Perché la tua azienda dovrebbe usare un DMS

Carta, carta e ancora carta. Lavori in una PMI e quando hai cominciato non avevi la minima idea di quanto fosse importante una corretta gestione dei documenti, dalla produzione alla contabilità. Con l’avvento di internet e dei personal computer arriva anche la promessa di tv e giornali: i malloppi di fogli da consultare e aggiornare sarebbero scomparsi. Non è andata proprio così, con buona pace dei tempi di lavoro.

Le aziende sono ancora legate agli archivi cartacei. In parte ignorano le potenzialità di sistemi software avanzati per organizzare la creazione collaborativa di documenti. Il DMS, acronimo di Document Management System, fa parte di questa categoria di programmi. In questo articolo voglio spiegarti perché la tua azienda dovrebbe usare un DMS.

Che cosa è un DMS

Come ti ho anticipato il document management system è un software di gestione e scambio di documenti.Gli strumenti che formano un DMS ti permettono di spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e cartaceo, massimizzando la comunicazione aziendale tra i vari reparti. Si tratta di file di testo, tabelle, immagini, video, file audio. Tutti contenuti che il programma provvede a indicizzare secondo determinati algoritmi.

Con un DMS, una volta registrato il documento, puoi seguire tutto il suo ciclo di vita, dalla nascita alla distruzione fino a ricostruire correlazioni con altre pratiche. Questo sistema ti consente di definire la privacy dei documenti più delicati garantendo l’accesso solo a determinate persone o gruppi di lavoro. O ancora, puoi leggere, rivedere, riscrivere un’informazione e inserire una firma digitale.

In definitiva, puoi realizzare qualsiasi tipo di flusso documentale. Ovvero un workflow. Quest’attività permette alle informazioni di arrivare ai diretti interessati e di essere divulgate secondo le esigenze dell’organizzazione.

Come funziona un DMS

L’inserimento dei dati in un sistema di gestione documentale avviene attraverso OCR (riconoscimento ottico dei caratteri). Questo strumento permette di separare le parti figurative di un documento da quelle testuali. Risultato? Una riduzione dei tempi di indicizzazione e archiviazione del file.

In ogni caso, il DMS è installato su un server aziendale e si dirama ad albero con percorsi organizzati che rispondono alle diverse esigenze. Ogni percorso ha una directory che ospita i documenti in maniera indipendente. Ad esempio, potresti pensare ad un’area specifica per i documenti dei dipendenti oppure riservarne un’altra per archiviare i dati di produzione. Come avrai intuito, il DMS si integra perfettamente con l’interfaccia grafica di ogni computer senza alcun tipo di interferenza.

DMS è la soluzione per la tua azienda

Il DMS è la soluzione perfetta se stai tentando di dematerializzare i documenti stampati e snellire i processi interni all’azienda. Quanti fascicoli cartacei vengono realmente consultati? Diciamoci la verità, molti sono destinati a diventare lettera muta. E quanti vengono copiati? E vogliamo parlare dei documenti che vengono smarriti?

E poi i costi di gestione della carta. Sono piuttosto onerosi. Per avere qualche numero in merito i dati più recenti risalgono al 2010: il Sole 24 Ore ha calcolato che il 40% della spesa per la gestione cartacea è costituita dal costo del personale. Invece Italia Oggi in una sua stima del 2010 ha accertato che la produzione di ogni documento cartaceo costa 0,61 €. Il costo di gestione è di 1,35 €.

Quindi per evitare sprechi puoi usare i software di archiviazione. L’impiego di un DMS apporta numerosi vantaggi. Quello più evidente? Il tuo ufficio guadagnerà nuovi spazi. Preparati a dire addio a file interminabili di cassettoni porta documenti, basterà un solo DVD. Come già detto, i costi di gestione verranno abbattuti e la riservatezza dei documenti diventerà una consuetudine, ogni dipendente consulterà solo i dati che gli competono tramite password. A guadagnarci dall’archiviazione digitale non sarà soltanto la tua azienda ma anche l’ambiente con la riduzione dell’abbattimento degli alberi.

La tua opinione

Questi sono i motivi fondamentali per usare un DMS in azienda. Tu conosci questo sistema di gestione documentale? Credi che le PMI italiane siano realmente pronte ad affrontare questo processo di digitalizzazione? Lascia la tua risposta nei commenti.

 

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Marilena D'Ambro

Giornalista, blogger e webwriter. Autrice del blog SEOchef e HostingVirtuale. "Non inizio la mia giornata senza un buon caffè e una lunga passeggiata immersa nella natura".

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