Al giorno d’oggi esistono moltissime certificazioni che rendono la tua impresa competitiva sul mercato e garantiscono una migliore produttività e organizzazione all’interno della struttura aziendale. Tra le varie certificazione una delle più importante è la certificazione ISO 9001 (con il suo ultimo aggiornamento ISO 9001:2015) che permette di instaurare all’interno dell’impresa un controllo di Qualità che aiuterà nell’espansione e nel rispetto dei processi legati ai servizi ed i prodotti proposti.
Il sito Qualitiamo.com definisce le norme ISO con un concetto interessante.
“ [..] ricordate che la ISO 9001:2008 (N.d.r in questo caso parla di una versione precedente) non è una linea guida. Essa definisce "cosa" fare ma non spiega "come" farlo. Questo "come" sarà direttamente legato alla creatività, all'intelligenza, ai valori, all'etica e al modo di lavorare della vostra organizzazione. Se così non sarà, il vostro Sistema Qualità si concretizzerà nell'ennesimo duplicato di un SGQ tipo: un lavoro inutile, sfinente e completamente privo di valore aggiunto."
Per approfondire leggi anche: Cosa Sono le Norme ISO e Perché Sono Così Importanti.
Le Norme ISO 9001 in generale non definiscono la maniera ottimale di procedere con un determinato processo o prodotto, ma aiutano a monitorare e gestire la qualità in tutti i procedimenti della tua organizzazione.
Questo rende le Norme ISO 9001 : 2015 uno strumento estremamente potente, capace di aiutarti a migliorare continuamente il tuo business ed il rapporto con il cliente.
Come ottenere la più recente certificazione ISO 9001
La certificazione ISO 9001 viene rilasciata da enti di certificazione accreditati che, sotto richiesta dell’azienda interessata, si occupano di eseguire esami ufficiali nell’azienda stessa.
A seguito della verifica dell’ente di certificazione, in caso di esito positivo, viene rilasciata all’azienda la certificazione di qualità con validità triennale.
Gli esami ufficiali possono avere un costo relativamente alto per cui è consigliabile interpellare prima dei consulenti esterni all’azienda che aiutino a definire i passi da seguire per ottenere la certificazione. Tale visita può far risparmiare molti soldi, verificando fin da subito se una delle aree dell’impresa ha bisogno di aggiustamenti extra prima di sottoporsi agli esami ufficiali per l’ottenimento della certificazione ISO 9001:2015
Una buona preparazione è la chiave per ottenere la certificazione ISO 9001:2015.
Che l’azienda sia grande o di piccole dimensioni, ci sono delle importanti considerazioni da fare prima di implementare un sistema di qualità conforme agli standard ISO 9001:2015.
Come accennato in precedenza, infatti, l’ISO 9001 è uno strumento estremamente potente per migliorare gli standard di un’impresa e che ti obbligherà a ripensare alla maniera in cui gestisci la tua.
Le 2 fasi dell’Audit ISO 9001
Il sito Qualital.eu spiega abbastanza bene quali sono le fasi ufficiali dell’audit per l’ottenimento della certificazione ISO 9001:2015.
“ L’audit di Fase 1 viene effettuato in parte anche presso il sito dell’Organizzazione, per valutare la localizzazione e le specifiche condizioni del sito, i processi e per stabilire il grado di preparazione del personale per l’audit di Fase 2 (...) A seguito dell’esito positivo dell’audit di Fase 1, sarà programmato ed effettuato l’audit di Fase 2 presso l’Azienda per accertare che il sistema di gestione per la qualità sia messo in pratica in accordo alla relativa documentazione e sia efficace, secondo i requisiti della norma di riferimento; l'Azienda deve assicurare, nel corso della Visita, che i valutatori siano assistiti dal personale coinvolto nelle attività sotto verifica e che tutti i documenti relativi al Sistema Qualità e i documenti di registrazione siano disponibili"
Nelle due fasi sarà quindi necessario verificare la preparazione della documentazione e il livello di formazione sui quality control relativi ai processi verificati.
Una volta ricevuta la certificazione ISO 9001:2015, quest’ultima sarà valida per tre anni e l’ente accreditato che l’ha rilasciata verificherà che i processi di qualità siano ancora implementati correttamente durante tutta la durata della certificazione, anche grazie ad ulteriori visite di controllo e fasi di verifica della documentazione prodotta.
Le certificazioni ISO influenzano non solamente i dipartimenti coinvolti, ma aiutano anche nella pianificazione e la creazione di strategie di mercato apposite. Se vuoi sapere come applicare queste certificazioni nei tuoi piani marketing puoi leggere questo articolo.
Una guida rapida a come ottenere la certificazione 9001
Prima di tutto è molto importante organizzare correttamente gli obiettivi dell’azienda: con la certificazione ISO 9001 sarà possibile definire correttamente e chiaramente i propri obiettivi. Per poter comprendere esattamente di cosa hai bisogno sarà necessario implementare correttamente un sistema di controllo di qualità in tutti i propri reparti.
Un altro fattore importante è la formazione degli impiegati. Ogni impiegato deve sapere esattamente qual è il suo ruolo e perché lo sta svolgendo. Queste informazioni sono necessarier per garantire il corretto svolgimento delle funzioni aziendali.
Tutti questi passaggi devono essere supportati da un DQMS, cioè una documentazione che definisca l’organizzazione della struttura. Chi dovrebbe registrare le informazioni e che tipo d’informazioni dovrebbe essere registrate, una lista delle responsabilità degli impiegati, le varie vie di comunicazione aziendali, le azioni necessarie e come sarà mantenuta una coerenza procedurale al mutamento del team di lavoro.
È inoltre importante trattare ogni reparto come una singola “mini” azienda dove si hanno fornitori e clienti (che possono essere interni o esterni all’azienda stessa). Una volta definiti i ruoli dei vari reparti e i loro diretti clienti, sarà più facile stabilire dei processi dettati dalla qualità che possano assicurare sempre lo stesso corretto risultato.
Infine è necessario avere una gestione corretta ed impeccabile della documentazione: per poterlo fare possono essere usati dei software DMS come LogicalDOC, il cui ruolo è appunto quello di gestire tutti i processi legati alla documentazione, non solo nel campo della qualità ma anche in quello della comunicazione aziendale. Grazie a questi sistemi sarà inoltre possibile definire quale tipo di documentazione è importante tenere, quale deve essere aggiornata e quale può essere cancellata.
I Sistemi di Gestione Documentale sono sicuramente strumenti campaci di avere un grande impatto sulla qualità del lavoro, perché consentono di renderlo più efficiente, limitano le perdite di tempo e favoriscono la collaborazione. In questo articolo abbiamo parlato meglio delle possibilità che possono offrire alla tua azienda: Come ottimizzare il tempo e la produttività in azienda
Ecco l’infografica che riassume questi punti:
Consigli su come ottenere una Certificazione ISO 9001
Infine ecco alcuni consigli utili per riuscire ad implementare correttamente il proprio sistema di qualità e richiedere con successo una certificazione ISO 9001:
1 – Coinvolgere e chiedere supporto ai Senior Managers della propria azienda
Questo consiglio è molto semplice e pratico. Per implementare tutto correttamente i vertici dell’azienda ed i quadri devono essere coinvolti e convinti dell’importanza di un sistema di qualità e della certificazione stessa.
2 – Ottenere una buona comunicazione interna
Tutta l’azienda deve avere una buona comunicazione interna d’impresa. Questo fattore è vitale per ottenere sempre dei prodotti e processi di qualità.
3 – Comparare il proprio sistema di qualità ai requisiti ISO 9001
Se, nella propria azienda, si ha già un sistema di controllo qualità, comparare quest’ultimo con i requisiti ISO è una buona maniera per essere sicuri che i propri processi siano effettuati correttamente.
4 – Richiedere feedback dai fornitori e clienti
Tieni sempre un’orecchio alzato per ascoltare i commenti lasciati dai propri clienti e dai fornitori riguardante la qualità dei propri prodotto e servizi.
5 – Adatta i principi delle norme ISO 9001 alla mentalità aziendale
Le norme ISO sono state create anche e soprattutto per creare una mentalità corretta in azienda. Implementare i principi che si trovano in questo insieme di norme non può che migliorare lo spirito aziendale.
Ci auguriamo che questo articolo possa esserti stato d’aiuto!
Se vuoi approfondire l’argomento ISO 9001, leggi anche:
- Cosa Sono le Norme ISO e Perché Sono Così Importanti
- 3 Consigli su come utilizzare la Certificazione ISO come Strategia di Marketing
