Lavorare in team, oltre che a portare dei vantaggi, ha numerosi pericoli nascosti dietro l’angolo. Uno di questi è la perdita e la gestione disordinata di informazioni, dovuto ad un non coordinamento e alla comunicazione inefficiente.
Ottenere l’informazione giusta al momento giusto può essere la determinante di una una performance positiva, potrai farlo solo se tutti i membri del team saranno in grado di condividere ed acquisire l’informazione. Per questo nelle aziende vi è la necessità di implementare un DMS o meglio un Document Management System, (ti consiglio di leggere questo articolo per saperne di più), efficiente e capace di rendere l’informazione dinamica e sicura.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Sali sul Podio![/x_custom_headline]
Se invece sei a capo di un team e non sei in grado di adottare un sistema di gestione dei documenti elettronico, allora puoi suggerire alla tua organizzazione di provare Podio.
Podio è un’applicazione completamente on-line capace di sintonizzare in modo chiaro e semplice le informazioni necessarie affinché un progetto raggiunga i suoi obiettivi, e sopratutto migliorare la tua vita lavorativa, Molti l’hanno definito anche il social network aziendale, questo paragone può già iniziare a farti percepire cosa esso sia.
Quello che ti permetterà di fare è di poter prendere decisioni manageriali mostrandoti tutte le informazioni necessarie all’istante.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Come si usa Podio?[/x_custom_headline]
Entriamo più nel dettaglio per comprendere meglio quali sono le potenzialità di questo gestionale 2.0 dell’era del digitale.
Basta iscriversi con una mail, preferibilmente quella aziendale, a questo link e per i primi 5 collaboratori l’iscrizione sarà gratuita.
Una volta effettuato l’accesso avremo il nostro spazio di lavoro, che sarà possibile usarlo come una bacheca e ricevere tutti gli aggiornamenti sulle attività dai nostri collaboratori.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]La tua bacheca su Podio[/x_custom_headline]
Definiamo prima cosa è uno spazio di lavoro: è una piattaforma dove tutti i tuoi collaboratori, da te autorizzati, possono interagire. Di solito sono spazi destinati ai membri di una organizzazione, anche se non sono esclusi i casi di componenti esterni che per un determinato progetto possono essere autorizzati a visualizzare lo spazio di lavoro e ad averne l’accesso.
In Podio esistono tre tipi di workplace:
- privato: la cui visibilità sarà concessa solo tramite un invito e sarà visibile solo a te e agli invitati;
- aperto: che è reso disponibile per tutti i dipendenti dell’organizzazione e tutti possono partecipare;
- un terzo è destinato alle organizzazioni che hanno fornito ai loro dipendenti un indirizzo e-mail con il dominio dell’azienda. In questo caso il workplace sarà aperto a tutti i dipendenti e può trasformarsi anche in uno strumento di socializzazione.
Sul workplace, come detto, sarà possibile interagire, ottenere informazioni aggiornate, comunicare con gli altri membri, ma in che modo?
Semplicemente usando delle vere e proprie app, cioè degli strumenti che ti permetteranno di organizzare e gestire il tuo lavoro.
Ottenere le app è molto semplice, hai un market a tua disposizione con strumenti già pronti all’uso, oppure puoi creartele a seconda dei tuoi bisogni.
Usando dei template che Podio ti da a disposizione, puoi modificarli ed aggiungere le caratteristiche necessarie alle tue esigenze, ottenendo l’app perfetta per il tuo lavoro.
Questa possibilità di personalizzazione rende le potenzialità di questa piattaforma veramente infinite, e va ad aggiungere alle oltre 1 milione di app quelle create dalla tua fantasia.
Tra i template disponibili te ne segnalo alcuni che sono tra i più interessanti e che sfruttano le potenzialità di Podio:
- Workflow, ti consente di creare dei flussi di lavoro aggiornati in tempo reale.
Ti basterà inserire delle condizioni che saranno usate da Podio per creare ed assegnare in modo automatico le task ai membri del tuo team.
Ti faccio un esempio, al termine del completamento di alcune task Podio assegnerà, seguendo il flow del lavoro, le task successive agli assegnatari. .
- Webform, con questo template puoi creare il tuo form personalizzato e condividerlo all’esterno di Podio. Potrai usarlo per creare un form sul tuo sito internet oppure inviarlo per e-mail.
Le informazioni ricavate dal form andranno ad alimentare in modo automatico il tuo workflow su Podio. Avrai tutte le informazioni che ti servono in una unica piattaforma ed immediatamente condivise con tutti i membri del tuo team.
- Podioshare, hai la possibilità di estendere la condivisione dei documenti anche all’esterno e non sono con chi è collegato al tuo workplace, molto utile per scambiare importanti documenti con i clienti o fornitori.
Oltre che ad usare le app, su Podio puoi anche comunicare con i tuoi collaboratori. Ad ogni attività puoi aggiungere dei commenti o mettere un mi piace. Per facilitare la comunicazione è disponibile anche un servizio di messaggistica istantanea.
Podio ti offre anche un Calendario che ti consente, non solo di rimanere in linea con il tuo piano di lavoro e rispettare le scadenze. Il calendario è anche sincronizzato con i tuoi colleghi e quindi puoi visionare i loro impegni e non rischiare di assegnare troppe task e aumentare il carico di lavoro.
Inoltre gli eventi presenti sul calendario di podio possono essere sincronizzati anche con gli altri tuoi calendari, come Google Calendar, Outlook Calendar oppure iCal, e quindi gestire tutta la tua agenda da un unico posto.
Un altra caratteristica di questa piattaforma che ne aumenta ancora di più le potenzialità è quella di poter condividere file da database esterni, infatti Podio è integrato con tutti i maggiori servizi di condivisione file – Google Drive, Dropbox, ShareFile, Box, HighTail e OneDrive.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Podio disponibile anche in movimento[/x_custom_headline]
Se sei sempre in movimento e hai bisogno di continuare a lavorare, Podio fa al caso tuo. Oltre che per PC esiste anche una versione per smartphone e quindi avrai la possibilità di interagire con il tuo workplace e ricevere le notifiche degli aggiornamenti delle attività direttamente sul tuo cellulare.
Se ti interessa sapere quali altre app puoi usare per aumentare la tua produttività in movimento ti consiglio di leggere questo articolo.
Con Podio avrai la possibilità di aumentare la produttività del tuo team senza rinunciare alla facilità d’uso di un social network. Se già utilizzi Podio per collaborare, raccontaci la tua esperienza.
