Come migliorare la comunicazione in ufficio?

comunicazione in ufficio

Domanda interessante, non trovi? La comunicazione in ufficio è importante. Quando questo aspetto diventa inefficace la produttività ne risente. E anche i rapporti e colleghi iniziano a rovinarsi. Risultato? Tanto stress da lavoro e poco tempo da dedicare ai propri compiti. Come risolvere questo problema? Come ritrovare il benessere sul posto di lavoro? Ecco qualche consiglio utile per affinare la comunicazione in ufficio.

La comunicazione in ufficio è condivisione degli obiettivi

Il primo passo per una buona comunicazione in ufficio è conoscere l’obiettivo. È fondamentale informare i dipendenti degli scopi a medio e lungo termine. Dai loro tutti gli strumenti necessari per lavorare. Inoltre, è buona pratica creare dei documenti. In questo modo fai comprendere agli impiegati la policy interna dell’ufficio e le procedure. E questo non vale solo per i nuovi arrivati. Per condividere le informazioni potresti usare anche un sistema di gestione documentale avanzato.

Il dialogo deve cominciare dall’alto

La comunicazione deve partire dai vertici. Il capo ufficio deve essere in grado di coinvolgere i colleghi nelle decisioni comuni. Gli impiegati devono sentirsi parte di un’organizzazione, di un progetto, di una famiglia. Ognuno deve avere la possibilità di dire la sua. Soprattutto se ci sono provvedimenti vitali da prendere.

Certo, la comunicazione diretta è sempre la formula migliore. Ma anche le nuove tecnologie non sono da sottovalutare. Mettono a disposizione nuovi strumenti che aiutano a migliorare il dialogo. Qualche esempio? Gruppi, newsletter, social network dell’ufficio.

Per approfondire: L’archiviazione della posta elettronica è importante?

Comunicare vuol dire creare un legame

Una buona comunicazione in ufficio serve per condividere le informazioni. È utile anche per coinvolgere i dipendenti nei momenti cruciali, giusto? Ma c’è anche un’altra caratteristica da non trascurare: attraverso la comunicazione si creano legami tra persone. È vero, si tratta dei colleghi. Ma instaurare rapporti umani aumenta la collaborazione.

Lo so cosa stai pensando: “Come posso favorire il dialogo tra le persone che lavorano con me?”.Organizza degli incontri al di fuori dell’orario di ufficio. Ad esempio: aperitivi, vacanze, cene. Durante questi eventi non chiacchierare di argomenti legati all’ufficio ma di film, libri, musica. Insomma, costruisci relazioni basate anche su passioni comuni. In altre parole, metti in atto una buona team building.  Può sembrare banale, ma conoscersi è il primo passo per migliorare la comunicazione in ufficio.

Ascoltare è importante

Non puoi migliorare la comunicazione in ufficio senza metterti in ascolto. Devi ascoltare i tuoi colleghi per riorganizzare il flusso delle informazioni. L’ascolto, però, deve essere sincero. Devi mostrare di aver compreso le necessità dei dipendenti. Sii partecipe, fai domande e mostra interesse. Le persone devono sapere di poter contare su di te quando hanno un problema.

Allo stesso tempo, cerca di capire quando è il momento di lasciare i giusti spazi e fare silenzio. Non interrompere, è sinonimo di maleducazione e invadenza. Ricorda, in caso di discussioni parla dei tuoi dubbi con tranquillità e senza accusare nessuno. Assicurati che il confronto resti sul piano professionale.

Per approfondire: 5 consigli per scegliere il PC da ufficio.

Comunicazione in ufficio: la tua opinione

La comunicazione in ufficio è fondamentale. Le attività lavorative raggiungono i risultati sperati grazie a informazioni chiare. Questo migliora i rapporti con i superiori e i propri colleghi. La comunicazione avvicina, abbatte le distanze, apre la strada alla cooperazione reciproca. In una parola: crea fiducia.

Tutti questi elementi rendono un posto di lavoro efficace e produttivo. Ma non solo. Il dialogo è il seme da cui germogliano occasioni di crescita personale e professionale. E tu come hai migliorato la comunicazione in ufficio? Conosci altre soluzioni? Lascia la tua risposta nei commenti e aiutami a migliorare questo articolo.

 

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Marilena D'Ambro

Giornalista, blogger e webwriter. Autrice del blog SEOchef e HostingVirtuale. "Non inizio la mia giornata senza un buon caffè e una lunga passeggiata immersa nella natura".

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