I rischi della gestione documentale: come proteggere l’investimento

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L’acquisto di un software di gestione documentale rappresenta un’investimento importante per un’azienda e come tale può nascondere delle insidie.

Quali sono i principali rischi per chi utilizza un software di gestione documentale? Scopriamoli subito insieme, cercando di capire come massimizzare la produttività del lavoro e ridurre gli sprechi in azienda.

Di solito le problematiche riscontrate da chi adopera un document management system (DMS) dipendono da fattori quali:

  • l’utilizzo di sistemi circoscritti (le soluzioni di Content Management scelte per specifici comparti aziendali non vengono quasi mai adottate da tutti i dipartimenti e il loro uso resta circoscritto. Situazioni di questo genere, oltre a non rendere disponibili a tutti e in qualsiasi momento i vari contenuti aziendali, causano costi e limitano la cooperazione);
  • l’incapacità di creare connessione tra gli obiettivi societari (quando un progetto di gestione documentale non è concepito per raggiungere determinati obiettivi societari, diventa difficile misurarne i ritorni. Di conseguenza risulta pressoché impossibile assegnargli un budget corretto e, cosa ancora peggiore, il suo stesso utilizzo può portare rallentamenti alle procedure del business);
  • la gestione limitata dei documenti (parlando di strumenti che organizzano la documentazione, si pensa nella maggior parte dei casi a soluzioni per documenti standard come le fatture. E solo ad essi sono spesso indirizzati i sistemi di gestione documentale, nonostante le persone di un’attività si trovino ogni giorno a maneggiare contenuti differenti tipo report, cataloghi, listini, ecc.);
  • il disinteresse verso la cooperazione e il mobile (anche se una delle esigenze primarie dei dipendenti è quella di condividere le informazioni ovunque si trovino, la gestione documentale è oggi ancora troppo legata a sistemi aziendali vincolanti che, oltre a disincentivare la collaborazione reciproca, talvolta non permettono nemmeno di eseguire operazioni basilari come la sincronizzazione dei file sui dispositivi mobile);
  • la necessità di produrre documenti cartacei da digitalizzare in un secondo momento: nonostante i software per la gestione documentale vengano ancora troppo spesso considerati come meri strumenti per digitalizzare i contenuti cartacei, oggigiorno non è più necessario creare moduli su carta da trasformare successivamente in file, perché tale procedura (nostro malgrado ancora assolutamente diffusa) genera solo inutili sprechi di tempo e denaro).

 

Questi i principali errori oggi commessi nella gestione dei documenti: sbagli che tenteremo di correggere fornendo di seguito una rapida spiegazione di come introdurre un DMS in azienda.

Come introdurre un DMS in azienda

Ecco 6 preziosi consigli per stimolare la produttività del lavoro sfruttando un software di gestione documentale:

1- Identificare le cause di inefficienza legate alla gestione documentale

Per scoprire quali sono le cause di inefficienza legate alla gestione documentale, è opportuno chiedersi se:

  • i dipendenti riescono a recuperare i documenti necessari in massimo 60 secondi e senza il supporto altrui;
  • lo staff può reperire al volo qualsiasi file anche da mobile;
  • si riescono a trovare le versioni precedenti dei documenti aggiornati e a capire chi ha modificato cosa;
  • le persone interessate ricevono notifiche quando si apportano correzioni ai file.

Dopo aver risposto a tali quesiti, risulta più semplice comprendere da dove partire per massimizzare la produttività del lavoro.

2- Calcolare il risparmio di tempo e denaro portato da un DMS

Partendo dal presupposto che (mediamente) un dipendente dedica 50 minuti ogni giorno all’esecuzione degli incarichi legati alla documentazione e che un DMS (come minimo) riduce tale tempistica di 15 minuti (in realtà è più probabile che siano almeno più del doppio), se i giorni lavorativi in un anno sono più o meno 220, il risparmio di tempo complessivo è pari a circa 55 ore. Inoltre, se un’ora costa ipoteticamente 20 euro, il risparmio economico è di circa 1100 euro all’anno.

3- Assegnare la gestione del software a una risorsa specifica

Quando il progetto di gestione documentale viene assegnato a un dipendente specifico (possibilmente con competenze informatiche), i risultati  raggiungibili sono sicuramente maggiori. Affinché possano essere evitati degli inutili sprechi di tempo, questa figura, oltre a conoscere a fondo gli obiettivi da raggiungere con l’introduzione del nuovo sistema, deve anche sapere entro quando renderlo perfettamente funzionante.

4- Fare le prime valutazioni

Il responsabile del software di gestione documentale ha il dovere di fornire feedback sul rendimento del servizio, che permettano di capire quanto convenga adoperarlo. Il consiglio è quello di scaricare (se disponibile) la Trial del prodotto per testarne le funzionalità, così da poter fare le prime valutazioni su base concreta.

5- Avviare un progetto pilota

Questo caso riguarda solo le aziende di dimensioni maggiori: testare il sistema di gestione documentale su un unico reparto diffondendolo in caso di successo, consente di capire per tempo se l’investimento garantisce dei vantaggi dal punto di vista economico, operativo e temporale.

6- Richiedere feedback per migliorare il rendimento e stimolare la crescita

Affinché il progetto legato alla gestione documentale si riveli effettivamente utile per l’azienda, è opportuno confrontarsi con gli utilizzatori richiedendo costantemente feedback relativi al suo funzionamento. Così facendo, il prodotto può davvero essere usato in funzione della società e della sua crescita.

Questi i nostri consigli per stimolare la produttività del lavoro sfruttando un software di gestione documentale: suggerimenti utili da seguire alla lettera per massimizzare le performance e ridurre i costi.

Per approfondire leggi anche  ” 7 passi per introdurre con successo un DMS in azienda