L’archiviazione professionale della posta elettronica è importante?

Oggi la posta elettronica sta sostituendo a livello globale lettere, fax e telefono. Per un’azienda puntare su un metodo avanzato per la gestione e l’archiviazione delle email è diventato fondamentale.

Con l’invio di una email abbatti le distanze. Raggiungi un cliente o un partner commerciale in pochi secondi e in ogni angolo del globo. Addirittura uno stesso messaggio può essere inoltrato a più destinatari. Questo comporta un’ottimizzazione dei flussi di lavoro, di comunicazione e una migliore organizzazione dei tempi per la tua attività. In altre parole, il tuo ufficio diventa sempre più smarter working.

L’archiviazione professionale della posta elettronica, attraverso l’uso di un DMS, non può essere più ignorata. Le PMI avvertono sempre più l’esigenza di organizzare i messaggi, archiviarli e classificarli in modo logico ed efficiente. Non credi sia necessario investire in una soluzione simile? Dai un’occhiata a questo articolo, cambierai idea.

Archiviazione professionale delle email: più spazio e sicurezza

Quante volte la tua casella email ha raggiunto la capacità massima? O ancora, hai rischiato di vanificare lo scambio di messaggi sensibili a causa degli eccessivi volumi? Sei stato costretto, quindi, a eliminare messaggi con una conseguente perdita di informazioni commerciali. E lo sai bene, per un’azienda anche i dati che sembrano superflui rappresentano un tesoro inestimabile. Una risorsa a cui attingere nei momenti più inaspettati.

So cosa stai pensando: “Risolvo il problema archiviando i messaggi in un altro PC o unità di rete, al massimo li stampo”. Fare questo è solo una soluzione a breve termine. Gli svantaggi? Non puoi condividere le email con i colleghi e non usufruisci di un’archiviazione automatica sul lungo periodo.

Un sistema di gestione professionale della posta elettronica rappresenta la soluzione ideale. Avrai spazio illimitato e potrai avere in comune le informazioni con i collaboratori. L’archiviazione delle email, poi, avviene direttamente dal sistema di posta utilizzato e non dovrai intervenire manualmente.

Questo significa maggiore sicurezza in caso di transazioni importanti. Un sistema di gestione e archiviazione professionale della posta ti protegge da manomissioni esterne, include firma elettronica conforme ai requisiti di legge. Il messaggio quindi ha valore legale ed è considerato come un documento originale.

Archiviazione professionale delle email: i dati  non sono isole

La posta elettronica contiene importanti informazioni aziendali, non puoi pensare di archiviarle in una cartella o directory personale. Eppure capita. In mancanza di linee guida da parte dell’amministrazione un numero sempre più ampio di dipendenti considera le email della società per cui lavora una sua proprietà.

Ma cosa accade, ad esempio, se un collega non c’è e tu hai bisogno di leggere i suoi messaggi? O peggio, scopri che la email di cui hai bisogno è stata inavvertitamente cancellata? Lo sai vero che smarrire le fonti di informazioni può scatenare controversie legali?

Con un’archiviazione professionale della posta elettronica le informazioni non saranno più a disposizione di una sola persona. Ad esempio, un addetto alle vendite nel momento in cui lo store manager è assente potrà accedere alle email del suo superiore.

Come? Attraverso l’accesso remoto al pool centrale di documenti, luogo che contiene i messaggi di posta elettronica. In questo modo il commesso potrà consultare le informazioni che riguardano un determinato cliente senza rischiare di mandare in fumo una vendita. E quest’azione sarà possibile a prescindere dal formato d’origine. Con un sistema avanzato di management per la gestione della posta elettronica potrai anche accedere agli allegati. Contenuti in cui si trovano dati rilevanti.

Come funziona l’archiviazione professionale della posta elettronica

In un sistema di archiviazione professionale delle email, i tempi necessari per conservare i contenuti dei messaggi vengono determinati da ogni dipendente. In ogni caso, questo strumento migliora il processo di indicizzazione. Integra automaticamente negli indici: nomi di società, l’oggetto di posta, il nome del mittente, il nome del destinatario, la data e contatti provenienti da altri database.

Il processo di archiviazione professionale di una email inizia con il monitoraggio di una cartella preimpostata di Outlook (ma puoi scegliere anche altre soluzioni). Poi, continua nel momento in cui un collaboratore inserisce un messaggio di posta elettronica in questa cartella. Pochi istanti e il contenuto della email viene archiviato in automatico. Gli allegati vengono salvati insieme al testo oppure separatamente, e aggiunti a un indice full text per permettere ricerche future. Dopo queste operazioni potrai anche eliminare il messaggio di posta dalla tua casella personale.

Ancora un dettaglio: puoi archiviare i messaggi nel loro formato di origine ma anche convertirli, scegliendo la soluzione che preferisci.

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La tua opinione

L’archiviazione professionale della posta elettronica è importante. Risparmi tempo, offri un servizio migliore ai tuoi clienti, i flussi di lavoro sono trasparenti e attraversano tutti i reparti aziendali. In altre parole, migliori la tua vita lavorativa. Tu hai già provato questo strumento? Cosa ne pensi? Racconta la tua esperienza nei commenti.

 

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