Quando si hanno molti progetti, diverse attività e moltissimi software, è importante riuscire ad ottimizzare il proprio tempo al massimo.
In un’azienda, così come nel lavoro freelance, bisogna affidarsi sempre a degli strumenti che possano aiutarci a ricordare, organizzare e prevedere il tempo speso e da spendere.
Ma quanto possono costarti?
Zero.
In questo caso, infatti, abbiamo creato una lista di software che possono aiutarti a ottimizzare il tuo tempo e le tue energie per concentrarti sulle cose più importanti.
Sei pronto? Partiamo subito!
I software che ti aiuteranno a gestire il tempo
Come sono stati scelti questi software e come sappiamo che sono i migliori?
La risposta è semplice: abbiamo testato moltissimi software gratuiti per trovare quelli che possono aiutarti a risparmiare tempo e abbiamo anche raccolto alcuni suggerimenti da seguire per aiutare ad implementarli fin da subito nella tua collezione.
Dai un’occhiata nella nostra sezione del blog riguardante gli aiuti all’impresa, vedrai che abbiamo molti altri consigli da darti!
Evernote
Evernote ti permette, come si può immaginare dal nome, di raccogliere moltissime idee, pensieri ed immagini in modo da non perdere niente.
Come funziona?
Una volta che ci si è registrati gratuitamente avrete accesso a una schermata simile a questa:
Come è possibile vedere, la schermata è molto intuitiva.
Nella barra centrale saranno presenti tutte le nostre create: queste note possono essere testi, immagini, documenti o qualsiasi cosa di cui tu abbia bisogno.
Sulla parte destra si trova la nota selezionata, al quale è possibile aggiungere più informazioni, allegati e molto altro.
Cliccando sulle varie note è possibile etichettarle, inserirle in delle categorie, oppure evidenziarle per permetterti di organizzare al meglio i tuoi pensieri.
Puoi anche attivare delle notifiche: se ci si vuole ricordare di una nota in un determinato momento, è possibile impostare un’allarme che ti ricorderà di verificare la nota.
Evernote, nella sua versione gratuita, può essere sincronizzato con due apparecchi e permette di uploadare 60 mb di dati al mese.
Vuoi sapere uno dei segreti di Evernote?
Quando si collega Evernote al proprio smartphone, è possibile scannerizzare i biglietti da visita per associarli a dei contatti Linkedin.
Farlo è molto semplice: puoi cliccare sul bottone “foto” presente nei prodotti Apple oppure in “+” icon > Camera, in caso di Android.
Posiziona la telecamera in modo da mettere a fuoco e, automaticamente, Evernote troverà le informazioni sul biglietto, cercherà il profilo LinkedIn corrispondente e ti permetterà di ottenere ancora più informazioni.
Ricordarsi di una persona e collegarla alla tua rete non è mai stato più facile!
Toggl
Quando non sai come stai spendendo il tuo tempo, o quanto un progetto ti sta prendendo, come fai ad organizzarti con precisione?
Se non hai ancora una risposta pratica (e l’utilizzo di un foglio excel non lo è), ti presentiamo Toogl.
Questo tool ti permette di calcolare il tempo speso, i soldi guadagnati e molto altro!
Dopo essersi registrati si accede ad una schermata simile a questa:
Cosa devi fare?
Semplicissimo, basta dare un nome all’attività, categorizzarla (se vuoi), e cliccare sul tasto verde.
A questo punto vedrai un timer partire e calcolare il tempo che stai passando su una specifica attività.
Cliccando sulla tab “Dashboard”, sarà possibile avere un riepilogo di quanto tempo si è passato nelle varie attività e progetti.
È possibile categorizzare i progetti in varie modi: si può scegliere di catalogarli per nome, per cliente, per Team e tanto altro.
Una funzione che ti permette di verificare e tenere sotto controllo il tuo lavoro è il “Reporting”.
Grazie a questo strumento sarà sempre possibile vedere, esportare e lavorare i dati sui vari progetti.
Il nostro consiglio da darti è di tenerla sempre attiva nel computer o nel Browser, in modo che sia possibile avere un track reale dei tuoi sforzi.
Questo strumento dà il proprio meglio in team: vedendo lo sforzo totale sarà possibile avere un’idea di quanto impegno è stato messo veramente nel progetto!
La versione a pagamento è possibile anche definire il ricavo di ogni progetto, in modo che si possa calcolare il guadagno orario.
Ottimo, no?
LogicalDOC
Diciamoci la verità, in moltissime aziende non si riesce mai a trovare un modo preciso di catalogare i documenti, con un grande spreco di tempo. Ma come fare?
LogicalDoc, anche con la sua versione gratuita, è un software che ti permette di catalogare i documenti e gestirli in maniera semplice ed immediata e soprattutto di ritrovarli.
Noi ti consigliamo di seguire la nostra guida per l’installazione gratuita a questo indirizzo e, una volta installato il tutto, il software dovrebbe apparire così:
Questa schermata user viene presentata nel Browser e permette di iniziare ad uploadare i documenti fin da subito: l’icona evidenziata in rosso permette fin di aggiungere documenti, che poi potranno essere indicizzati e catalogati.
Ogni versione di LogicalDoc, anche quella gratuita che ti consigliamo di provare subito, ha moltissime opzioni: cliccando qui troverai una guida completa al suo utilizzo.
Perchè usare LogicalDoc se ho molti documenti?
Trovare un DMS gratuito che ti permetta di gestire e catalogare i documenti in maniera remota, con un sistema di diversi accessi e autorizzazione è estremamente raro.
Dagli un’occhiata e dicci che ne pensi!
Wunderlist
Se ami fare delle liste sicuramente Wunderlist è quello che fa per te!
La schermata in basso ti darà già un’idea di come questo sistema è user-friendly
La colonna a sinistra mostra le varie liste che sono presenti a sistema, mentre la parte a destra mostra il contenuto di tutte le attività, o i punti di una lista, che sono presenti all’interno della lista stessa.
I vantaggi di Wunderlist sono innumerevoli: è possibile creare delle liste condivise con molti utenti, gestire ogni punto di una lista aggiungendo commenti, allegati, reminder e assegnando ad ogni task a una o più persone selezionate.
È perfetto per lavorare in compagnia e rimanere sempre aggiornati, così come per ricordarsi di comprare il latte 😉
Che cos’è Pocket? La memoria che vorremmo avere.
Questo strumento permette di salvare qualsiasi pagina offline e rileggerla, in qualsiasi momento, sul nostro telefono o nel nostro browser: che si sia online o offline, si ha sempre la possibilità di catalogare, modificare o preparare delle condivisioni con altri utenti.
Com’è possibile vedere dallo screenshot, anche questo strumento è molto semplice da utilizzare e funziona perfettamente con un altro programma molto consigliato: Feedly.
Feedly ti permette di seguire blog e siti internet grazie all’utilizzo degli FSS (se non sai di cosa sto parlando, dai un’occhiata al nostro articolo che parla proprio di RSS e di come applicarli alla tua azienda. ).
Quando si sta viaggiando o si è di fretta ma si vuole rileggere un articolo che si è trovato su feedly, è possibile salvarlo su pocket.
Come puoi farlo? In questa pagina ti sarà spiegato come farlo passo a passo in base al sistema operativo utilizzato.
Ci sono altri software e strumenti per ottimizzare il tuo tempo in azienda?
Certo che sí!
I vari software e siti mostrati possono aiutarti a raccogliere, organizzare e definire le informazioni, così come gestire il tempo e le fonti d’ispirazione.
Che tu sia un’artista o un impiegato, trovare degli strumenti online che ti aiutino a reagire a questa massa informe di news, informazioni e documentazioni che invadono la nostra vita, è sicuramente un ruolo chiave nella produttività aziendale.
E poi sono gratuiti, no?
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