5 consigli per scegliere il giusto sistema di versioning dei documenti

Sistemi di versioning
Il controllo di versione sui documenti (versioning) è un aspetto di fondamentale importanza in ambito aziendale.
 
Se nella tua azienda diverse persone lavorano sugli stessi documenti e non sei dotato di un sistema di versioning efficiente allora stai correndo dei rischi e limitando la tua produttività.

Spesso i documenti vengono salvati in una directory condivisa, oppure in un sistema di archiviazione online come Google Drive o Dropbox. Entrambi questi approcci sono molto semplici ma anche incredibilmente soggetti ad errori e problemi, come ad esempio:
 
Sovrascrittura e perdita di informazioni importanti => Dopo aver editato un documento, un tuo collega potrebbe salvarlo senza crearne una copia, sovrascrivendo così la precedente versione che poteva contenere informazioni importanti. Oppure confondendo un documento tra le diverse copie dello stesso presenti nelle diverse cartelle qualcuno potrebbe trovarsi a modificare il documento sbagliato.
 
Tempo perso => Il collega che edita un documento nel salvarlo ne crea una nuova copia, magari in un’altra cartella. Questo costringe gli altri colleghi a perdere tempo alla ricerca del documento aggiornato con il rischio di non trovarlo.
 
Tali errori e problemi possono essere causa di gravi perdite per l’azienda, perché le informazioni sono uno dei principali beni, senza considerare la mancanza di efficienza che ne deriva, che è causa di ritardi, malintesi ed eccessivo dispendio di energie.
 
Per evitare questi problemi e rendere più efficiente il tuo lavoro è quindi fondamentale che tu disponga di un sistema di versioning efficiente. Grazie ad esso i documenti saranno automaticamente aggiornati in seguito ad ogni modifica tenendo memoria delle precedenti versioni e di chi ha eseguito ogni modifica.
 

Quali soluzioni adottare?

Cercando con Google “controllo di versione documenti” o “sistema di versioning” puoi trovare diverse soluzioni, anche Open Source.
 
Una soluzione Open può essere ottima per approcciarsi ad un nuovo modo di lavorare perché ti permette di capire quali sono le reali necessità nel tuo caso specifico. Inoltre penso che partire da prodotti open sia utile soprattutto per constatare quanto i nostri collaboratori siano inclini ad utilizzare nuove tecnologie da introdurre con efficacia nelle attività lavorative di tutti i giorni. Così, se la cosa dovesse essere accettata con conseguente vantaggio per tutti sarebbe possibile valutare se affrontare un investimento per la versione più evoluta e soprattutto supportata della stessa tecnologia.
 
Sempre Open Source puoi trovare sistemi più completi che oltre al controllo di versione permettono anche di organizzare e gestire con professionalità tutti i documenti della tua azienda. 
 
Anche LogicalDOC Community Edition comprende il controllo di versione. Provalo subito, è gratis e senza limiti di tempo!
 

Ma come deve funzionare un buon sistema di versioning? Ecco 5 consigli utili

In queste righe ti riporto le caratteristiche che reputo più importanti e per i quali molti dei nostri clienti utilizzano LogicalDOC. Ovviamente i miei esempi saranno basati su questo software e non su altri, ti invito comunque a cercare il software che più si avvicina alle necessità tue e dei tuoi collaboratori, magari facendo tesoro delle indicazioni che seguono.
 
1) Per fare la differenza il controllo di versione deve consentire agli utenti di lavorare sui documenti uno alla volta.
 
Ad esempio, in LogicalDOC quando un utente inizia a lavorare su un documento questo viene automaticamente posto in una condizione di blocco per evitare che altri utenti eseguano modifiche nello stesso momento (cosa che causerebbe disordini e sovrascritture). Durante il blocco il documento rimane comunque visualizzabile tramite l’anteprima ma non potrà essere modificato da altri.
 
 
documento in fase di editing
 
 
2) Ogni volta che un utente modifica il contenuto o le proprietà (metadati) di un documento il sistema ne deve creare automaticamente una nuova versione senza creare ulteriori copie. 
 
Avrai un solo documento che comprende tutte le vecchie versioni e non dovrai più districarti tra le diverse copie. Inoltre viene così eliminata la necessità di dover denominare ad hoc ogni versione del stesso file.
 
 
Versioni del documento
 
 
3) La versione deve essere aggiornata con un numero progressivo automaticamente assegnato dal sistema
 
 
numero progressivo
 
 
4) Un buon sistema di controllo di versione registra le informazioni relative a chi ha svolto l’attività, quando è stata eseguita e cosa è stato fatto.
 
 
controllo di versione
 
 
5) Le vecchie versioni non devono essere sovrascritte e quindi perse, ma devono rimanere in memoria, disponibili alla consultazione.
 
LogicalDOC oltre a permetterti di aprire e recuperare le vecchie versioni (metti il caso che l’ultima modifica effettuata presenti uno o più errori) ti consente anche di metterle a confronto tra loro per verificare i cambiamenti avvenuti. 
 
Versioni disponibili
 
Queste 5 caratteristiche sono fondamentali per un efficiente sistema di versionamento, capace di fare realmente la differenza per il lavoro in team su progetti e documenti comuni. Il mio consiglio, quando valuterai le diverse soluzioni che offre la rete, è di domandarti se soddisfano questi requisiti.
 
Se hai poca voglia di cercare e ti interessa una soluzione che presenta già tutte queste caratteristiche puoi provare LogicalDOC => CLICCA QUI per scaricarlo gratuitamente.
 

Riassumendo

Dotarti di un buon sistema di controllo di versione, anche open, può evitarti molte scocciature come:
 
  • Niente più documenti importanti sovrascritti
  • Niente più documenti difficili da individuare tra le tante copie
  • Niente più necessità di denominazione ad hoc per gestire le versioni dei file
  • Niente più anonimato per chi fa danni
 
Inoltre ottieni importanti vantaggi quali:
 
  • Maggior Controllo sui documenti,
  • Maggiore Efficienza (risparmio di tempo ed energie) e di conseguenza,
  • Maggiore Produttività.
Ma ricorda, per produrre questi risultati è importante che il sistema di versioning che sceglierai presenti le 5 caratteristiche fondamentali che abbiamo visto prima, quindi non dimenticare di considerarle durante la tua valutazione.
 
Ora, prima che ti fiondi alla ricerca del tuo sistema di versioning, se non l’hai ancora fatto, condividi questo articolo con i tuoi amici e facci un piccolo regalo cliccando su +1. Sarà un piccolissimo sforzo per te ma di grandissimo valore per noi 😃
 
 

La tua esperienza

Utilizzi un sistema di controllo delle versioni? Raccontaci la tua esperienza! Come ti trovi? Com’è stato digerito dai tuoi collaboratori? Quali caratteristiche reputi importanti? 
 
Se invece hai delle domande non esitare a scrivere un commento. Sarò felice di risponderti se ne sarò in grado 😉

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Francesco Gasparini

Amministratore e autore del blog di LogicalDOC per cui ricopre il ruolo di Country Manager per l'Italia gestendo i rapporti con clienti e partner.

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