Non riesci più ad andare al lavoro con il sorriso stampato sulle labbra? Gli impegni aumentano di giorno in giorno e l’ansia di non riuscire a finire tutto è sempre presente. Ti perseguita anche quando sei al bar con gli amici, e le porte dell’ufficio sono ben chiuse. Hai la sensazione che la qualità della tua vita si stia abbassando, ti sembra di vivere per lavorare e non viceversa.
Scommetto che qualche volta sei arrivato a portarti il lavoro anche a casa. Già, le ore in ufficio scorrono troppo veloci per raggiungere tutti gli obiettivi. Non disperare, basta un pizzico di determinazione per ritrovare la serenità. Con questo articolo voglio darti qualche consiglio utile sulla corretta gestione del tempo in ufficio.
La parola chiave: organizzazione
Il tempo e l’organizzazione vanno a braccetto, sono come due migliori amici. Il primo passo: capire quanti impegni ti ritrovi a dover affrontare quotidianamente. Per fare questo non c’è niente di meglio di carta e penna. Prepara una griglia e annota meeting, scadenze e lavori da ultimare. Questa soluzione ti aiuterà a visualizzare meglio la mole dei compiti da svolgere e il tempo necessario per portarli a termine.
Può sembrare una banalità ma senza rendetene conto il tuo lavoro avrà un ordine programmato. In questo modo potrai raggiungere i tuoi obbiettivi con efficacia. Sarai tu a dominare il tempo in ufficio, potresti addirittura riuscire a trovare qualche minuto di relax per un caffè con un amico.
1. Stabilisci le priorità
E’ importante capire in quale parte della giornata sei maggiormente produttivo e svolgere i compiti più complessi in quelle determinate ore. Il mio consiglio? Suddividi i giorni di lavoro in fasce orarie, questa pratica si chiama time slicing (letteralmente, fare il tempo a fettine). Nella prima parte lavora ai compiti più incombenti, nella seconda dedicati ad attività meno stressanti come la lettura di email e altri documenti. Gestire il tempo in questo modo ti aiuterà a evitare di affrontare il lavoro in maniera confusa, riuscendo a concludere poco o nulla.
2. Non sovraccaricarti di lavoro
Hai la chiara percezione che le cose stiano andando meglio: con la griglia sei riuscito a ordinare i vari impegni e hai suddiviso la giornata in fasce orarie in base alle priorità. Ma c’è un altro ostacolo che ti impedisce di gestire il tempo in ufficio.
Ti sto parlando delle continue richieste a cui non riesci a far fronte perché non sai dire un semplice no. Anche se sai già che non riuscirai a concludere tutti i compiti che il tuo capo ti ha richiesto. Non sovraccaricarti, analizza le tue capacità con coscienza. Metti al corrente della situazione i tuoi superiori. Non temere, cercheranno di ottimizzare la gestione degli incarichi e i tempi per svolgerli.
3. Blocca tutte le distrazioni
Quando devi svolgere un compito importante azzera ogni distrazione. Abbassa la suoneria del telefono e se serve anche le notifiche delle email. Questi strumenti possono disturbare la tua concentrazione. E potresti essere costretto a ricominciare il lavoro. Risultato? Hai mandato in malora del tempo prezioso per svolgere altre attività. Premurati di rispondere successivamente alle chiamate perse e ricorda di controllare la posta. In ogni caso, qualche ora di attesa non nuoce a nessuno.
4. Delega agli altri
Hai mai pensato che forse non sei tu a gestire male il tempo in ufficio. Forse le ore a disposizione sono poche rispetto agli impegni da portare a termine. La soluzione ideale potrebbe essere quella di delegare il lavoro agli altri. Ad esempio, avvalersi di un collaboratore che possa svolgere alcuni lavori al tuo posto. Oppure, se il compito richiesto non rientra nelle tue competenze non esitare, affidati a un esperto del settore: avvocato, commercialista, consulente di web marketing.
5. Usa la tecnologia
La tecnologia può essere una grande alleata per una corretta gestione del tempo in ufficio. Non ci credi? Provare per credere. Ci sono degli ottimi calendari online che in automatico ti avvisano delle scadenze. O ancora, rubriche che con un click ti danno subito i riferimenti da tenere a portata di mano. Poi con Skipe puoi partecipare a una video conferenza. Esatto, non dovrai più perdere tempo per spostarti da un luogo all’altro. Puoi ottimizzare anche i tempi dedicati all’archiviazione cartacea. Proponi alla tua azienda di installare un DMS.
La tua opinione
Questi sono solo alcuni modi per organizzare una corretta gestione del tempo in ufficio. Tu ne conosci altri? Racconta la tua esperienza nei commenti.
