Come Organizzare un Meeting Management di Successo

meeting management

Come tutti sappiamo a nessuno piace organizzare o partecipare a molti meeting: organizzare riunioni significa rischiare di far perdere tempo a se stessi e a molte persone.

Certo, può capitare di trovarsi sia a dei meeting interessantissimi e produttivi, ma anche di partecipare ad altri che sono invece inutili e noiosi. Una riunione ha lo scopo di far risparmiare tempo organizzando i lavori e le persone, ma questo accade solo se viene preparata bene.

In questo articolo ti aiuteremo a definire le 6 regole per gestire i tuoi meeting in maniera ottimale, rendendoli più produttivi e meno frustranti.

Queste regole non coinvolgeranno solo te, l’organizzatore, ma anche tutte le persone che sono già coinvolte nel meeting. I partecipanti, infatti, sono parte attiva di una riunione e devono essere educati ad avere un comportamento corretto e positivo che sarà utile a far passare il meeting liscio come l’olio.

Regola Numero 1 – Prepara i meeting che dovrai gestire come se dovessi semplicemente parteciparvici

Cosa vuol dire la frase in alto?

È semplice: per capire un meeting bisogna immaginare di essere uno degli spettatori e non l’organizzatore.

Partendo da questo presupposto sarà possibile vedere ogni riunione organizzata in maniera completamente diversa.

Questa regole generica è una delle regole d’oro del Meeting Management: per fare una riunione vincente oppure per essere uno spettatore attivo è necessario mettersi nei panni degli altri.

Noterai che tutte le altre regole si basano su questo principio.

Regola numero 2 – Arriva preparato e assicurati che anche i partecipanti al meeting lo siano

Distribuire i punti principali e un piccolo riassunto della riunione il giorno prima (oppure con piú giorni di antecedenza qualora la quantità di cose da preparare sia maggiore) ed essere sicuro che tutti abbiano accesso ad ogni informazione sono due parti importanti che bisogna prendere in considerazione durante la fase di preparazione.

È ovvio che anche i partecipanti hanno bisogno di verificare le informazioni che tu metti a disposizione e leggere il materiale preparato per essere pronti il giorno del meeting.

È ancora ovvio che i partecipanti, qualora l’organizzatore non abbia dato abbastanza dati che permetta ai loro di essere preparati, debbano avere la prontezza di richiedere maggiori informazioni.

Se invece non ci sono punti in “agenda”, forse l’organizzatore dovrebbe chiedersi se il meeting è veramente necessario…


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Regola numero 3 – Rispetta gli orari

Inizia il meeting all’ora prestabilita e finiscila all’ora prestabilita (o prima, qualora sia possibile).

Iniziare in tempo richiedere uno sforzo sia da parte dell’organizzatore sia da parte dei partecipanti.

Arrivare in ritardo mostra solamente una mancanza di considerazione per tutte le persone che sono coinvolte nel meeting, specialmente nel caso dell’organizzatore: se quest’ultimo, infatti, arriverà in tempo, anche gli altri partecipanti si sentiranno obbligati ad essere più puntuali.

Rispettare la durata è estremamente importante: se tutti hanno concordato su un orario e modificato il loro orario sulla base di questo evento, è importante che non si esca dall’orario prefissatosi.

Anche proporre una durata realistica è importante: organizzare un meeting di un’ora quando servono solamente 20 minuti sarebbe uno spreco di tempo.

Il giorno e la data scelte per il meeting sono importanti tanto quanto la durata.

È fortemente sconsigliato organizzare diverse riunioni, magari regolari, durante momenti della giornata che possono essere considerati inconvenienti (dopo pranzo, verso la fine dell’orario del lavoro, prima di una deadline importante) e possono avere un impatto molto negativo nel morale dei partecipanti.

Questo non vuol dire che non ci possano essere emergenze e che quindi non si debba mai scegliere delle date o degli orari scomodi quando ce ne sia veramente la necessità, ma almeno i meeting regolari dovrebbero essere organizzati durante orari comodi a tutti i partecipanti.

Regola numero 4 – Rimani sul pezzo

Molti gruppi hanno almeno una persona che tende a partire per una “tangenziale” discorsiva che non ha niente a che fare con il meeting e tutti i partecipanti alla riunione devono saper gestire questo tipo di situazione.

Non c’è differenza se è uno dei partecipanti oppure lo stesso organizzatore, tutti i partecipanti hanno la responsabilità, durante il meeting, di guidare la conversazione verso i topic prefissati quando necessario.

Regola numero 5 – Non organizzare meeting quando non sono necessari

Verifica con calma quando è veramente necessario organizzare meeting regolari.

Per esempio, una volta creata una riunione giornaliera, bisogna chiedersi:

Quanto potrebbe essere produttiva?

Sarebbe possibile ridurre il numero di meeting durante la settimana?

Non sarebbe meglio semplicemente fare una rapida stand-up meeting

Regola numero 6 – Alla fine del meeting riassumi i passi da seguire

Se sono state prese delle decisioni durante la riunione (anche se la decisione era “analizzare maggiormente la situazione”) l’organizzatore dovrebbe riassumere quello che deve essere fatto e chi dovrebbe farlo.

Se l’organizzatore non riesce riassumere correttamente i passi da seguire, uno dei partecipanti dovrebbe prendere l’iniziativa e richiedere maggiori informazioni su come proseguire.

È cruciale che i partecipanti non lascino la sala senza aver capito esattamente quale siano le ragioni del meeting e cosa sia uscito fuori dal brainstorming appena effettuato.

In conclusione

Queste semplici regole ti permetteranno di rendere le tue riunioni molto più produttive. Anche se implementarle non è sempre facile, perchè richiede la collaborazione di tutti i partecipanti e dell’organizzatore, instaurare una politica sana su questo tipo di meeting permetterà a tutti di ottimizzare il proprio tempo e smettere di vivere i meeting come se fossero “email mancate”.

E tu che ne pensi? Lascia un commento e facci sapere la tua opinione!

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Marco Verdi Demma

Un creatore di contenuti sempre insoddisfatto e alla ricerca dell'articolo perfetto. Risponde al motto “l'utile per scopo, il vero per soggetto, il blog per mezzo”.

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