I dati sono il bene più prezioso di un’azienda. Rappresentano il suo passato, il suo presente e la proiettano verso il futuro. Prima l’archiviazione si basava su pile e pile di documenti. Consultare le informazioni era un processo lento, a volte infruttuoso: perdere una pratica era piuttosto comune. Questo inconveniente poteva anche tradursi in un processo decisionale errato o incompleto.
Oggi, con l’archiviazione elettronica questo problema è stato in parte risolto. Le aziende hanno tutto sotto mano e in relativa sicurezza, con buona pace dei dipendenti. Ma è la quantità di nozioni a essere aumentata, a un ritmo vertiginoso. Così molte aziende utilizzano un DMS e in un’ottica Smart Working incentivano l’uso di sistemi di cloud computing come Google Drive e Dropbox per gestire i file online.
A proposito di Dropbox, conosci la sua storia? Quando fece il suo ingresso sul mercato era il lontano 2008, fu fondato da Drew Houston, un giovane programmatore iscritto al MIT di Boston.
Nel suo college c’era la rete informatica “Athena” che permetteva agli studenti di conservare i propri i file e di potervi accedere da qualunque luogo all’interno del campus.
Houston pensò di estendere questo vantaggio a tutto il mondo, intuendo in anticipo una necessità comune a milioni di persone: archiviare e recuperare i propri file in qualunque angolo del globo e da qualsiasi dispositivo.
Ecco, in questo articolo voglio suggerirti come usare Dropbox per aziende. Questa scatola magica sarà il tuo asso nella manica nei momenti cruciali, i tuoi documenti ti seguiranno ovunque, e migliorerai anche la tua gestione del tempo.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Usare Dropbox per aziende: che cosa è?[/x_custom_headline]
Dropbox è un servizio di archiviazione, consultazione e condivisione online di file. Si integra facilmente con suite d’applicativi per l’ufficio e programmi di grafica. Conta oltre 300 milioni di iscritti e si tratta di un vero e proprio hard disk portatile in cui caricare, scambiare e sincronizzare quasi ogni tipo di contenuto. E puoi farlo in assoluta comodità da PC, smartphone e tablet senza occupare la memoria fisica del tuo computer.
Avrai a tua disposizione 2GB di spazio gratuiti che potranno aumentare fino ad altri 16 ogni volta che convincerai un amico a iscriversi a Dropbox. Invece, se sarai interessato ad altre soluzioni dovrai pagare.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Ma quanto costa Dropbox?[/x_custom_headline]
Ci sono versioni di Dropbox a pagamento. Ti sto parlando di Dropbox Pro e Drobox for business, hanno delle funzionalità aggiuntive e specifiche.
Dropbox for Business: è la soluzione ideale per assicurare un workflow di lavoro fluido in grandi team. Dispone di un’assistenza sempre raggiungibile e spazio di archiviazione illimitato. Il prezzo è di 12 euro al mese per utente.
Dropbox Pro: costa 9.99 euro al mese e ha 1 TB (1000 GB) di spazio. Permette la pulizia remota e alcuni controlli in più per la condivisione.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Come funziona Dropbox[/x_custom_headline]
Usare Dropbox in azienda, in ufficio o da casa non è difficile. La “scatola magica” ha un design intuitivo. Resterai soddisfatto della user experience che ti offre questo software perché sarà lui a suggerirti come muoverti al suo interno.
Per iscriverti a Drobox basterà andare sul sito internet del servizio e cliccare sul pulsante “Registrati”. Il passo successivo: creare un account tramite nome, cognome, indirizzo di posta elettronica e la scelta di una password. Su questo punto fai molta attenzione, pensa a un codice sicuro. La tua attività non può rischiare una fuga di notizie, le perdite sarebbero enormi.
In ogni caso, dopo qualche minuto partirà il download del file di installazione del client di Drobox. In seguito dovrai inserire i dati del tuo account o crearne uno nuovo. Fatto questo, l’applicazione si andrà a inserire sul tuo disco rigido con una cartella: vedrai un’icona comparire nella barra degli strumenti.
Per caricare i documenti su Drobox dovrai trascinarli in questa cartella oppure fare copia e incolla. Potrai rinominare i file, cancellarli o organizzarli in sottocartelle. Il client -sempre attivo- salverà ogni modifica nel cloud. In questo modo -a prescindere dal dispositivo con cui ti collegherai- il tuo lavoro sarà sempre aggiornato e sincronizzato. Dropbox lo puoi usare anche offline, i cambiamenti saranno registrati una volta che ti sarai collegato a internet.
Vuoi condividere documenti o immagini su Dropbox? Detto fatto, con questo strumento puoi dire addio a chiavette USB e hard disk esterni. Per condividere un file su Dropbox hai due possibilità:
Puoi condividere un’intera cartella. Basterà cliccare sulla scheda con il tasto destro e scegliere la voce “Condividi cartella”. Dopo inserirai l’email del tuo collega che potrà visualizzare le informazioni o modificarle.
Puoi condividere singoli file che si trovano nel tuo account personale in cloud. Come? Inviando un link che rimanderà al contenuto che potrà essere solo visualizzato. Per questa azione andrai nella cartella Dropbox, selezionerai il file prescelto e farai “Condividi link”.
Questa funzione è stata migliorata nella versione Drobox for Business: oltre all’opzione “Condividi link”, potrai decidere di impostare una password e una data di scadenza. In questo modo l’azienda assicurerà un accesso protetto ai documenti e bloccherà i file al termine di un progetto.
Nella system tray ti apparirà una notifica che ti avviserà del link appena creato e ricopiato negli appunti. Per rendere la stringa di testo operativa e condividerla con i collaboratori ti basterà incollarla nel corpo testo della email.
Drobox for Business ha altre due opzioni molto interessanti. Potrai sfruttarle a tuo vantaggio: la prima è la ricerca full text. Con questa alternativa cercherai i file direttamente nel programma senza aprire le cartelle. La seconda, Project Harmony, ti consentirà di collaborare con più persone sullo stesso documento, che si tratti di file Word, Excel o PowerPoint.
Se sei un utente Android avrai la possibilità di visualizzare l’anteprima del documento senza aspettare il download.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Le aziende che usano Drobox[/x_custom_headline]
Sono circa 150.000 le imprese che utilizzano Drobox per lavorare con agilità, in completa sicurezza e per avere un maggiore controllo sui contenuti condivisi.
Un caso virtuoso è quello di Kayak, il sito web di viaggi co-fondato da Expedia, Travelocity e Orbitz. Questo spazio dà l’opportunità di confrontare e scegliere in un unico luogo hotel, servizi per il noleggio auto e voli.
Decine di dipendenti lavorano senza sosta per mantenere la piattaforma aggiornata. Bill O’Donnell, Chief Architect and SVP of Mobile Products di Kayak spiega nella sua testimonianza: “Avevamo un enorme sito web pieno di file creati manualmente. Con il tempo, abbiamo finito con l’avere centinaia di modelli sul server che erano difficili da gestire perché non si potevano ordinare né individuare attraverso ricerche”.
Detto in altre parole, i collaboratori avevano bisogno di modificare i file senza difficoltà ed ecco la soluzione, sottolinea O’Donnell: “Pensavamo che fosse fantastico che Dropbox Business fosse stato sviluppato per le aziende”, aggiunge. “Lo adottammo immediatamente”.
In breve tempo la produzione è aumentata e il lavoro è diventato più semplice. Afferma ancora lo Chief Architect di Kayak: “Dropbox Business è come una sovrastruttura gigante condivisa. Devi semplicemente dire agli utenti dove cercare e possono prendere quello di cui hanno bisogno dalle cartelle condivise. Dropbox Business ci fornisce uno strumento unico e sicuro per archiviare tutto il nostro lavoro e ci aiuta a risolvere i conflitti che si verificano tra le centinaia di computer della nostra azienda”.
Anche Asana, azienda che progetta applicazioni web usa Drobox per facilitare le relazioni tra le aziende. In questo modo l’impresa ha ridotto il numero di email giornaliere, riunioni e la distribuzione dei file è molto più ordinata. In merito al case study, dice il responsabile delle operazioni aziendali Kenny Van Zant: “I file erano ovunque. Era un incubo. Finalmente, il passaggio a Dropbox Business ha offerto ad Asana un punto centralizzato dove archiviare i file, agevolando l’accesso e la collaborazione sui di essi”.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Google Drive e Drobox a confronto: chi vince la sfida[/x_custom_headline]
Fare un paragone tra i due servizi di colud computing è quasi impossibile. La risposta è di facile intuizione: devi essere tu a scegliere quello che più si adatta ai tuoi bisogni. Tuttavia, un confronto su diversi “campi da gioco” ti aiuterà a scegliere meglio.
Drobox è compatibile con diversi sistemi operativi: Linux e app per Windows Phone e BlackBerry.
Google Drive funziona perfettamente ma solo su Android e IOS Ti dico di più: la app mobile di Big G consente di modificare i file Office.
Inoltre, Google Drive supporta meglio i flussi di lavoro grazie all’integrazione con Docs
La scatola azzurra, però, si affianca a molte app di terze parti che sfruttano Dropbox per conservare, condividere informazioni e configurazioni.
Sull’interfaccia di utilizzo la vittoria è di Google Drive: le operazioni dell’applicazione sono molto simili a quelle che fai abitualmente dal desktop. Qualche esempio? Selezione, trascinamento, doppio click. Le conosci bene, vero? Anche Drobox ha una buona usabilità ma non dà la quantità di funzioni che offre il suo avversario.
Senza dubbio Drobox è un sistema di backup sicuro e stabile. Ma in base alla mia esperienza continuo a preferire Google Drive -un vero e proprio ufficio online- integrato a Gmail, Calendar e Docs.
[x_custom_headline type=”left” level=”h2″ looks_like=”h4″]Usare Drobox in azienda: la tua esperienza[/x_custom_headline]
Questa è una guida per usare Drobox in azienda. Un modo per far circolare i tuoi documenti con facilità, sicurezza e velocità. Tu cosa ne pensi? Hai mai usato questo sistema in cloud oppure per il tuo ufficio utilizzi Google Drive? Aspetto la tua opinione nei commenti.
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