cartacea e i fornitori che vogliono lavorare con loro sono obbligati a seguire le norme del 2015). Tuttavia molte aziende si sono rese conto della possibilità di trarre vantaggio dall’utilizzo delle fatture elettroniche (risparmio di tempo, di denaro e prodotti per l’ufficio).
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Come si emette fattura elettronica[/x_custom_headline]
L’allegato al decreto ministeriale numero 55 del 2013 indica che i dati della fattura elettronica devono essere inseriti in un file .XML che possa inibire qualsiasi tipo di macroistruzioni o funzionalità eseguibili che possano attivare a loro volta software di modifica degli atti, dei fatti o dei dati che sono rappresentati nello stesso file, e che quest’ultimo dovrà essere firmato digitalmente.
Qualora si abbiano dei dubbi sarà possibile ottenere maggiori informazioni sul sito del SDI www.fatturapa.gov.it
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Quali sono i vari benefici della fatturazione elettronica?[/x_custom_headline]
Ci sono moltissimi studi effettuati che confrontano il valore del processo tradizionale di fatturazione cartacea con quello della sua controparte elettronica. Il sito agendadigitale propone dei dati ed una spiegazione estremamente convincente.
Prendendo i dati dell’osservatorio sulla fatturazione elettronica, il sito ci mostra che per aziende con un volume di fatture superiore a 3000 fatture all’anno, il beneficio tratto dal passaggio da cartaceo ad elettronico è tra i 7.5 e gli 11.5 euro per fattura. Questo valore è calcolato sulla base dei risparmi legati alla riduzione dell’impiego di manodopera per attività di stampa e d’imbustamento, così la gestione della clientela ed i costi associati alla produzione delle fatture e alla loro conservazione, con conseguente risparmio sugli archivi cartacei.
I dati ci permettono di comprendere, inoltre, il valore di una fattura legato al tipo di processo d’invio ed elaborazione della stessa, in modo che il vantaggio sia chiaro anche su scala “individuale”:
La fattura spedita via posta, costa tra i 2.9 e i 3.7 euro, la consegna a mano tra i 2.6 e 3.5 euro, mentre il costo per la fattura via posta elettronica certificata è tra 1.8 e 2.4 euro per fattura. Con questi dati alla mano è chiarissimo che esiste un vantaggio sostanziale nell’utilizzo della fatturazione elettronica.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Gli altri vantaggi meno evidenti della fatturazione elettronica[/x_custom_headline]
Ci sono moltissimi altri vantaggi che vengono attribuiti alla fatturazione elettronica, per esempio l’uso che può esserne fatto per ottenere finanziamenti, oppure all’utilizzo di questa documentazione in base al suo valore giuridico.
Ecco una lista di altri possibili vantaggi che rendono evidente l’importanza della fatturazione elettronica:
- Soddisfazione del cliente – Digitalizzare i processi di fatturazione permette di snellire moltissime parti dei cicli finanziari, permettendo una risposta sempre efficiente e rapida verso il cliente.
- Una gestione pulita dei pagamenti – Quando si digitalizzano certi processi legati alla fatturazione, è possibile notare un miglioramento sul cash flow e sul recupero credito grazie alla riduzione dei tempi legati agli incassi da clienti. Riducendo passaggi è più facile procedere con l’automatizzazione di alcuni processi altrimenti impossibile, migliorando la produttività e l’efficacia in tutti i processi amministrativi e finanziari, sia nelle imprese di maggiori dimensioni che nelle più piccole, facilitando anche l’ottenimento di certificazioni, come le norme ISO 9001 sulla qualità dei processi, grazie proprio all’ottimizzazione di alcuni cicli di pagamento automatico.
- L’ecologia del risparmio – Il risparmio nell’archiviazione e nei processi cartacei permette di avere un impatto positivo sul consumo di materiali d’ufficio, permettendo di adottare comportamenti ecologici che possono essere legate anche a norme di qualità ISO 14001.
È possibile notare come questa documentazione, che è considerata autentica e infalsificabile, è facile da immagazzinare e produrre, e nei prossimi anni diverrà uno dei mezzi più utilizzati per la fatturazione anche tra privati.
