Il Vantaggio Ecologico, Economico e Legale dell’Archiviazione Digitale

Vantaggio Archiviazione Digitale

Ecco come un buon DMS e la figura del Compliance Officer possono migliorare la tua azienda e permetterti di risparmiare migliaia di euro ogni anno  grazie all’ottimizzazione delle risorse e del lavoro.

Tutti uniti contro l’archiviazione cartacea: i costi economici e legali legati alla carta

Negli ultimi anni sono uscite molte statistiche e studi legati agli effetti dell’archiviazione cartacea nelle imprese e di come questa possa danneggiare economicamente e legalmente le aziende. Tra questi studi, uno che colpisce particolarmente arriva da thepaperlessproject, che nell’articolo parla apertamente degli effetti negativi dell’archiviazione cartacea non solamente sull’ambiente, ma anche sul risparmio e l’ottimizzazione in azienda.

Secondo questo studio, infatti, sembrerebbe che gli impiegati spenderebbero dal 30% al 40% del proprio tempo cercando di ritrovare informazioni nelle proprie email e negli archivi cartacei, e elencherebbe i costi associati ai materiali (parla di 1500$ per ogni archiviatore d’ufficio di qualità) e ai vari salari, che vengono impiegati in maniera poco intelligente.

Un altro fattore interessante che è uscito fuori da questo studio riguarda le aziende di grande taglia: apparentemente in un’azienda di grandi proporzioni viene perso statisticamente un documento ogni 12 secondi, ed è possibile immaginare quale impatto questo genere di perdite possa causare a livello economico e fiscale.

Proprio per questa ragione sono state trovate varie soluzioni che permettono di tenere sotto controllo il flusso di informazioni e contrastare la perdita di documentazione, in modo da minimizzare gli svantaggi legati all’archiviazione cartacea.

Ma quali sono effettivamente i grandi svantaggi legati all’archiviazione cartacea?

I 5 grandi svantaggi dell’archiviazione cartacea

Moltissime persone hanno versato litri d’inchiostro (virtuale) nel tentativo di spiegare gli impatti nefasti dell’archiviazione cartacea e fisica in delle imprese di media e grande taglia.  

Uno dei giornali più conosciuti al mondo, Il Wall Street Journal, stima che ci sia una diminuzione dell’uso della carta come metodo di archiviazione di informazioni. Nel suo articolo, infatti, dichiara che il consumo di carta negli uffici e a casa dovrebbe finalmente diminuire del 2% annuo, equivalendo a centinaia di milioni di fogli stampati solamente negli Stati Uniti, il tutto grazie alle piccole e medie imprese che si stanno digitalizzando grazie all’uso dei DMS e applicazioni a questi associate.

Ma perché c’è la tendenza, nel mondo del lavoro, a voler diminuire il numero di questi fogli di carta e procedere a dei workflow completamente digitalizzati?

La risposta è negli svantaggi evidenti che s’incontrano nell’archiviazione puramente cartacea:

i 5 svantaggi dell'archiviazione cartacea

1 – La perdita di dati sensibili

Stampare dei documenti significa avere un fortissimo rischio di perderli. La perdita di dati sensibili può causare grandissimi ritardi nei vari dipartimenti interni e una grande perdita nella chiusura dei contratti nel dipartimento di Sales.

2  – La trasmissione involontaria di dati confidenziali

A differenza del primo punto, la trasmissione dei dati confidenziali, o la perdita di dati confidenziali, può avere un impatto disastroso per un’azienda, sia dal punto di vista legale, che da quello puramente economico.

La data Security è normalmente un punto molto importante da prendere in considerazione e che dev’essere sempre tenuto d’occhio nei vari workflow: proprio per questa ragione è stata inserita la figura del Compliance Officer, il cui lavoro è anche quello di verificare i processi ed essere sicuro che non ci sia una perdita di informazioni sensibili.

È inutile dire quale sia l’impatto che questo tipo di problema possa causare nelle vendite, visto che nessuna azienda vorrà collaborare con entità che non possano trattenere il flusso informativo in maniera sicura.

3 – Un impatto ecologico devastante

Cercando online è possibile trovare centinaia di articoli che spieghino la correlazione diretta tra la deforestazione e lo spreco pantagruelico di carta consumata indebitamente.

Il sito  brandongaille.com ha raccolto una serie di statistiche interessanti riguardante il consumo della carta e l’impatto ambientale che questa produzione sta causando non solo a livello della flora, ma anche a livello d’inquinamento ambientale.

4 – Disorganizzazione nella produzione

I documenti sono il cuore di tutte le produzione e i processi: come detto precedentemente nell’articolo, spesso gli impiegati perdono tempo alla ricerca d’informazione che potrebbe essere a portata di mano ma che, a causa di un archiviazione effettuata scorrettamente, non riescono ad ottimizzare e migliorare il proprio lavoro.

5 – Il costo dell’archiviazione cartacea

Sia l’archiviazione digitale che quella cartacea hanno dei costi: la prima si basa sul cloud, l’assistenza clienti ed un prodotto utilizzabile dappertutto e automaticamente organizzato, mentre il secondo ha costi elevatissimi associati alle infrastrutture (quindi allo spazio in azienda), al tempo e al costo della materia prima.

Proprio per questa ragione la maggior parte delle aziende di grandi proporzioni utilizzano dei DMS per l’archiviazione della maggior parte della documentazione, riducendo di moltissimo i costi relativi al trattamento dei dati aziendali.

Le 3 maniere immediate per risparmiare e ottimizzare il proprio lavoro

Per poter risolvere tutti i problemi relativi all’archiviazione cartacea, è possibile seguire alcune regole che possono permettere di ottimizzare il lavoro, ridurre i costi ed evitare i data security breach.

1 – Creare o aggiungere la figura del Compliance Officer

Il Compliance Officer è una figura ancora poco conosciuta in Italia ma che ricopre moltissimi ruoli all’interno della società:  Il Compliance officer, infatti, gestisce e ottimizza i processi in modo da minimizzare il rischio che ci sia un mancato adeguamento dei processi alle norme, ed evitare così sanzioni, costi finanziari e gravi danni alla reputazione.

Jessica Franken e Heather Butcha hanno scritto un articolo molto interessante proprio su questo argomento nel blog CFO, dove enumerano i vantaggi e le maniere per diminuire il rischio di una perdita grave di informazioni.

È interessante vedere come questa figura ha una grandissima importanza all’estero, ma sembra essere ancora quasi sconosciuta dalla maggior parte delle aziende italiane.

2 – La digitalizzazione dell’archivio e i DMS

Smettere di produrre carta e digitalizzare un archivio cartaceo ha dei vantaggi evidenti: una volta tolto il costo iniziale di tale software per la gestione documentale, grazie alla digitalizzazione di tutti i documenti sarà possibile risparmiare tantissimo nei prodotti per l’ufficio e nel tempo di ricerca, ed ottenere un vero e proprio miglioramento nella gestione di tutte le informazioni, visto che quest’ultime si trovano sempre a portata di mouse o di tablet.

3 – Una cultura aziendale ecologica

Meeting e formazioni per evitare gli sprechi sono una mano santa sul risparmio e l’uso intelligente delle risme di carta. Con una buona cultura aziendale, dove si conoscono i rischi legati all’uso inutile della documentazione cartacea, è possibile risparmiare ed evitare perdite di soldi e di informazioni.

Il futuro dell’archiviazione: la digitalizzazione è inevitabile

Stando ai moltissimi articoli (alcuni dei quali citati in questo contenuto) è possibile notare che si sta sviluppando una tendenza economica e sociale improntata sulla digitalizzazione e lo sforzo ecologico da parte della maggior parte delle aziende.

L’Italia è ancora un paese dove il consumo della carta è elevatissimo e questa nuova cultura della completa digitalizzazione e del cloud risulta essere lontana, ma sarà un processo inevitabile che toccherà tutti gli imprenditori.

Per questa ragione, è meglio tentare fin da subito di seguire l’onda, risparmiare e migliorare il proprio lavoro con delle soluzioni facili e poco costose.

 

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