[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Come riconoscere e utilizzare un buon workflow software[/x_custom_headline]
I modelli di workflow difettosi sono piuttosto facili da riconoscere. Quando un workflow software non è stato progettato attentamente, infatti, tenderanno ad emergere work-around e gap. In altre parole, utilizzando programmi scadenti si otterranno flussi di lavoro illogici e farraginosi.
Lo scopo dei workflow software di alta qualità è quello aiutare il team di lavoro a raggiungere gli obiettivi prefissati in maniera tempestiva ed efficace. Scegliendo un sistema affidabile sarai in grado di creare prodotti e servizi più coerenti e sicuri, nonché capaci di rispettare regole applicabili.
Tuttavia un buon software di lavoro non deve essere troppo rigido e statico. I migliori infatti sono quelli capaci di far fronte anche a situazioni impreviste, come ad esempio l’assenza di un membro chiave dello staff.
Scegliendo gli strumenti giusti potrai pianificare ed eseguire i tuoi compiti con eccezionale efficienza riducendo i tempi di lavoro e, se decidi di affidarti a un sistema gratuito, potrai anche abbattere i costi.
Alcuni DMS, come ad esempio LogicalDOC, offrono un servizio di gestione documentale completo, che consente di organizzare il lavoro e conservare i documenti in modo sicuro. Inoltre diversi software (tra cui logicalDOC) hanno un workflow managment integrato che aiuta il team di lavoro a rendere l’azienda più veloce ed efficiente.
Ma come migliorare il tuo workflow? Ecco i 5 consigli per ottimizzarlo al massimo!
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[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]5 consigli per migliorare il tuo workflow e rendere il team più efficiente[/x_custom_headline]
[x_custom_headline type=”left” level=”h3″ looks_like=”h5″]1. Inizia con un brainstorming[/x_custom_headline]
Anche se pensi di aver memorizzato il tuo metodo di lavoro, fare un po’ di brainstorming è comunque una buona idea per definire i punti deboli e quelli forti. Affinché questa operazione sia efficace, quanti partecipano alla sessione devono cercare di tracciare una mappa del workflow adottato. Dopo ogni passaggio si dovrà quindi rispondere alla domanda: “cosa succede poi?”.
Se il flusso di lavoro richiede inoltre che si prendano delle decisioni, è necessario sottolineare quando questo accade e come procederà il lavoro a seconda della decisione assunta. Ricordiamo che durante il brainstorming è necessario analizzare il workflow dall’inizio alla fine, cercando di sottolinearne le falle e i difetti. Solo in questo modo sarà possibile migliorarlo.
[x_custom_headline type=”left” level=”h3″ looks_like=”h5″]2. Usa i risultati del brainstorming per migliorare il workflow[/x_custom_headline]
Una volta che hai tracciato il tuo attuale workflow (inclusi tutti i suoi difetti), è il momento di cambiarlo. A tal proposito è necessario porsi alcune domande. Dov’è che le cose potrebbero essere fatte meglio seguendo un ordine diverso? È possibile automatizzare più passaggi?
Cerca di dare un ordine corretto a tutti gli step del tuo workflow, eliminando quelli che non sono necessari o che si ripetono. Dopodiché cerca di capire di chi è la responsabilità degli errori che hai rilevato nel tuo modello di workflow, facendo un’onesta valutazione sulle persone coinvolte e sulle loro capacità. Chiediti inoltre se hai effettivamente assegnato i vari compiti, tenendo conto delle abilità di tutti i membri del tuo team di lavoro.
[x_custom_headline type=”left” level=”h3″ looks_like=”h5″]3. Cerca di capire se alcuni passaggi possono essere fatti in parallelo[/x_custom_headline]
Lo spreco di tempo è sempre un male, soprattutto nel lavoro. È necessario quindi cercare di essere il più veloci ed efficienti possibile. Analizza il tuo flusso di lavoro e tenta di capire se alcuni passaggi possono essere effettuati contemporaneamente, invece che in sequenza. Questo è un consiglio che tornerà utile soprattutto a quanti utilizzano workflow piuttosto complessi.
[x_custom_headline type=”left” level=”h3″ looks_like=”h5″]4. Definisci in modo chiaro i ruoli e le responsabilità[/x_custom_headline]
Un modello workflow efficiente dipende da una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità di ogni membro del team di lavoro. Ognuno infatti deve sapere con precisione cosa fare e quando farlo. In questo modo, se si presentano delle scorrettezze potrai sempre individuare il responsabile dell’errore.
[x_custom_headline type=”left” level=”h3″ looks_like=”h5″]5. Rendi il workflow costantemente accessibile[/x_custom_headline]
Utilizzando un valido programma gestione documenti (DMS) con un archivio digitale accessibile da cloud, tu e gli altri membri del tuo team di lavoro potrete accedere a tutti i dati e ai file memorizzati anche quando non siete in ufficio. In altre parole, i dati diventano accessibili da qualsiasi dispositivo e da qualunque luogo. Per farlo basterà una connessione internet. Il tutto in un ambiente affidabile.
Scegliendo un valido workflow software, infatti, sarà possibile recuperare i dati salvati tramite cloud in completa sicurezza. File che potranno anche essere scaricati, modificati e condivisi con gli altri membri del team di lavoro.
Per approfondire: Cosa è un workflow documentale
