Come gestire il cambiamento organizzativo in azienda

La conoscenza e la capacità di gestire con efficienza il cambiamento organizzativo oggi è sempre più importante soprattutto in ambito aziendale dove la competizione è sempre più forte.

Il mondo va sempre più veloce! Se pensiamo che fino a pochi decenni fa il telefono era solo quello a cornetta, mentre oggi è diventato un potente processore capace di fare quasi qualsiasi cosa, riusciamo a renderci conto della velocità a cui si sta evolvendo il mercato.

Innovazione costante, ritmi vertiginosi, conoscenza disponibile a tutti grazie all’accessibilità di internet e mercato globale, non permettono alle aziende di adagiarsi sugli allori. Il rischio è quello di essere scavalcati e tagliati fuori.

Ecco perché è sempre più importante essere in grado di cambiare, di adeguarsi a ciò che il mercato richiede, di aumentare la propria efficienza e produttività. Ecco perché è importante saper gestire il cambiamento organizzativo.

“Il cambiamento organizzativo o change management è un processo che consente ad un’organizzazione o azienda di attuare delle modifiche tecnologiche, funzionali e organizzative al fine di accrescere la propria efficienza.”

Le fasi del cambiamento organizzativo

Dal punto di vista di un’organizzazione è possibile riassumere il processo di cambiamento in tre fasi utili a realizzare e governare la trasformazione:

  • 1° fase di Incubazione/preparazione. Questa fase comprende la vision, un punto di arrivo espresso in termini chiari e coerenti a beneficio di tutti gli attori che saranno coinvolti nel processo stesso. Dovranno inoltre essere definiti chiaramente i tempi di realizzazione degli interventi, i soggetti da coinvolgere, i costi ed i benefici.
  • 2° fase di Progettazione. Questa fase prevede il coinvolgimento del personale per andare ad individuare le azioni che formeranno il piano operativo.
  • 3° fase di Esecuzione. Comprende il lancio del progetto, il suo controllo attraverso la misurazione dei risultati e l’attuazione delle attività correttive necessarie a raggiungere gli obiettivi prefissati.

 

Fasi change management

 

Sebbene tutte queste fasi ricoprano un ruolo fondamentale, una particolare importanza dovrebbe essere riposta nella fase di esecuzione, perché è facile, per non dire inevitabile, che le cose non vadano esattamente come si era immaginato durante le fasi di preparazione e progettazione.

Ecco che risulta molto importante essere flessibili, pronti a svoltare nel caso la situazione lo richiedesse. In questo un ruolo fondamentale è ricoperto dal management del progetto.

Ora però ci soffermiamo su uno degli argomenti più delicati del change management e cioè la resistenza al cambiamento, nello specifico, nell’introduzione di nuove tecnologie.

La resistenza al cambiamento nell’introduzione di nuove tecnologie

Abbiamo visto che gestire il cambiamento organizzativo in azienda è una necessità, ma sopratutto può fare la differenza tra un grande successo e una grave perdita.

Sicuramente uno dei principali problemi da affrontare quando si introducono nuove tecnologie e procedure è il rischio di rigetto da parte dei dipendenti.

I motivi della resistenza al cambiamento sono vari, dalla normale difficoltà che ogni persona ha ad uscire dalle proprie zona di confort all’incapacità di valutare i benefici che porterebbe un cambiamento organizzativo rispetto allo stato attuale delle cose.

Inoltre è bene aggiungere che dal punto di vista di un dipendente che svolge con abitudine il proprio lavoro, magari da diversi anni, la prima domanda che sorge spontanea è: ma perché devo fare fatica a formarmi per lavorare diversamente da come faccio ora?”

Questi dubbi e resistenze, se non affrontate con la strategia giusta, possono essere causa sia di difficoltà enormi di introduzione di nuovi metodi e sistemi sia, nella peggiore delle ipotesi, di completo rigetto con conseguente doppia perdita dell’investimento (doppia perché si è investito in tecnologie che non si sfrutteranno e anche perché si è speso del tempo per testarle, sceglierle e provare a metterle in produzione senza successo).

Potrebbe sembrare una visione eccessivamente catastrofica e potresti pensare che questo accade solo agli sprovveduti che non sono capaci di gestire il cambiamento organizzativo in azienda, ma ti posso assicurare che questi errori sono più comuni di quanto credi e capitano anche in aziende affermate.

Personalmente mi capita ogni anno di vedere clienti che dopo aver acquistato il nostro software di gestione documentale non riescono a metterlo in produzione e si trovano a doverlo dismettere. I motivi?

  • “Gli utenti continuano ad utilizzare i vecchi sistemi…”
  • “Abbiamo valutato che poteva esserci utile ma non siamo riusciti ad introdurlo correttamente…”
  • “Forse abbiamo valutato male i tempi, magari lo riprendiamo tra qualche anno…”

Per non parlare delle PA dove i dipendenti spesso hanno un grado di resistenza al cambiamento ancora superiore rispetto alle aziende e imprese private (e questo non lo dico io ma mi è stato ribadito a più riprese da clienti che lavorano per PA).

Ma allora esistono delle linee guida che permettano di evitare queste perdite?

La risposta è sì, e spesso si tratta di semplice buon senso unito ad una buona capacità organizzativa.

È necessario mettere in preventivo la resistenza al cambiamento da parte dei dipendenti e dei collaboratori. Questo non vuol dire abbandonare un progetto perché troppo difficile da fare accettare, comprendere e assimilare, ma stabilire un piano accurato per ottenere il risultato che si desidera.

Come dicevo prima, mi è capitato spesso di vedere aziende che commettono tutti gli errori possibili perdendo l’investimento, ma mi capita (fortunatamente) più spesso di assistere ad operati eccellenti di aziende che continuano negli anni ad ampliare i loro sistemi di gestione documentale, rendendola disponibile a nuovi utenti e reparti, forti di un consolidata capacità di gestione del cambiamento organizzativo.

Ho quindi voluto ricavare dall’esperienza di queste aziende virtuose alcune tra le più importanti indicazioni da seguire per gestire con efficienza il cambiamento organizzativo nell’introduzione di nuove tecnologie.

Eccole…

5 consigli per gestire il cambiamento organizzativo in azienda

1 – Assicurati che la tecnologia che stai introducendo sia utilizzabile da tutti coloro che dovranno averci a che fare senza eccessivi sforzi 

A volte si dimentica che le tecnologie hanno lo scopo di semplificare e ottimizzare la vita dei lavoratori, se invece il risultato è che si è sempre fermi perché il sistema è macchinoso e complesso allora è meglio passare oltre…

“Se per l’utilizzo di un nuovo sistema / software i tuoi dipendenti devono prendere una laurea in ingegneria informatica la cosa non è sostenibile
 

2 – Forma un piccolo gruppo di amministratori perché diventino esperti nel nuovo sistema. 

Formare prima di tutto gli amministratori del sistema perché possano supervisionare, guidare e consigliare gli altri utenti è indispensabile per la corretta riuscita del piano. Inoltre saranno i tuoi principali alleati e ti permetteranno di far fronte a qualsiasi obiezione da parte dei resistenti. Esegui con loro le impostazioni generali e prepara il sistema alla messa in opera.

“Avere l’appoggio di un team competente è fondamentale!

3 – Stabilisci le tappe che porteranno all’abbandono progressivo del vecchio.

Confrontandoti con il tuo team di amministratori cerca di prevedere con precisione le tappe che porteranno all’abbandono progressivo dei vecchi sistemi a vantaggio dei nuovi. Una volta stabilito il percorso informa e istruisci tutti gli operatori perché rispettino le scadenze fissate.

“Introdurre con gradualità un nuovo sistema può favorire la produttività ma il processo deve essere ben chiaro, soprattutto per i dipendenti.”

4 – Organizza qualche sessione di formazione per tutti i dipendenti che utilizzeranno il sistema (valuta il numero in base alla complessità del sistema).

Fai capire quanto questo semplificherà il loro lavoro e li libererà dalle enormi fatiche di tutti i giorni. Mostra come utilizzarlo con esempi pratici poi aiutali (assieme al tuo team di amministratori) a prendere confidenza con il nuovo sistema eseguendo delle simulazioni. Indica chiaramente le tappe che porteranno all’abbandono del vecchio sistema.

VENDI il nuovo sistema agli utenti che dovranno utilizzarlo!”
 

5 – Organizza qualche riunione di controllo a distanza crescente (ad esempio dopo 2 settimane, 2 mesi, 6 mesi, in base alla complessità del sistema)

Le riunioni serviranno per aggiornare il tuo team sull’operato e apportare le correzioni necessarie. Questo è fondamentale per mantenere alto l’interesse e il focus sul nuovo sistema introdotto.

“Quando il tutto si sarà consolidato e gli utenti saranno entrati in questa nuova zona di confort potrai concentrarti sulla prossima tecnologia.”

Conclusioni

Ovviamente ci sarebbero tante altre cose di cui parlare. Si potrebbe approfondire l’argomento, valutare il cambiamento in base a specifiche tipologie di tecnologie e aziende, ma queste linee guida generali e di buon senso rappresentano comunque un punto di partenza adatto alla maggior parte dei contesti.

Se sei interessato all’introduzione di un sistema di gestione documentale ti invito a leggere questo articolo => http://blog.logicaldoc.it/7-passi-per-introdurre-un-dms-azienda/

Per concludere, ti lascio con quest’ultima considerazione:

“Il risultato di un rigetto da parte dei dipendenti è dovuto ad una cattiva informazione da parte dei dirigenti.”

La tua opinione

Ora passo la parola a te. Hai qualche consiglio per completare o approfondire questa breve lista su come gestire il cambiamento organizzativo in azienda? Lascia il tuo commento!

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Francesco Gasparini

Amministratore e autore del blog di LogicalDOC per cui ricopre il ruolo di Country Manager per l'Italia gestendo i rapporti con clienti e partner.

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