L’importanza di un DMS nella contabilità finanziaria

DMS contabilità

Un sistema di gestione e archiviazione documentale non è un semplice strumento per conservare fascicoli, pratiche, foto. È molto di più. È il cuore digitalizzato della tua azienda, è la cassaforte della tua attività con il suo passato e il suo presente. Con un DMS puoi ritrovare documenti datati o recenti, ricostruire la loro storia, capire quali sono stati gli aggiornamenti che ha subito nel corso del tempo.

Queste sono solo alcune delle potenzialità di un DMS. Un gioiello tecnologico che riflette il funzionamento di una società, di un ufficio. I sistemi di storage professionali sono poco conosciuti in Italia, ma un giorno cambieranno il volto delle PMI. Una rivoluzione silenziosa, ma già in atto con l’avvento della fatturazione elettronica.

Ecco, questo è un aspetto interessante: l’importanza di un DMS nella contabilità finanziaria. Una soluzione indispensabile nei reparti commerciali delle aziende. E sai perché? Risparmi tempo e trovi subito le ricevute di pagamento. Ora andiamo al sodo. Cerchiamo di capire il valore aggiunto di DMS nella contabilità finanziaria

DMS nella contabilità finanziaria: perché è fondamentale

Con un’adeguata gestione documentale della contabilità finanziaria non risparmi solo tempo, ma anche spazio. In questo settore ci sono requisiti economici e legali da rispettare. Caratteristiche che richiedono l’archiviazione di grandi volumi di documenti.

Sai, in un reparto commerciale nessuna spedizione può partire senza documenti scritti. I documenti devono essere conservati anche per dieci anni. Il motivo è semplice: giocano un ruolo importante in termini di responsabilità sui prodotti commerciali.

Anche i codici postali devono essere sempre disponibili per tenere presenti i costi interni dei prodotti. E con un DMS professionale puoi raggiungere tutte queste informazioni in maniera semplice, veloce e trasparente. Le revisioni contabili non saranno più un problema, saranno aggiornate e consultabili da tutti i manager addetti.

Per approfondire: L’archiviazione professionale della posta elettronica è importante?

Un DMS ti tutela dai pagamenti in sospeso

Quasi tutte le aziende sono in attesa di qualche pagamento. Dalla richiesta di fatturazione, alla fatturazione vera e propria spesso passa un po’ di tempo. Durante questo periodo la fattura rischia di perdere la sua validità. Ma non solo. Vengono a crearsi copie su copie delle ricevute di pagamento. Tutto questo crea confusione.

Con un sistema di gestione documentale puoi dire addio alle doppie copie del documento originale. Anche per quanto riguarda i pagamenti, una maggiore rapidità nella ricerca consente al personale di dedicare più tempo alle attività principali.

Un DMS ti aiuta nelle revisioni e nella pianificazione

Le revisioni ti permettono di fare delle valutazioni dettagliate dei centri e degli oggetti di costo. Fattori su cui i manager potranno basare l’analisi dei flussi aziendali. Quindi è importante avere tutto il materiale sotto mano. Ecco, questo è possibile solo con un software avanzato di gestione documentale. Tutti documenti correlati vengono raccolti nell’archivio centrale. In questo modo puoi visualizzarli subito e risolvere ogni dubbio. Risultato? Un maggiore controllo sulle attività aziendali.

Anche nella pianificazione del budget è una risorsa essenziale. Un DMS consente la sincronizzazione dei dati e il loro coordinamento. E tutte le persone coinvolte in questo processo possono contare sulle informazioni di cui hanno bisogno. Nell’archivio principale di un DMS puoi sistemare tutti i dati di pianificazione, le programmazioni e la gestione delle versioni. Questo sistema di gestione dei documenti ti garantisce il controllo dei singoli passaggi: dalla data di rilascio all’accesso dei piani degli anni precedenti.

Per approfondire: Cosa è un workflow documentale.

Con un DMS le fatture vengono sempre verificate?

La risposta è sì. Con un DMS puoi controllare il processo di verifica delle fatture. Dopo la ricezione, ogni ricevuta di pagamento viene inserita nel programma e assegnata al proprio centro di costo. Come? Con timbro elettronico. In questo modo ogni manager di settore potrà vederle automaticamente. In seguito, le fatture vengono timbrate di nuovo e reinserite nell’elenco del responsabile amministrativo. Con il timbro i passaggi del processo sono più facili da rintracciare.

DMS nella contabilità finanziaria: la tua opinione

Questi sono solo alcuni aspetti che sottolineano l’importanza di un DMS nella contabilità finanziaria. Con questo strumento aumenti  la produttività dei tuoi dipendenti, hai i conti in ordine e ti tuteli dai pagamenti in ritardo. Ogni fattura viene verificata con attenzione. Ora tocca a te. Quale è stata la tua esperienza? Un DMS nella contabilità finanziaria è importante? Lascia la tua opinione nei commenti.

 

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Marilena D'Ambro

Giornalista, blogger e webwriter. Autrice del blog SEOchef e HostingVirtuale. "Non inizio la mia giornata senza un buon caffè e una lunga passeggiata immersa nella natura".

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