Come creare un ufficio smart working

Hai mai sentito parlare di smart working? Con questo termine si fa riferimento a una riorganizzazione del lavoro attraverso l’uso delle nuove tecnologie. L’obiettivo da raggiungere è il superamento di limiti fisici e temporali imposti dall’ufficio. Il telelavoro è uno dei punti fondanti di questo modo innovativo di concepire la propria attività.

Secondo il report pubblicato su Osservatori.Net, la diffusione dello smart working è destinata ad aumentare la produttività delle imprese fino a 27 miliardi di euro. Invece, il risparmio valutato per le aziende in termini di costi fissi si aggira intorno ai 9 miliardi di euro. Anche i lavoratori potrebbero mettere da parte fino a 4 miliardi di euro, evitando spostamenti.

Lo smart working si basa sull’uso di device personali, sistemi di gestione e archiviazione dei documenti. Ti sto parlando dei DMS, strumenti che favoriscono un corretto workflow. La tua azienda deve essere pronta a questo nuovo modello di lavoro. Essere un passo avanti ora potrebbe fare la differenza in futuro. Ecco perché voglio spiegarti come creare un ufficio smart working.

[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Creare un ufficio smart working: valuta la situazione[/x_custom_headline]

Il primo passo per mettere in atto questo moderno concetto di lavoro: valuta la situazione in ufficio. Aiuta i tuoi collaboratori a essere felici, a rimanere in contatto ovunque si trovino. In primo luogo analizza la tua personalità e quella dei tuoi dipendenti. Assicurati che tutti i componenti del team siano d’accordo ad affrontare questo cambiamento. Ognuno deve poter dire la sua opinione sulla progettazione, design e layout dell’ufficio.

[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Parola d’ordine: pianificare[/x_custom_headline]

Prima di iniziare a creare un ufficio smart working è necessario pianificare. Avere una strategia è fondamentale, il rischio è quello di deviare direzione e rinunciare a uno spazio di lavoro intelligente. Per questo motivo è importante avvalersi della collaborazione di designer e esperti delle risorse umane. Bisogna capire cosa può funzionare meglio per la tua situazione.

[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]L’obiettivo principale: il miglioramento[/x_custom_headline]

Durante il processo di trasformazione del tuo ufficio non dimenticare mai il fine da raggiungere. Ovvero il miglioramento della tua vita lavorativa o dei tuoi dipendenti, ottenendo il massimo della produttività. Più sarai impegnato maggiore sarà il risultato che raggiungerai. Se i cambiamenti non hanno un impatto diretto dopo un certo periodo di tempo aggiusta il tiro.

[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Spazi ottimizzati per ogni attività[/x_custom_headline]

Nella riprogettazione del tuo ufficio smarter working sono previsti almeno quattro nuovi spazi di lavoro. Ognuno dei quali risponde a una precisa esigenza. Se hai bisogno di concentrazione svolgerai il tua attività in un’area tranquilla. Vuoi confrontarti con un collega? Posizionati nella zona dedicata alla collaborazione.

Lo so, a volte per svolgere determinati compiti c’è bisogno di vitalità. Quindi dedica un’ ala dell’ufficio alla comunicazione, un luogo vivace in cui in cui esiste un rumore continuo produttivo. Anche la contemplazione è importante, quando vuoi rigenerare la mente occupa lo spazio riservato a questa necessità. La tua creatività tornerà a mettersi in moto.

[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Usa la tecnologia[/x_custom_headline]

L’uso di soluzioni tecnologiche favorisce la comunicazione tra collaboratori anche lontani dall’ufficio. Inoltre, i requisiti tecnologici mantengono sempre viva l’attenzione sull’identità aziendale e assicurano in ogni momento la presenza dei dipendenti. In un ufficio smarter working i telefoni vengono sostituiti dagli smartphone, i computer, la banda larga e WI-FI sono ottimizzati. E, come ti ho anticipato sopra, per una corretta gestione del tempo vengono usati anche sistemi avanzati per il management di documenti e contenuti.

[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Non trascurare la formazione[/x_custom_headline]

Un ufficio smarter working non può essere creato senza la formazione. Devi sapere come sfruttare le potenzialità della tecnologia. E se hai assunto dei dipendenti hai il dovere di trasmettergli le tue conoscenze. In altre parole, in azienda potresti aver bisogno di un periodo di formazione. Chiedi l’intervento di un consulente e datti il tempo necessario per assimilare le informazioni.

Questo momento di studio potrà considerarsi concluso solo quando avrai acquisito fiducia negli strumenti tecnologici e ogni tuo dipendente si sentirà connesso. Tutti i processi e le attività devono essere allineate. Questo è possibile solo con un gruppo di lavoro istruito e ben distribuito.

[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Tira le conclusioni[/x_custom_headline]

E’ trascorso un lungo periodo di tempo dalla creazione di un ufficio smart working, puoi cominciare a valutare i risultati. Se c’è una maggiore soddisfazione per il proprio spazio di lavoro, una diminuzione delle assenze tra i dipendenti, un aumento della felicità e produttività sei sulla strada giusta.

[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]La tua opinione[/x_custom_headline]

Creare un ufficio smart working significa rivoluzionare l’idea di lavoro. Vuol dire scegliere lo spazio e gli strumenti con cui svolgere la propria attività, avendo fiducia in se stessi. Credi che l’Italia riuscirà a procedere in questa direzione? Ora aspetto la tua opinione nei commenti

 

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