Cosa è un workflow documentale

Con la progressiva dematerializzazione della carta, la tua azienda deve essere pronta a gestire il cambiamento. Hai mai pensato a  un sistema di gestione documentale? Un DMS potrebbe essere la soluzione ideale. Uno strumento  in grado di facilitare la creazione e lo scambio di documenti all’interno di un’organizzazione.

Come ben sai, gli applicativi che caratterizzano questo strumento ti consentono di scansionare e catalogare qualsiasi tipo di pratica. Una volta archiviata l’informazione, il DMS ti permette un’ampia varietà d’azioni: gestire con sicurezza gli accessi ai documenti, lettura, scrittura, revisioni, firma digitale e realizzazione di processi con documenti. Ecco, è proprio di quest’ultimo punto che voglio parlarti. In altre parole, voglio farti conoscere l’importanza di un workflow documentale.

Che cosa è un workflow documentale?

Prima di approfondire il significato di workflow documentale, chiariamo il significato del termine “workflow” o flusso di lavoro. Si tratta di un processo automatizzato che comprende diverse attività, ognuna prevede il coinvolgimento di un attore e lo svolgimento di un compito.

L’obiettivo comune è l’ottimizzazione dell’informazione. Ad esempio: se hai lavorato in una redazione online avrai sentito parlare di “workflow di approvazione”. Questa procedura richiede il coinvolgimento di diverse figure professionali: il direttore di testata, il caporedattore e il redattore. Quindi il redattore scrive l’articolo, il caporedattore lo approva e il direttore lo pubblica. Ecco, questo è un modo semplice per capire che cosa è un workflow.

Ora cosa succede se alla parola “workflow” aggiungiamo il termine “documentale”? Come risultato avremmo un procedura prestabilita attraverso cui un documento può essere acquisito, autenticato, protocollato, modificato, archiviato e, in futuro, ricercato. Con questa azione un’organizzazione può seguire il ciclo di vita di un documento passo dopo passo.

Gli svantaggi di non avere un workflow documentale

In azienda non hai adottato un flusso di lavoro documentale? Corri ai ripari. Non averlo significa minare la produttività dell’azienda, tanti sono gli svantaggi a cui puoi andare incontro: documenti smarriti, impossibilità di identificare le persone che hanno lavorato sul documento. O peggio potresti addirittura non concludere un’attività. Già, chi ha lavorato sul documento risulta irrintracciabile. Questo significa bloccare tutto il flusso di lavoro. Si traduce in errori di vitale importanza per la tua società, fuga dei clienti e mancati guadagni.

Il workflow documentale è un vantaggio per una PMI

Un workflow documentale è  decisivo per una piccola/media azienda che sta avviando la digitalizzazione dei propri archivi cartacei. Grazie a questo processo i documenti possono seguire un iter stabilito, l’errore umano è ridotto al minimo e la fatica per un’eventuale consultazione è azzerata. In pratica una volta impostata la regola base, necessaria al funzionamento del workflow documentale, qualsiasi pratica sarà subito rintracciabile.

Esistono workflow documentali che si attivano anche in automatico al verificarsi di certe situazioni. Ogni utente che interagisce con questo strumento avrà la chiara visione dello stato in cui si trova il documento e potrà intervenire su di esso al momento opportuno.

Verrai avvisato da una semplice notifica. In definitiva un buon flusso di lavoro può cambiare tutto in un azienda, creando valore. Consente alle persone di concentrarsi sullo svolgimento del lavoro vero e proprio anziché sulla gestione dei processi di lavoro. Vedrai con questa risorsa riuscirai a migliorare la tua vita professionale e a gestire il tuo tempo in ufficio nel migliore dei modi.

La tua opinione

Questa è l’era della digitalizzazione cartacea. Se la tua azienda vuole essere realmente competitiva sul mercato deve capire che cosa è un workflow documentale e la sua importanza. Ora lascio a te la parola, cosa ne pensi? Aspetto la tua risposta nei commenti.

 

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Marilena D'Ambro

Giornalista, blogger e webwriter. Autrice del blog SEOchef e HostingVirtuale. "Non inizio la mia giornata senza un buon caffè e una lunga passeggiata immersa nella natura".

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