Un DMS per le risorse umane aumenta la produttività

risorse umane

Lavori nel settore risorse umane. Gran parte della tua giornata lavorativa la trascorri a catalogare curriculum, lettere di trasferimento, buste paga, referenze. In altre parole, nuoti tra decine e decine di fogli di carta. Risultato? Diventa difficile rispondere a tutte le richieste. C’è sempre il rischio di dimenticare qualcosa. A risentirne è la produttività. Anche l’azienda trasmette un’immagine di scarsa serietà.

Come puoi risolvere questo problema? Usa un DMS professionale, un sistema di archiviazione e gestione documenti che ti permetta di trovare tutto quello che ti serve con un click. Niente più lunghe telefonate con superiori e colleghi, ti connetti al tuo PC e accedi subito alla sezione che ti interessa. Con un DMS sono tutti più soddisfatti. I dipendenti ricevono i loro servizi e il management svolge con serenità i propri compiti. Ora scopriamo qualcosa in più sull’uso di un DMS per le risorse umane.

Un DMS per le risorse umane: vantaggi

Utilizzare un DMS nel reparto risorse umane aiuta i dipendenti a migliorare la propria efficienza. Con questo strumento puoi consultare dati e documenti attraverso un sistema centralizzato, risparmiando tempo. In più, anche il diritto alla privacy viene rispettato. Hai la possibilità di leggere solo le parti di file che ti interessano. In questo modo non rischi di perderti tra i documenti e la riservatezza dei tuoi colleghi viene lo stesso tutelata. Ma non è l’unico vantaggio. Anche i processi di amministrazione vengono velocizzati. Richieste di ferie, di prestazioni lavorative particolari o di straordinari vengono inviate subito alle persone giuste.

Per approfondire: L’importanza di un DMS nella contabilità finanziaria.

 

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Un DMS per le risorse umane favorisce il flusso delle informazioni

Per aumentare la produttività i dipendenti devono avere accesso a documenti aggiornati, e questo non sempre avviene. Accordi aziendali, regolamenti, normative legali da pubblicare si trovano in pochi reparti e o peggio in sedi diverse. La conseguenza è ovvia: gestione gestione multipla dei dati, procedure complicate e duplicazione dei contenuti. Con un DMS per le risorse umane questi aspetti non sono più un grattacapo. I tuoi colleghi possono collegarsi al pool centrale del DMS e sapere tutte le novità che riguardano il reparto, tutti sono informati. E le operazioni di routine? Diventano un lontano ricordo.

Per approfondire: Cosa è un workflow documentale.

DMS per le risorse umane: conservi i documenti e rispetti la legge

I documenti dei dipendenti devono essere conservati per lungo tempo. Ecco che un DMS è la soluzione ideale per la tua azienda. E sai perché? Tu rispetti i requisiti legali nazionali e internazionali che regolano l’archiviazione delle pratiche e i tuoi colleghi dormono sonni tranquilli, sapendo che moduli e contratti sono al sicuro. Non devi più preoccuparti di trovare spazio in schedari e armadietti. Tutto il materiale è catalogato nel programma.

Con un DMS il personale è motivato e soddisfatto

Come ti ho anticipato, con un DMS per le risorse umane qualsiasi richiesta può essere inoltrata alle persone di competenza. Hai bisogno di conoscere le spese per un viaggio? O di domandare le ferie in anticipo? Basta un click e un iter burocratico lungo giorni si riduce a una manciata di minuti. Ti dico di più: quando accedi al DMS puoi controllare anche lo stato della tua richiesta e cosa ne impedisce l’approvazione. E se hai qualche dubbio l’amministrazione capisce subito come risolverlo. È tutto ben notificato dal DMS.

Per approfondire: L’archiviazione professionale della posta elettronica è importante.

Seleziona il personale con un DMS

Le grandi aziende prima dell’invenzione dei DMS professionali memorizzavano le domande di assunzione in schedari. Queste soluzioni occupavano molto spazio e non garantivano una visione di insieme. Invece, con un DMS puoi fare delle ricerche seguendo determinati criteri. Ad esempio: la qualifica, il nome, le aziende in cui il candidato ha lavorato. L’incrocio di questi dati avviene in poco tempo e hai la possibilità di eliminare le domande ripetute. In questo modo è più facile scegliere il candidato ideale.

La tua opinione

Un DMS per le risorse umane riduce il lavoro e aumenta la produttività. L’intera storia professionale dei dipendenti è conservata in un unico software accessibile solo da persone autorizzate. Anche la scelta del personale è più accurata. E tu cosa ne pensi? Credi che questa soluzione possa essere utile nei reparti dedicati alle risorse umane? Aspetto la tua opinione nei commenti.

 

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