5 Consigli per Ottimizzare il Tuo Workflow

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Come riconoscere e utilizzare un buon workflow software


I modelli di workflow difettosi sono piuttosto facili da riconoscere. Quando un workflow software non è stato progettato attentamente, infatti, tenderanno ad emergere work-around e gap. In altre parole, utilizzando programmi scadenti si otterranno flussi di lavoro illogici e farraginosi.

Lo scopo dei workflow software di alta qualità è quello aiutare il team di lavoro a raggiungere gli obiettivi prefissati in maniera tempestiva ed efficace. Scegliendo un sistema affidabile sarai in grado di creare prodotti e servizi più coerenti e sicuri, nonché capaci di rispettare regole applicabili.

Tuttavia un buon software di lavoro non deve essere troppo rigido e statico. I migliori infatti sono quelli capaci di far fronte anche a situazioni impreviste, come ad esempio l’assenza di un membro chiave dello staff.

Scegliendo gli strumenti giusti potrai pianificare ed eseguire i tuoi compiti con eccezionale efficienza riducendo i tempi di lavoro e, se decidi di affidarti a un sistema gratuito, potrai anche abbattere i costi.

Alcuni DMS, come ad esempio LogicalDOC, offrono un servizio di gestione documentale completo, che consente di organizzare il lavoro e conservare i documenti in modo sicuro. Inoltre diversi software (tra cui logicalDOC) hanno un workflow managment integrato che aiuta il team di lavoro a rendere l’azienda più veloce ed efficiente.

Ma come migliorare il tuo workflow? Ecco i 5 consigli per ottimizzarlo al massimo!

5 consigli per migliorare il tuo workflow e rendere il team più efficiente

1. Inizia con un brainstorming


Anche se pensi di aver memorizzato il tuo metodo di lavoro, fare un po’ di brainstorming è comunque una buona idea per definire i punti deboli e quelli forti. Affinché questa operazione sia efficace, quanti partecipano alla sessione devono cercare di tracciare una mappa del workflow adottato. Dopo ogni passaggio si dovrà quindi rispondere alla domanda: “cosa succede poi?”.
Se il flusso di lavoro richiede inoltre che si prendano delle decisioni, è necessario sottolineare quando questo accade e come procederà il lavoro a seconda della decisione assunta. Ricordiamo che durante il brainstorming è necessario analizzare il workflow dall’inizio alla fine, cercando di sottolinearne le falle e i difetti. Solo in questo modo sarà possibile migliorarlo.

2. Usa i risultati del brainstorming per migliorare il workflow


Una volta che hai tracciato il tuo attuale workflow (inclusi tutti i suoi difetti), è il momento di cambiarlo. A tal proposito è necessario porsi alcune domande. Dov’è che le cose potrebbero essere fatte meglio seguendo un ordine diverso? È possibile automatizzare più passaggi?
Cerca di dare un ordine corretto a tutti gli step del tuo workflow, eliminando quelli che non sono necessari o che si ripetono. Dopodiché cerca di capire di chi è la responsabilità degli errori che hai rilevato nel tuo modello di workflow, facendo un’onesta valutazione sulle persone coinvolte e sulle loro capacità. Chiediti inoltre se hai effettivamente assegnato i vari compiti, tenendo conto delle abilità di tutti i membri del tuo team di lavoro.

3. Cerca di capire se alcuni passaggi possono essere fatti in parallelo


Lo spreco di tempo è sempre un male, soprattutto nel lavoro. È necessario quindi cercare di essere il più veloci ed efficienti possibile. Analizza il tuo flusso di lavoro e tenta di capire se alcuni passaggi possono essere effettuati contemporaneamente, invece che in sequenza. Questo è un consiglio che tornerà utile soprattutto a quanti utilizzano workflow piuttosto complessi.

4. Definisci in modo chiaro i ruoli e le responsabilità


Un modello workflow efficiente dipende da una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità di ogni membro del team di lavoro. Ognuno infatti deve sapere con precisione cosa fare e quando farlo. In questo modo, se si presentano delle scorrettezze potrai sempre individuare il responsabile dell’errore.

5. Rendi il workflow costantemente accessibile


Utilizzando un valido programma gestione documenti (DMS) con un archivio digitale accessibile da cloud, tu e gli altri membri del tuo team di lavoro potrete accedere a tutti i dati e ai file memorizzati anche quando non siete in ufficio. In altre parole, i dati diventano accessibili da qualsiasi dispositivo e da qualunque luogo. Per farlo basterà una connessione internet. Il tutto in un ambiente affidabile.
Scegliendo un valido workflow software, infatti, sarà possibile recuperare i dati salvati tramite cloud in completa sicurezza. File che potranno anche essere scaricati, modificati e condivisi con gli altri membri del team di lavoro.

Per approfondireCosa è un workflow documentale