Il termine Lean Process sembra estremamente complicato : moltissimi pensano che sia legato a dei processi e delle filosofie complicatissime.
Ma, quando parliamo di Lean Process e Manufacturing, di che cosa stiamo parlando?
La produzione snella (dall’inglese lean manufacturing o lean production) è una filosofia che mira a minimizzare gli sprechi fino ad annullarli. – Wikipedia
In realtà non si parla di nient’altro che di un processo di snellimento di alcune procedure che possono facilitare il rapporto tra i vari dipartimenti e permettono, giorno per giorno, di lavorare in maniera più rapida, facile ed efficiente.
È possibile applicare i Lean Process alla tua azienda, e di cosa si tratta esattamente?
Prima di tutto partiamo dal concetto di Lean Manufacturing che ti permetterà di comprendere esattamente cosa vuol dire un processo “Lean” e come questo possa essere applicato alla tua impresa.
Molte organizzazioni di grande o piccola taglia, sono disorganizzate, disconnesse e caotiche, e la documentazione è poco accurata e i processi operazionali sono incompleti. Tutte le operazioni sono ritardate o poco produttive proprio a causa di una cattiva organizzazione del lavoro.
Quante volte, a causa di una mancata comunicazione o di una svista, un progetto ha preso una brutta piega? Sicuramente questo tipo di cose accadono spesso. Ma è possibile evitare questo tipo di situazioni? E perché i workflow sono spesso caotici e poco produttivi?
Nessun processo è sviluppato per essere caotico o inefficiente.
In realtà la sola ragione che spinge un’azienda a creare un processo risiede esattamente nella possibilità di semplificare e standardizzare una serie di passaggi e permettere il miglioramento del flusso lavorativo raggiungendo quindi il proprio obiettivo con il minimo sforzo.
Il Lean Manufacturing e il Lean Process nascono come una strategia di riduzione di costi senza una perdita di qualità.
Molti pensano che questa strategia possa essere applicata solamente ai processi relativi alla produzione, ma questa filosofia può essere applicata a qualsiasi tipo di processo e in qualsiasi organizzazione. Perchè?
La Lean Manufacturing (o lean process) non è nient’altro che una strategia che ti aiuterà a ridurre i costi legati ad un progetto o a un programma semplicemente organizzando meglio la tua impresa.
La nascita del termine Lean
Lean, o Snello, è un termine che è stato inserito nel contesto economico dalla Toyota negli ultimi anni ’80 da un team di sviluppatori capitanati dal pluripremiato Jim Womack .
Qualora tu sia curioso di saperne di più sulla nascita di questo termine e su come lo stesso Jim abbia sviluppato il concetto e le caratteristiche che poi hanno reso famoso questa filosofia economica, ti preghiamo di leggere il libro Lean Thinking, scritto dallo stesso Womack in collaborazione con Dan Jones.
Ci sono moltissimi altri libri che ti spiegheranno come applicare il Lean Managment all’interno della tua società, ti consigliamo di leggere i vari testi a riguardo…
ma se tu hai voglia di scoprire come gestire meglio la tua azienda in pochi passi, noi di Logicaldoc abbiamo creato una guida alla gestione aziendale applicata alla Lean Startup. Clicca qui per leggere subito l’articolo!
Perchè molte aziende non riescono ad avere processi semplici ed organizzati?
La maggior parte dei processi normalmente fallisce per due ragioni:
La prima è la mancanza di preparazione: molte delle strategie e dei processi applicati non sono studiati con abbastanza attenzione prima di essere messi in atto.
In questi casi il processo viene creato e messo insieme durante un lungo periodo di tempo e da diverse persone che avranno diverse maniere di approcciarsi al problema e che vogliono, con il processo, ottenere differenti obiettivi.
È importante che un processo sia creato da un una singola persona o da un team di esperti, in modo da ottenere un processo omogeneo ed ordinato.
Quando, in un processo, ci sono molteplici autori a metterci mano, si rischia di avere un processo confuso, dove ci si ritroverà a dover riempire molti formulari e dove effettuare moltissimi scambi di email e comunicazioni inutili.
Sai che succede quando cerchi di capire perchè il processo non sia mai stato snellito?
Le varie persone che partecipano nel processo semplicemente rispondo – perché così si è sempre fatto.
La routine procedurale è il nemico dell’ottimizzazione.
Non domandarsi le ragioni dietro alla creazione di un processo o di una delle sue parti non permetterà una crescita dello stesso.
Dubita sempre di chi non mette in discussione un processo!
La seconda ragione è che i processi hanno la tendenza a rovinarsi con il tempo.
Le persone accettano facilmente lo status quo imposto dalle procedure già presenti in azienda perchè fanno parte della propria abitudine o semplicemente perchè non vogliono mettere in discussione il ragionamento dietro la procedura.
Un processo deve essere sempre rivisto e deve adattarsi al presente con grande flessibilità.
Un processo che viene creato oggi potrebbe non essere considerato valido domani: il mondo cambia in continuazione.
Quando guardi i vari passaggi di un processo, effettivamente, ti accorgerai che, con il passare del tempo tutta la situazione attorno al processo è cambiata, tranne il processo stesso.
Qual è l’impatto di un processo sbagliato all’interno di un’azienda?
Implementare un processo sviluppato male o che non sia aggiornato correttamente può avere un impatto drammatico negli affari, così come nella tua vita professionale e personale.
Un articolo pubblicato dalla Harvard Business spiega esattamente l’impatto su un’impresa sia a livello dei costi, sia nel livello di motivazione tra gli impiegati sia nel ricavato. Clicca qui per saperne di più.
Come salvarsi con i principi del Lean Manufacturing
Fino adesso abbiamo spiegato quali sono i vari fattori che possono creare un cattivo processo o quali sono le cause a questo associate, ma come possiamo applicare effettivamente il Lean Process nella pratica?
I 6 step per creare una strategia basata sul Lean Manufacturing
Ci sono moltissimi esperti che passano la loro vita ad aiutare aziende a migliorare grazie alla filosofia Lean, aiutando i capi d’azienda a migliorare ogni singolo aspetto della propria impresa.
In questa guida, invece, ti aiuteremo con i 6 principi base della Lean manufacturing e come applicare questi principi nella propria vita professionale.
1 – Concentrati sui clienti
Non essere confuso dalla parola cliente. Un cliente non deve essere una persona alla quale la tua azienda vende un prodotto o un servizio, può essere il tuo capo, il tuo collega o un gruppo di persone interne all’azienda che beneficiano del tuo lavoro. Un cliente è semplicemente chi dovrebbe ricavare un vantaggio dal tuo processo.
2 – Cerca di capire quali sono i punti importanti che, effettivamente, risolvono il problema
La parola “Effettivamente” sembra superflua nella frase sopra, ma è invece una delle parole chiave che ti permetteranno di capire di cosa sto parlando.
Assumere che un processo funziona così com’è, è una scusante per non migliorare.
Proprio per questa ragione è importante avere il parere di una persona neutrale, che quindi non ha niente a che fare con il processo, che possa guardare ai vari passaggi relativi al tuo processo e cercare di eliminare i passaggi che sono inutili o incomprensibili.
Abbiamo veramente bisogno di un parere imparziale?
Sì, e questo è il perché.
Chiedere ad una persona che non ha nessun rapporto con il processo o con le persone coinvolte nello stesso può dare un parere oggettivo su come migliorare il processo ed ottimizzarlo in modo tale da raggiungere con meno fatica lo scopo prefissato.
3 – Rimuovi l’inutile
È importante capire che si può ottimizzare durante tutti i passaggi di un processo!
Sai che ci sono founders, nel mondo, che calcolano letteralmente i passi che i propri impiegati devono effettuare tra una postazione di lavoro o un’altra?
Questo tipo di atteggiamenti dimostrano i tratti che differenziano un leader da un semplice capo: chi si occupa di gestire degli impiegati deve eliminare qualsiasi costo inutile relativo alla produzione, anche il tempo di pochi passi da un posto ad un altro!
Per questo la distanza tra una postazione ed un’altra risulta essere importante: perché anche pochi secondi possono fare la differenza durante un processo!
Ci sono altre domande che ti aiuteranno a migliorare i processi.
Quando stai rivedendo un processo specifico, per esempio, chiediti cose come “questo formulario è troppo complicato?”, oppure “posso automatizzare questo passaggio?”.
La chiave per risparmiare è mettersi nei panni di ogni lavoratore.
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4 – Verifica se sta funzionando
Non mi piace utilizzare il termine “analizzare i KPI” e preferisco essere più chiaro: bisogna sempre verificare se funziona.
Come fare?
Hai questo nuovo processo e vuoi verificare se funziona o meno, e per farlo devi dare tempo al tempo ed aspettare che il processo produca, effettivamente, dei risultati. Una volta che si hanno abbastanza dati ed è passato abbastanza tempo, sarà necessario verificare se il processo ha faglie guardando al rapporto tra il costo/sforzo e guadagno.
Se si nota che il processo non porta miglioramenti e, anzi, ha appesantito l’andamento di un flusso di lavoro, bisogna modificarlo o eliminarlo.
Non esitare a rimettere le mani su un nuovo processo
Ammettere di aver sbagliato e cercare di cambiare è il primo passo per migliorare la propria maniera di lavorare.
5 – Dai potere a chi si trova nel processo]
Generalmente, la persona alla quale viene richiesto di migliorare un processo è la stessa persona che utilizza lo stesso processo giorno dopo giorno.
Per questa ragione è importante richiedere feedback a queste persone e dare loro il ruolo che si meritano: forse potranno insegnarti una migliore maniera di raggiungere lo stesso obiettivo.
6 – Continua a migliorare sistematicamente
C’è una citazione che potrà darti l’idea di cosa voglia trasmettere in questo punto:
La sola costante è il cambiamento
Questo significa che bisogna sempre rivedere i processi per capire come i cambiamenti lavorativi possano aver influenzato il processo stesso e come si può migliorare il tutto allo stato attuale delle cose.
Ma quanto spesso?
La riposta più corretta da darti sarebbe “Dipende”, ma questo non è una risposta che ti soddisfa, allora ti daremo un consiglio.
Fissa dei periodi di prova per il controllo dei processi, con cicli di verifica più chiusi per i processi più vitali per l’impresa.
Ci sono imprese che verificano i processi mensilmente, quadrimestralmente e annualmente.
Ma, alla fine, ha senso applicare la filosofia del Lean Manufacturing?
Prima di rispondere a questa domanda bisogna chiedersi onestamente se la propria impresa abbia dei problemi. Se la tua risposta è sì, il Lean Manufacturing ti permetterà di definire in quale punto dei processi c’è una perdita di denaro, di risorse o di tempo.
Un ultimo avviso – Fallo senza indugi
Lo slogan della nike direbbe soltanto “Just do it”.
Womack e Jonest raccomandano ai manager e i quadri di iniziare il cambiamento della propria azienda, attraverso la nuova filosofia lean manufacturing, semplicemente rispondendo a questo tre domande che sconvolgeranno l’intera organizzazione dell’impresa:
1 – Quali problemi con i clienti questa azienda deve risolvere per poter prosperare?
2 – Come deve cambiare l’organizzazione dell’azienda per essere sicuro che ogni passaggio di un processo abbia valore e che ogni processo sia collegato e composto in maniera regolare e diretta?
3 – Come può il management, assicurarsi che ogni processo sia verificato dalla persona competente in modo da garantire il valore dei processi stessi e la loro attualizzazione in accordo con le regole del Lean process?
Queste domande possono migliorare la tua azienda in pochi secondi, facci sapere se sei pronto a cambiare la tua azienda in meglio!
