Cos'è la Gestione Documentale? -

L’intento di questo articolo è fare un po’ di chiarezza riguardo al tema della Gestione Documentale, per distinguere i diversi scenari e aiutare a capire cos’è come può essere migliorata al fine di ottenere maggiore efficienza nel lavoro di tutti i giorni.

Cosa si intende per Gestione Documentale?

Spesso mi capita di leggere o sentir parlare di Gestione Documentale in termini molto diversi. Volendo lasciar da parte la pubblica amministrazione, è possibile notare come le aziende private adottino approcci diverse per gestire i documenti cercando soluzioni che si adattino alla propria realtà / conoscenza / visione (o magari perchè non conoscono altri modi…).

• ll primo, più antico e (purtroppo) ancora molto comune è l’approccio basato sulla carta. Sono ancora tante le aziende che gestiscono i propri documenti in grandi archivi documentali fisici, con faldoni che riempiono scaffali, uffici e a volte depositi.

• Un secondo approccio molto utilizzato prevede la gestione dei documenti in cartelle del file system o in strumenti disponibili online come Google Drive, Dropbox, OneDrive, ecc…

• Infine troviamo un terzo approccio di gestione dei documenti che prevede l’utilizzo di software specializzati di Gestione Documentale o DMS (Document Management System) che offrono funzioni evolute per la catalogazione, la ricerca, la collaborazione e la gestione dei processi legati al ciclo di vita dei documenti.

Ci sarebbero inoltre i sistemi Gestionali ma non li considero neanche quando parliamo di Gestione Documentale perchè hanno uno scopo primario diverso che è la gestione delle relazioni con il cliente.

Ecco che quindi diventa importante capire i vantaggi e gli svantaggi legati a questi diversi approcci di Gestione Documentale.

Gestione Documentale: Pro e Contro dei diversi approcci

Archivi Cartacei

PRO
– Facile da archiviare
– Il documento fisico è sempre più comodo da leggere
CONTRO
– Elevato utilizzo di carta e relativa spesa (anche in termini ambientali)
– Maggiore difficoltà nel recupero delle informazioni necessarie quando servono
– Informazioni non reperibili fuori dagli uffici
– Spazio fisico occupato, uffici o depositi (che sono una spesa) adibiti ad archivio
– Elevato rischio di smarrimento o distruzione
– Condivisione limitata o assente

Cartelle e Sottocartelle

PRO
– Metodologia molto comune e conosciuta
– Autonomia di organizzazione
– Si evita l’utilizzo della carta
CONTRO
– Difficoltà nella gestione dei permessi e di accesso
– Metodo non comune di gestione e organizzazione che può creare confusione
– Rischio di duplicati dei documenti e difficoltà nel reperire la versione aggiornata
– Rischio di proliferazione delle cartelle

Software di Gestione Documentale

PRO
– Gestione efficiente di grandi moli di documenti
– Recupero immediato dei documenti al bisogno
– Elevato livello di sicurezza
– Metodo di lavoro comune che favorisce la collaborazione
– Si evita l’utilizzo della carta
– Molte opzioni di lavoro

CONTRO
– Necessita di risorse e tempo per l’implementazione
– Possono richiedere una riorganizzazione dei processi e dei contenuti

Gestione Documentale: l’errore da evitare

Dopo aver elencato alcuni pro e i contro delle diverse modalità di Gestione dei Documenti dobbiamo comunque identificre quello che sicuramente è l’errore più comune e grave nella gestione dei documenti e stiamo parlando della mancanza di un metodo comune.

Indipendentemente dal fatto che si utilizzi il cartaceo, un’organizzazione in cartelle e sottocartelle o un software di gestione documentale, il metodo di lavoro deve essere comune, ben definito e accettato da tutti all’interno della stessa organizzazione.

A volte infatti capita che diversi uffici o addirittura collaboratori stretti siano organizzati in maniera completamente diversa gli uni dagli altri. Chi è più tradizionale e stampa tutto, chi utilizza una propria organizzazione e condivide documenti via mail con conseguente proliferazione di copie con differenti versioni, chi vorrebbe organizzarsi in maniera professionale e riesce a farsi acquistare un software di gestione dei documenti che però utilizzano in pochi mentre gli altri continuano per strade diverse.

Sicuramente il fatto di non avere linee guida comuni è l’errore più grave che si possa fare perchè non solo rende inefficiente la collaborazione ma si crea un terreno fertile per la proliferazione degli errori, l’azienda perde il controllo del proprio archivio e la sicurezza viene compromessa.

Gestione Documentale: come renderla un punto di forza

In un mondo sempre più veloce dove le informazioni viaggiano ad un ritmo superiore rispetto a quello che spesso possiamo sostenere e soprattutto viene richiesta sempre più professionalità ed efficienza è facile capire quanto il tema della gestione documentale diventi sempre di più centrale per ogni azienda dai 5/10 dipendenti in su, e sono convinto del fatto che la maggior parte delle aziende nel prossimo futuro dovrà munirsi di tecnologie adatte a migliorarla.

Per fare ciò risulta importante prima di tutto che ne prendano coscienza i manager delle aziende.

Spesso mi capita di essere contattato da tecnici che, di loro iniziativa, prendono informazioni e richiedono offerte per poi presentare una richiesta ai propri superiori. La mia esperienza mi dice che questo tipo di approccio difficilmente va a buon fine, e non sto parlando del possibile acquisto di un software di gestione ma proprio del suo corretto utilizzo.

Infatti, anche se approvato dal management, se l’argomento non risulta sentito come miglioria dell’organizzazione generale rischia di diventare l’errore descritto in precedenza, cioè un modo diverso in più di gestire i documenti all’interno della stessa azienda…

Ecco quindi che per beneficiare realmente dei vanntaggi di una corretta gestione documentale questa deve diventare un obiettivo del managment dell’azienda che deve prendere consapevolezza dell’importanza di costruire un archivio centrale solido e sicuro, al servizio di tutte le figure aziendali, e della logica di processi di gestione dei documenti e dei contenuti, promuovendo l’automazione e favore così qualità.

Per approfondire questo argomento ti invito a leggere l’articolo che abbiamo scritto in merito: 7 Passi per Introdurre un Sistema di Gastione Documentale