Perché avere una chat interna all’impresa?
Ci sono pochissime cose tanto importanti quanto una buona comunicazione interna all’impresa e, nonostante i software di messaggistica istantanea (o Instant Messaging) siano utilizzati principalmente per uso personale o per intrattenimento, moltissime imprese di piccola e media taglia hanno incorporato questo tipo di tecnologia nella vita lavorativa dei propri impiegati, integrando questo tipo di comunicazione con altre tecnologie classiche già utilizzate in azienda, come le email, e ottenendo migliori prestazioni proprio grazie ai vantaggi più evidenti della messaggistica istantanea.
Questo tipo di tecnologia è in tempo reale, come una chiamata telefonica, ma offre la capacità di salvare le conversazione, proprio come un’email, in modo da poter eseguire rapidamente e monitorare tutti gli scambi effettuati tra i vari impiegati.
La messaggistica istantanea non nasce per rimpiazzare email, meeting oppure eventi all’interno dell’azienda, strumenti che sono sempre necessari per project manager e team, ma aiuta l’interazione tra i vari dipartimenti.
In questo articolo scopriremo insieme i vantaggi della messaggistica istantanea che ti permetteranno di ampliare e definire la comunicazione interna della tua azienda.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Quali sono i 5 vantaggi delle chat per uso interno all’azienda?[/x_custom_headline]
Quando si guarda a certi tipi di tecnologie, si ha sempre paura di non comprendere completamente quali siano i vantaggi e gli svantaggi, così come gli scopi ultimi, di tali tecnologie. Proprio per questa ragione abbiamo voluto elencare alcuni dei più evidenti vantaggi che questo tipo di messaggistica istantanea può apportare alla tua azienda:
[x_custom_headline type=”left” level=”h3″ looks_like=”h5″]1 – Avere funzioni di chat di gruppo con registri[/x_custom_headline]
Quando si necessita di moltissime informazioni, magari da diversi dipartimenti, e non si vuole perdere tempo con email e meeting, le chat diventano fin da subito delle ottime opzioni per raggruppare le idee ed effettuare il classico brainstorming.
La Chat, come detto in precedenza, diviene anche un registro, permettendo di rivedere le informazioni ottenute ed i tempi di risposta per l’ottenimento di tali informazioni.
[x_custom_headline type=”left” level=”h3″ looks_like=”h5″]2 – La possibilità di connessione remota[/x_custom_headline]
Si può chattare in qualsiasi momento: come tutti sanno, per contattare una persona è necessario solamente la pressione di un dito. In questo senso non esiste nessun limite, la distanza non risulta più essere un problema e non limita nemmeno il tempo di risposta.
Anche condividere file diventa facilissimo. Moltissimi DMS come Logicaldoc, hanno dei sistemi di messaggistica integrati che permettono d’interagire a stretto contatto con la documentazione necessaria.
[x_custom_headline type=”left” level=”h3″ looks_like=”h5″]3 – Permette di completare la comunicazione[/x_custom_headline]
Al momento non è possibile separare la chat da altri metodi di comunicazione più classici: email, telefono e meeting continuano ad essere degli strumenti utilissimi (se usati correttamente), per la condivisione d’informazioni e non solo.
È proprio nel supporto agli altri strumenti che la chat diviene necessaria e funzionale: ad esempio quando si partecipa ad un meeting e si vogliono chiedere informazioni ad un collega senza interrompere il gruppo, la chat diviene un’amica indispensabile.
Moltissime imprese utilizzano chat per ottenere informazioni durante chiamate in real-time con i clienti.
Diventa più facile gestire anche delle operazioni multitasking: mentre passare da una chiamata ad un’altra senza preparazione può essere problematico, avere più chat allo stesso tempo non è un problema per moltissime persone (l’esempio estremo sono le chat utilizzate sui social media, dove si parla con decine di persone allo stesso tempo).
[x_custom_headline type=”left” level=”h3″ looks_like=”h5″]4 – Una comunicazione internazionale[/x_custom_headline]
Grazie all’utilizzo di uno strumento di testo come la chat, è possibile comunicare con diversi stabilimenti che non sono per forza basati nello stesso paese.
Le più grandi aziende internazionali hanno gli SS (Shared Services, come Accounting e Finance) in paesi come India, Repubblica Ceca o Portogallo, e per comunicare utilizzano l’inglese.
Come è facilmente immaginabile, l’immediatezza della lingua scritta risulta molto più semplice di una conversazione telefonica, permettendo alla maggior parte degli impiegati di poter interagire in tutto il mondo senza fatica.
[x_custom_headline type=”left” level=”h3″ looks_like=”h5″]5 – Un risparmio di spazio e di denaro[/x_custom_headline]
Moltissime piattaforme hanno delle versioni gratuite oppure un costo irrisorio e fisso da pagare mensilmente.
Questo significa non dover pensare ai costi relativi alle chiamate nazionali o all’estero, ed è possibile pianificare con più facilità un budget legato alla comunicazione d’impresa.
Lo spazio utilizzato dagli IM, inoltre, è irrisorio, occupando solo una piccola parte dei server di cui la maggior parte delle imprese dispone.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Dove trovare un servizio IM a buon prezzo[/x_custom_headline]
Come spiegato in precedenza è sempre possibile ottenere degli IM di prova per delle aziende particolarmente piccole. In altri casi, invece, è possibile utilizzare dei servizi specifici per aziende medio-grandi: Hipchat, per esempio, risulta essere una buona alternativa.
Per chi invece vuole lavorare con un DMS, alcuni di questi offrono anche dei servizi di messaggistica che possono essere interessanti: un esempio è proprio Logicaldoc, che dispone di un sistema di messaggistica interna.
In definitiva è necessario trovare una maniera di comunicare rapidamente e ad un costo bassissimo, e l’utilizzo della chat ricopre sicuramente un nuovo ruolo chiave che gli altri strumenti non sono riusciti a svolgere. Se non hai ancora una chat interna per la tua impresa, è estremamente consigliato di cercarne una il più rapidamente possibile, in modo da poter usufruire fin da subito dei vantaggi che questa tecnologia può offrire alla tua azienda.
Vuoi saperne di più su cos’è un DMS e come introdurlo in azienda? Leggi anche: Sistema di Gestione Documentale – Guida all’introduzione in azienda
